Организация подготовки к выставке

Подготовка к выставке включает следующие этапы:

¾ определение целей участия к выставке;

¾ выбор региона и выставки;

¾ закупку выставочной площади;

¾ разработку стенда;

¾ изготовление печатной и электронной информационной продукции (каталогов, буклетов, прайс- листов, визиток и пр.);

¾ разработку рекламных мероприятий на выставке;

¾ организацию потока клиентов на стенд;

¾ подготовку и организацию работы персонала на стенде;

¾ работу рекламной службы;

¾ составление бюджета участия.

Этот процесс занимает примерно год.

Остановимся подробнее на отдельных организационных этапах подготовки.

В целом все цели работы на выставке можно свести к двум формулировкам:

¾ расширение круга клиентов и наработка максимума контактов;

¾ укрепление имиджа компании.

При реализации поставленных целей следует учитывать специфику посетителей выставки. Так, к особенностям аудитории В2В принадлежат:

¾ рациональное, а не эмоциональное восприятие стендов;

¾ потребность в конкретной информации;

¾ повышенный интерес к новинкам и техническим характеристикам;

¾ профессионализм.

Условно все выставочные контакты можно разбить на 2 группы – активные, зависящие от подготовки, и пассивные, которые не зависят от степени их подготовки.

Примерная схема подготовки активных контактов рассчитана на 3 месяца и выглядит следующим образом:

¾ 90-80 дней – создание базы полезных предприятий и организаций в выставочном регионе;

¾ 80-70 дней – уточнение взаимных интересов;

¾ 70-50 дней – персональная рассылка с информацией о компании и коммерческом предложении;

¾ 50-40 дней – выяснение дальнейших возможностей сотрудничества, удаление «лишних» предприятий из базы;

¾ 40-30 дней – рассылка по обновленной базе дополнительной информации, новостей компании и др.;

¾ 30-20 дней – рассылка персональных приглашений на выставку;

¾ 20-10 дней – дублирование электронных приглашений посетить стенд;

¾ последние 10 дней – личные звонки с приглашением специалистов и с назначением встречи на стенде.

Для привлечения посетителей на стенд проводится комплекс рекламных мероприятий, включающий звуковую и наружную рекламу, а также различные конкурсы, раздачу листовок, сувениров и др.

Часть рекламной работы следует сделать заранее. Так, за 3-4 месяца до выставки, информацию о компании помещают в отраслевых СМИ. Кроме того, организуют конференции, круглые столы и постоянное присутствие на электронных площадках.

Далее особое внимание необходимо уделить подготовке стендистов, которые должны уметь быстро отсеивать «зевак», выявлять круг интересов собеседника, предоставлять необходимую информацию о деятельности фирмы, правильно закончить встречу и занести данные о посетителе стенда в соответствующую базу.

Задачами рекламного отдела на этом этапе являются:

- обеспечение работы стендистов необходимой информацией, листовками, сувенирами и документацией;

- проведение рекламных мероприятий;

- контроль за сохранностью и эстетическим видом стендов и экспонатов;

- сбор информации и исследование целевой аудитории.

Дата добавления: 2015-07-16