Вимоги до офіційного листування

ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОГО ЛИСТА

Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються офіційним особам від імені інших офіційних осіб. Є два основні види офіційної кореспонденції: а) офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записки). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці; б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються для організації контактів між фірмами, організаціями тощо. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів, ґрунтуються на принципах рівності, коректності, взаємоповаги. Обов'язкові реквізити листів: Звертання — вказує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад: Сер, Шановний пане Посол, Баша Ясновельможносте тощо. Комплімент — це засвідчення ввічливості, яким обов'язково починається або закінчується лист, напр.: Прийміть, пане Посол, запевнення у моїй високій повазі.., З глибокою повагою, Цілком щиро ваш або просто Щиро Ваш тощо. Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно зазначене у кінці документа. Дата має вказувати день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані не пишуть у скороченому вигляді. Адреса — повністю прізвище, титул та адреса. Розміщують угорі або внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті. У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил: 1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з лицьової сторони. 2. У міжнародній практиці писати великі за обсягом листи не прийнято, але якщо лист займає більше ніж одну сторінку, то в кінці аркуша вказують «далі буде» («continued over»). З Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами. 4. Службові листи друкуються на комп'ютері, передаються факсом Ширина поля з лівого боку — не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац із крайнього рядка — 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу 5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, телефонних номерів тощо. Позначки можна робити тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається. 6. У тексті не допускають виправлень, підчищень. 7. Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (із чорною прокладкою всередині) слід використовувати за призначенням. 8. Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції роблять олівцем або на окремих аркушах паперу, які прикріплюють. 9. Лист складають текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати. 10. Надсилаючи вітальні листівки, слід пам'ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка має містити хоча б кілька рядків, написаних відправником власноруч. 11. На телеграфний запит слід дати відповідь протягом З днів. На лист — до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3 днів повідомляють, що лист прийнято до відома, і дають остаточну відповідь протягом 30 днів. Етикет листування вимагає: Діловий лист слід писати на бланках фірми (організації), із вказаними реквізитами фірми-відправника (закладу). Напис на конверті починають із «КОМУ», а далі «КУДИ». Адреса отримувача пишеться двічі: на конверті справа внизу і зліва вгорі — в листі. Ваша адреса є на конверті з лицьового боку чи на звороті вгорі. Прізвище адресата пишуть з ініціалами: спочатку ініціали, а далі — прізвище. За правилами ввічливості перед ініціалами ставимо скорочення на зразок «П» («Панові», «Пані») або «Панам». У країнах арабського Сходу перераховують ряд імен пращурів — Ахмед ібн (син) Мухаммед ібн Хасан ібн Хуссейн або Фатіма бінт (дочка) Хасан тощо. У більшості країн світу прийнято писати спочатку ім'я, а потім прізвище. Однак є винятки. У Китаї, наприклад, спершу вказують прізвище, а тоді ім'я. У Японії навпаки. В Угорщині ім'я пишуть після прізвища. Якщо до прізвища жінки додане закінчення «не», це означає, що вона заміжня: Іштване (чоловік — Іштван). Адресат може мати титул або звання: граф, доктор, магістр тощо. У такому випадку замість «Панові» можна зазначити титул (звання), зокрема: Докторові Д. Сміту, Професору А. Шульцу і т. ін. У всіх західноєвропейських країнах і в США в усному й письмовому звертанні опускати титули і звання вважається неввічливим. Однак конструкції «Пан + титул (звання) + прізвище» — вживають лише в Німеччині. Слова «Пан» і «Пані» завжди скорочуються і ніколи не вживаються самостійно, без прізвища. А звання й титули (типу генерал, полковник, професор, президент) бажано писати повністю, особливо на конверті листа. В Англії послуговуються ввічливим звертанням «Есквайр» (скорочено «Еск.» — «Esquire Esq»), яке ніколи не поєднуються із словом «Пан»: Джону Сміту, Еск. У Франції, як і в Англії, дворянський титул адресата завжди зазначається в адресі, однак його не прийнято згадувати в тексті листа. У США та Англії заміжні дами пишуть ім'я і прізвище свого чоловіка. А в адресі листів незаміжнім дамам завжди треба зазначати її ім'я. При написанні адреси часто використовують скорочення, що позначають посаду чи звання адресата: Рh. В. - бакалавр філософії Рh. М. - магістр філософії Рh. D. - доктор філософії В. L. - бакалавр права LL. М. - магістр права LL. D. - доктор права В. S. - бакалавр природничих наук М. S. - магістр природничих наук Sc. D. - доктор природничих наук А. В. - бакалавр гуманітарних наук L. Н. D. - доктор гуманітарних наук М. В. А. - магістр економіки управління Мgr. - менеджер аsst. - асистент atly - адвокат, повірений у справах Eng. - інжененр C E - інженер-будівельник E M - гірничий інженер G M - генеральний директор Dir - директор Pres. - президент Dr. - доктор Prof - професор V P віце-президент V C - заступник голови Esq. - есквайр Якщо посада вашого кореспондента не очевидна із скорочення, поставленого перед прізвищем, то її треба вказати. Це роблять для того, щоб лист не був сприйнятий, як особистий, і в разі відсутності адресата його міг відкрити заступник. Якщо ви хочете надіслати лист особисто кореспонденту, то після прізвища слід зазначити «особисто» («Private» — Англія, «Personal» — США, «Confidential» — Англія, США). Після цього треба написати назву фірми, де працює адресат, потім зазначити її поштову адресу: номер будинку, назву вулиці (саме у такому порядку!). Завершують адресу назва міста, штату (фафства, кантона і т. ін.), поштовий індекс і країна: ЗРАЗОК П. К. Лапмігікоскі, Генеральному директорові «ТАМПЕЛЛА ПАУЕР ІНК». 109, Лапінті ТАМПЕРЕ, 33101, ФІНЛЯНДІЯ У разі пересилання у конверті невеликих брошур, буклетів пишуть «Друкована продукція» («Ву book Рost») або «Printed Matter». Структура листа має бути такою. 1. Дату відправлення із зазначенням місяця буквами вказують справа нижче реквізитів фірми-відправника (установи): 11 квітня 2004р. (скорочення 11.04.04у міжнародній практиці не вживається!). У США спочатку зазначають місяць, а далі число — Квітень, 11, 2004. 2. Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті. 3. Ввічливе звертання пишуть нижче, без абзацу, зліва: «Дорогий п. + прізвище», або «Дорогий докторе + прізвище», або «Панове», «Шановні панове», «Шановний п. + прізвище». В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні. Залежно від ступеня близькості до ділового кореспондента можна звернутися: «Шановний Джоне» (ім'я). Якщо в листі до німецького адресата треба звернутися «Дорогий п. докторе + прізвище», то до австрійського і швейцарського досить написати «Дорогий п. докторе». Після вступного звертання ставлять кому, а не знак оклику. 4. Тему листа позначають із наступного рядка знаком Rе:. («Reference», тобто «Стосовно» чи «Стос.»). Наприклад, Rе: «У відповідь на ваш факс від 18 червня 2004р.». Якщо ваш лист стосується однієї проблеми, то тему можна позначити і до звертання (після адреси). Якщо листування стосується кількох контрактів, то зручно відразу після звертання позначити теми листа. Наприклад: Дорогий п. Уайт, Rе: Про Ваші пропозиції щодо проекту «Сигма», Несплачені рахунки № 217354, 518271, Про постачання бананів у вересні 2004 р.

