Технология создания связанных таблиц в Excel.

Технология создания связанных таблиц [1, с.47–48]:

• « связывание таблиц командой Правка/Специальная вставка;

· прямое связывания.

Связь между таблицами организуют в том случае, если:

· данные одной таблицы используются или участвуют в вычислениях, производимых в другой таблице;

· изменение данных в одной таблице должно приводить к изменению данных другой таблицы, т.е. между таблицами необходима организация динамической связи.

Связь позволяет избежать ошибок и сэкономить время при повторном вводе данных.

Связь можно установить между таблицами, находящимися на разных листах одной книги, в разных книгах.

Связанные таблицы – таблицы, содержащие формулы, в которых присутствуют ссылки на ячейки других таблиц (внешние ссылки).

Виды внешних ссылок:

· ссылка на ячейку на другом листе (Например,=Лист2!D7);

· ссылка на ячейку в другой рабочей книге (Например, [Книга2.xls]Лист2! D7).

Для указания ссылки на ячейки, находящиеся в неоткрытых рабочих книгах, в формуле нужно в одинарных кавычках без пробелов задать полный путь местонахождения файла.

Например, ='D:\Мои документы[Книга2.xls] Лист2'!D7

Внешние ссылки задают следующими способами:

· набором их с клавиатуры или с использованием Мастера функций при вводе ссылки в аргумент функции (прямое связыва­ние);

· командой Правка/Специальная вставка.

При связывании удобно держать открытыми одновременно по команде Окно/Расположить/Рядом окна с исходными и связываемыми таблицами, если те находятся в разных книгах ».

7.7. Возможности Excel по работе со списком (базой данных): работа с формой, сортировка, фильтрация, подведение итогов, создание сводных таблиц.

Работа с таблицей как с базой данных [1, с.60]:

«Табличный процессор Excel позволяет работать с таблицей как с базой данных. Базы данных предназначены для хранения больших объемов структурированной информации и работы с ней:

· ввода, просмотра и редактирования данных;

· выборки, сортировки и фильтрации данных;

· подведения итогов с использованием статистических функций;

· создания сводных таблиц для анализа данных;

· использования ее для создания писем с целью их рассылки, наклеек на почтовые конверты и др.

База данных в Exсel – это специально организованная таблица. Ее строки называются записями, а столбцы полями. Притом, первая строка таблицы должна содержать имена полей.

Работу с базой данных (БД) позволяет пункт меню Данные. Для обращения к нему необходимо сделать активной одну из ячеек диапазона, занимаемого таблицей».

Сортировка данных [1, c.61]:

«Сортировка данных базы – это упорядочение записей по возрастанию или убыванию значений одного или нескольких полей. В Excel она выполняется по команде Данные/Сортировка. Имеется возможность сортировки одновременно по трем полям, а также установки параметров».

Работа с формой [1, с.62–63]:

«Форма – это шаблон на экране, позволяющий работу с БД. В форме отображаются поля текущей записи и их названия. В ней можно:

· перемещаться по полям записи и редактировать их значения;

· просматривать записи БД;

· добавлять записи в БД;

· удалять записи из БД;

выбирать записи из БД по условию. В условиях для числовых полей можно использовать знаки операций сравнения: = (равно), < (меньше), > (больше), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (неравно). В условиях для текстовых полей можно использовать шаблоны с символами * (любая последовательность символов) и? (любой один символ). Если условия задаются в нескольких полях записи, то они объединяются логическим «И»».

Работа с автофильтром [1, с.64–65]:

«Автофильтр позволяет выбрать из БД и отобразить на экране для просмотра только те записи, которые отвечают заданным критериям. Он выполняется по команде Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате к имени каждого поля добавляется кнопка раскрытия списка. Раскрыв список у поля, можно задать выбор:

· всех записей;

· первых 10-ти записей;

· по логическому условию «И», «ИЛИ»;

· по определенному значению поля.

Можно задать условия в нескольких полях, и они будут работать по принципу логического «И».

Для отмены результата фильтрации используется команда Данные/ Фильтр/Показать все, д ля выхода из автофильтра – команда Данные/ Фильтр/Автофильтр».

Работа с расширенным фильтром [1, с.66]:

«Расширенный фильтр позволяет использовать для поиска данных в БД более сложные критерии, чем в автофильтрах. Он выполняется по команде Данные/Фильтр/Расширенный фильтр.

При создании расширенного фильтра задается:

· диапазон ячеек, занимаемый БД, в которой будет осуществляться поиск;

· диапазон ячеек, занимаемый областью критериев поиска, которая должна быть сформирована пользователем;

· диапазон ячеек, в который будут помещены результаты поиска (область результатов).

Данные области могут быть расположены на одном листе книги, на разных листах книги, в разных книгах».

Подведение итогов в электронных таблицах [1, с.68]:

«Часто в таблицах требуется подводить промежуточные (частные) и общие итоги по числовым полям с помощью различных операций. Для этого используется команда Данные/Итоги.

До выполнения данной команды необходимо таблицу представить как БД и рассортировать ее по полю, при изменении значения которого надо подвести итоги. Затем следует указать:

· поле, по которому были рассортированы записи;

· операцию для подведения итогов;

· числовые поля, по которым подводятся итоги.

В результате выполнения команды в таблицу вставляются итоговые строки».

Создание сводных таблиц [1, с.69–70]:

«Сводная таблица (СТ) – это интерактивный отчет, в котором могут интегрироваться и анализироваться данные из источников:

· БД Exсel;

· внешней БД;

· нескольких диапазонов;

· другой СТ.

С помощью СТ можно анализировать данные в различных разрезах, не создавая каждый раз новый отчет. В этом и заключается достоинство СТ. В СТ можно показывать данные, скрывая детали или, наоборот, со всеми подробностями.

СТ состоит из четырех областей:

· Строка. В ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков строк СТ;

· Столбец. В ней отображаются значения поля, используемого в качестве заголовков столбцов СТ.

· Данные. В ней отображаются итоговые значения.

· Страница. Позволяет применить фильтр к данным СТ.

СТ на основе БД Exсel создается по команде Данные/Сводная таблица. В результате загружается Мастер сводных таблиц и диаграмм, который за три шага приводит к созданию СТ».

Дата добавления: 2015-10-21