Визначення етапів здійснення процесу закупівлі

Весь процес закупівель можна розділити на кілька етапів.

1. Фаза Визначення.

Основна суть етапу визначення поля­гає в ідентифікації цілей і завдань реалізуємої закупівлі. До нього відносяться:

- Визначення потреби організації, яка проводить закупівлі в товарах.

- Визначення терміну реалізації закупівельного процесу.

- Визначення структури предмета закупівель.

- Визначення методів проведення закупівлі та розробляється стратегія реалізації закупівель.

Всі зазначені тут характеристики надалі є основою для розробки плану реалізації закупівельного процесу. Так, наприклад, при виборі стратегії враховуються наступні питання:

a) визначення річної потреби в товарах, роботах та послугах;

b) формування бюджету по товарах, роботах та послугах, які треба закуповувати;

c) вибір процедур закупівель, побудова структури таких взаємопов'язаних процедур;

d) визначення лотів — окремі контракти по кожному лоту або єдина
відповідальність по групі контрактів;

e) визначення комплексних контрактів "під ключ".

Процес закупівлі — це тривалий процес від визначення потреби до постачання товарів, виконання робіт і надання послуг. Цей процес також потребує витрат часу і коштів. Тому важливо, щоб особи, які мають справу з закупівлями, а також Замовники товарів або послуг мали уявлення про строки закупівлі, тобто час, який минає, починаючи з оцінки потреби до фактичної доставки товару до користувачу.

Схематично послідовність етапів закупівлі представлена на рис. 3.1

Рис. 3.1. Етапи закупівлі

2. Фаза Підготовки.

Підготовка пов'язана з аналізом технічної взаємо­дії організації, яка проводить закупівлі, і безліччю потенційних учасників закупівельного процесу. Фаза підготовкі включає наступні складові:

- Маркетингові дослідження на предмет визначення джерела постачань, їхньої потужності і можливостей. Це робиться для правильної побудови лотів на торги, поділу робіт, товарів і послуг на окремі комплекси з їх координацією в межах проекту.

- Складається і планується графік реалізації кожного кроку відповідно до обраної процедури закупівель. Безумовно, що ці плани суттєво впливають на вибір та строки проведення процедур закупівель. Отже, при плануванні постачань у графіках реалізації проектів слід спільно планувати графіки реалізації закупівельних проце­дур з метою найкращого задоволення потреб організації. Такий графік визначає послі­довність, уточнює часові інтервали й дозволяє розглянути процес закупі­вель у цілому. Надалі такий графік є основою для управління закупівлями, розподілу відповідальності, відпрацьовування прогнозних ситуацій. При реалізації даного етапу можуть використовуватися аналогічні проекти, проводяться розрахунки транспортування сировини і готових товарів, робиться остаточний розподіл закупівель по товарах, роботах і послугах. Під час планування закупівель насамперед розраховується тривалість окремих етапів тендерної процедури, а потім — загальний термін прове­дення конкурсу.

- Третім визначним кроком цієї фази є формування тендерного комітету.

- Розробка компонентів тендерної документації. Тут прописуються окремі положення щодо умов проведення кожної конкретної закупівлі відповідно до обраної процедури закупівлі. При складанні тендерної документації (ТД) замовник повинен дослідити ринок продукції, яка закуповується, визначитися з рівнем цін і насамперед визначити перелік майбутніх потенційних вітчизняних постачаль­ників. Це варто зробити, незважаючи на обрану процедуру закупівель. У будь-якому разі замовник буде мати певні гарантії щодо участі у конкурсі. Роботи на цій фазі завершуються із завершенням процесу підготовки ТД та підготовки і публікації оголошення про проведення тендеру.

3. Фаза Реалізації.

Фаза реалізації найбільш складна та вирішальна, оскільки потребує чіткої реалізації запланованих процедур. Здесь проводиться наступне:

- Публікація оголошень про проведення тендеру або запро­шення до участі в конкурсі.

- Поширення тендерної документації.

- Проведення самого конкурсу, де розкриваються подані пропозиції та визначається переможець конкурсного відбору. Цей висновок робиться після оцінки пропозицій Замовником за методикою, яка має бути представлена у тендерній документації. Якщо результати конкурсу прийнятні для Замовника, він акцептує найкращу пропозицію та укладає договір про закупівлю. Відразу починається моні­торинг цих контрактів, керування ними. Починаються процедури постачань.

Етап реалізації досить відповідальний, оскільки йдеться про ділове партнерство двох сторін: Замовника та Виконавця (постачальника, кон­сультанта). Цей етап має бути досить безпечним, оскільки мова йде про рух коштів, передання матеріальних цінностей і т. ін. На цьому етапі задіяні більшість або всі служби та відділи Замовника. Це забезпечує якісне виконання умов договору та своєчасне оформлення супровідної документації. До цього також залучаються члени тендерного комітету, які проводили конкурсний відбір, отже, відповідають за виконання контракту з боку Замовника.

Таблиця 3.1

Етапи процесу закупівлі

Етапи	Дата початку/ Дата завершення	Основні результати
Етап 1 Етап визначення	01.10.12 - 25.10.12 тривалість цього етапу приблизно 20-40 календарних днів.	1. Визначені потреби 2. Визначен термін реалізіції закупівлі 3. Визначена структура предмета закупівлі 4. Визначен метод реалізації закупівлі
Етап 2 Етап підготовки	26.10.12 - 10.11.12	1. Результати з ринкових досліджень. 2. План закупівель 3. Сформований тендерний комітет 4. Розроблена тендерна документація
Етап 3 Етап реалізації	11.11.12 - 01.12.12	1. Опубликоване оголошення про проведення тендеру. 2. Розроблений список претендентів 3. Поширена тендерна документація між претендентами 4. Проведений конкурс 5. Визначен переможець торгів 6. Заключен контракт з переможцем

Графічно етапи процесу закупівлі та їх складові представлені на рис. 3.2

Рис. 3.2. Етапи процесу закупівлі та їх складові

Дата добавления: 2015-07-19