Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для автоматизации ведения бухгалтерского учета

Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что до 85% процентов информационных ресурсов отдела сосредоточено именно в документах. Поэтому эффективность работы сотрудников напрямую зависит от скорости работы с информацией, содержащейся в документах, принцип хранения и доступа к которым и является предметом рассмотрения в этой работе.

До внедрения подсистемы учета основных средств, система документооборота отдела была организована по традиционным принципам делопроизводства, то есть учет и регистрация документов велся полностью в бумажном виде и частично в виде электронных документов. На основе любого документа в процессе работы создавался один или несколько внутренних, а далее исходящие документы. Внутренние и исходящие документы перед тем, как они обретут свой окончательный вид, зачастую по несколько раз выводились на печать для согласования с начальником или другими центрами, реже с той же целью происходила передача файла с документом по локальной сети. В итоге они так же вручную регистрировались в Главной книге и отправлялись уже по назначению.

Данная технология имеет следующие недостатки:

1. Низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах, как бумажных, так и электронных;

2. Большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов;

3. Непрозрачность работы сотрудников;

4. Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Автоматизация документооборота посредством создания подсистемы позволила избавиться или, по крайней мере, уменьшить значение вышеописанных факторов, негативно влияющих на систему управления отделом.

До внедрения учёт реализовался полностью ручным способом. Часть данных хранилась в файлах MS Excel. При оформлении поступления основных средств и материалов информация с сопровождающих документов (накладные на материалы и комплектующие и накладные на основные средства) заносились в таблицу Excel путем ручного заполнения ячеек таблицы. Затем в таблицу вводили дополнительные сведения (например изготовитель основных средств) и таким образом подготовленный документ выводился на печать в виде карточки учёта для проставления подписи ответственным лицом. На основании заполненного документа составлялся «Акт приемки-передачи основных средств» и также выводился на печать для проставления подписей членов комиссии. В состав комиссии входят: председатель комиссии, начальник технического отдела, бухгалтер, менеджер. Далее, документы направлялись в бухгалтерию.

АРМ учета основных средств бухгалтера автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает:

1) обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и под­разделений предприятия;

2) выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.);

3) получение выход­ной информации в виде экранных и печатных форм и печать от­четных сводок (включая и формы годового отчета);

4) расчет и пе­чать ведомостей амортизационных отчислений.

Входная информация АРМ частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Основными задачами учета основных средств являются:

1) правильное и своевременное документирование и отраже­ние операций по продвижению основных средств, переоцен­ке их стоимости;

2) контроль за сохранностью основных средств;

3) правильное и своевременное начисление амортизации (из­носа) для включения в затраты.

Дата добавления: 2015-10-21