Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации (образец ниже). При этом в акте на утилизацию документов необязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение, которую заполняют, передавая бумаги в архив. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Камин» УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор ООО «Камин» Комиссаров Р.А. Комиссаров 20 сентября 2013 г. АКТ № 1-У об уничтожении документов ООО «Камин», срок хранения по которым истек В ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов ООО «Камин», состоявшейся 20 сентября 2013 года, экспертная комиссия в составе: председателя комиссии, заместителя генерального директора Федичкина П.Г., и членов комиссии – главного бухгалтера Зосимовой В. К., секретаря Малышевой С.Л. выявила ряд документов, обязательный срок хранения которых истек 31 декабря 2013 года. Согласно нормам пункта 2.3.2 основных правил работы архивов организаций, выделены следующие документы для уничтожения: 1. Книга покупок и книга продаж, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (п. 15, п. 27 постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость») – 2 папки; 2. Путевые листы, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (ст. 18 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов») – 1 папка; 3. Копии выданных бланков строгой отчетности, 2007 год, срок хранения до 31 декабря 2012 г. (п. 19 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359) – 3 папки. Всего документов к уничтожению: за 2012 год – 6 папок. Метод уничтожения: измельчить с помощью шредера. Ответственный работник: секретарь С.Л. Малышева Председатель экспертной комиссии: Заместитель генерального директора ООО «Камин» Федичкин П.Г.Федичкин Члены экспертной комиссии: Главный бухгалтер ООО «Камин» Зосимова В.К. Зосимова Секретарь ООО «Камин» Малышева С.Л. Малышева

Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, что уничтожаются, скажем, счета-фактуры. И затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов, например: «С 1 января по 31 декабря 20___ года».

По закону папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых документов и их вес. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Но на практике организация может подойти к уничтожению документов проще. Скажем, использовать уничтожитель бумаг, сжечь их или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Дата добавления: 2015-07-16