13. – 23. І. Прийменники, що передають відношення мети

Відношення мети виражають прийменники для, з метою, на предмет, задля, заради, ради, в ім'я. Нейтральний прийменник для є домінантою цього синонімічного ряду, він уживається в усіх стилях мовлення. Прийменник з метою має відтінок книжності і використо­вується в офіційно-діловому та науковому стилях. Для офіційно-ділового мовлення характерний прийменник на предмет. Приймен­ники задля, ради, заради, в ім'я, в інтересах реалізують відтінок при­святи, що обов'язково має враховуватися при їх використанні.

Із словом заходи на позначення мети вживаються прийменники щодо, до, для. Найширше використовуються конструкції з приймен­никами щодо, до: заходи щодо зміцнення дисципліни, заходи до по­ліпшення умов праці. Сполучення іменника заходи з прийменником по (заходи по вихованню, заходи по охороні) не відповідає літературній нормі.

До взаємозамінних належать такі конструкції: берегти на всякий випадок — берегти про всякий випадок, йти по гриби — йти за гриба­ми, склянка для сметани — склянка на сметану.

ІІ. Прийменники, що виражають причинові відношення

Прийменник завдяки містить вказівку на причину, яка сприяє здійсненню чогось, прийменник через (і його досить часто вживаний ненормативний російський мовний із-за) вказує на причину, що за­важає здійсненню чогось. Отже, слід говорити: виконав завдання зав­дяки твоїй допомозі, зробив помилку через неуважність.

Для позначення причинових відношень з обмеженим колом імен­ників уживаються прийменники від, з: кричати від (з) болю, плакати з (від) радості, підскочити від (з) несподіванки тощо.

III. Прийменники, що виражають часові відношення

Паралельно вживаються конструкції: на ту пору — в ту пору, за всіх часів — в усі часи, за давніх часів — у давні часи, під час війни — за часів війни, через два дні — за два дні.

Стилістично розрізняються конструкції: з дня народження — від дня народження, з дня заснування — від дня заснування. Перші з наве­дених конструкцій породжені впливом (інтерференцією) російської мови, а тому їх вживання в науковому та офіційно-діловому стилях не допускається. Як нейтральна і розмовна розрізняються конст­рукції: після вечері — по вечері.

IV. Прийменники, що виражають просторові відношення

Синонімічними зв'язками об'єднуються такі прийменники цієї групи: біля — близько — коло — поряд (з) — поруч (з), край — кінець, обіч — обабіч — збоку — побіч (розм.) — обік (розм.), напроти — на­впроти — проти — супроти — насупроти (розм.), серед — посеред.

Нормативними є конструкції: їхати до міста, йти до школи, заві­тати до музею, мешкати на вулиці Франка, будинок по вулиці Васи-ленка, надсилати на адресу, мешкати за адресою, серед яких, серед села, навпроти будинку.

V. Прийменники, що передають відношення відповідності

Синонімічний ряд утворюють прийменники: відповідно до, згідно з, залежно від, виходячи з, у світлі, у дусі, у розрізі. Всі наведені прий­менники характерні для офіційно-ділового мовлення. Прийменнико­вої сполуки у відповідності до в українській мові немає, вона є каль­кою російського прийменника в соответствии с.

VI. Прийменники, що передають допустові відношення

Розрізняються сферою вживання синоніми незважаючи на і попри. Прийменник попри використовується тільки у розмовному і худож­ньому стилях. Його стилістично нейтральний синонім не має функ­ціональних обмежень. Не відповідає сучасним нормам української мови вживання у ролі прийменника словосполучення не дивлячись на (результат калькування російського прийменника несмотря на). Слово (не) дивлячись (на) функціонує в сучасній українській мові лише як дієприслівник: Учень відповідав, не дивлячись на дошку.

VII. Прийменники, що передають об'єктні відношення

Синоніми стосовно, стосовно до, щодо мають тотожні значення. В усному мовленні, публіцистиці, художніх творах переважно вжи­вається прийменник щодо. Прийменникам стосовно, стосовно до, що вирізняються відтінком книжності, надається перевага у науко­вому й офіційно-діловому мовленні.

Прийменник по в діловому мовленні

Дата добавления: 2015-11-14