Державною мовою в Україні є українська мова. 2 страница

- з формально-синтаксичного погляду прості речення складаються з однієї пре­
дикативної одиниці, складні — з двох і більше;

- прості речення як компоненти складного речення не мають інтонаційної за­
вершеності, яка властива складному реченню в цілому; тому простими реченнями їх
називають умовно;

- у простому реченні основним є предикативний зв’язок між підметом і при­
судком, у складному реченні — підрядний і сурядний зв’язки, наприклад: Редактор
може з ’явитись у редакції лише тоді, коли вже треба підписувати номер до друку
(О. Гончар); Незабаром подали вагони, але пасажирів ще не випускали з вокзалу
(Л Смілянський).

Прості речення відрізняються від складних не лише будовою, а й значенням.
Елементарне просте речення із семантико-синтаксичного погляду — мовним знаком
однієї ситуації, а елементарне складне — знаком двох взаємопов’язаних ситуацій,
наприклад: Всі повтікали до Європи (Петро Панч); Уже душа не знала, де цей берег
(Л. Костенко). Часто прості неускладнені з формально-синтаксичного погляду речення є се­
мантично ускладненими. Це ж стосується і складних елементарних речень. Завжди є
ускладненими з формально-синтаксичного і семантико-синтаксичного боку складні
багатокомпонентні речення, частини яких із семантичного погляду нерідко є теж
ускладненими, наприклад: На цвинтарі цвітуть старі тінясті липи (С. Василь-
ченко); Раз над Києвом стояла чудова весняна ніч, що так надихувала духом поезії
Гоголя й Пушкіна (І. Нечуй-Левицький); Тільки з переказів глухий гомін доходить, що
копали цей колодязь колись чумаки, чиї дороги пролягали в цих сивих степах
(О. Гончар). Складні речення характеризуються, складнішою семантикою, ніж прості.
Спільним для простих і складних речень є те, що до основного речення можуть
приєднуватися сполучниковим або безсполучниковим зв’язком винесені за його межі
предикативні одиниці, які дістали назву приєднувальні конструкції.Синтаксис як розділ граматики
Приєднувальні конструкції- речення, що становлять додаткові повідомлення до
опорного речення, виділяючись при цьому в окреме самостійне речення.
Дехто виділяє приєднування як різновид синтаксичного зв’язку. Приєднувальні
речення можуть бути простими і складними, наприклад: Дніпро на нас розсердився,
плаче Україна. І я плачу (Т. Шевченко); Скільки шедеврів позникало з музею під час
війни… І не лише картини (О. Гончар). Отже, прості і складні речення виділяються з урахуванням різних диференційних ознак. У формально-синтаксичному і семантико-синтаксичному планах ці конструк­ ції часто не є співвідносними.

№39. Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством. Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій).Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства). Будь-який документ є складовою частиною системи документації. Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.Документація містить такі складові частини: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована нізаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності, напр., документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності. №40. Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; походженням — службові (офіційні) й особисті• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;
напрямком — вхідні й вихідні; формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;• термінові — зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки:• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; складністю — прості (односкладові) й складні;
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідаль­ність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність. Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх). Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності. РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа); - назва виду документа (СТАТУТ);- гриф затвердження; - позначка про реєстрацію; - місце складання чи видання, рік.Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу — титульній сторінці. На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:1. Загальні положення2. Цілі й предмет діяльності 3. Фонди товариства4. Зовнішньоекономічна діяльність5. Права та обов'язки засновників6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства7.Майно товариства 8.Форс-мажор 9.Зміни законодавства10. Органи управління товариства11. Реорганізація та ліквідація товариства12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.
Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяль­ність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.
Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками. Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін. Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворен­ня, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядко­ваних їм підприємств, організацій, установ, фірм. За змістом розрізняють такі положення:• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа­ції роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й проведення різних заходів — культурно - й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця. Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення). Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра­вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян. Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк­ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;• посадові.Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.
їх.СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. Є різні види службових листів: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-повідомлення; • листи-підтвердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні, • листи-відповіді; • листи-прохання та ін. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.
Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані. Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічих частин тексту може бути різним.

№41. Відповідно до змісту документа, зокрема відношен­ня інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво­ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними прин­ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си­туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питан­ня, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо­нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі­ну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користу­вання;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найме­нуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система уп­равлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських фун­кцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпоряд­ження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Спеціалізована документація

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтво­рюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юри­дична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи доку­ментів:

1.Документи з господарсько-договірної діяльності (до­говір на постачання, договір підряду, договір на ма­теріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).

2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформа­ ційне обслуговування).

3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).

4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, до­говір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).

5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від ак­цепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття ра­хунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяль­ності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).

7. Документи в рекламній діяльності (договір, угода).

Формуляр, реквізит, бланк

Документ як засіб фіксації певним чином на спеціаль­ному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови.

Документ має бути достовірним, переконливим, на­лежним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обме­женим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання.

Кожен документ складається з окремих складових частин — реквізитів.

Сукупність розміщених у певній послідовності рекві­зитів документа називається формуляром.

Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними.

Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.

Бланк — це аркуш паперу з частково відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформа­цію.

№42. Мова — це явище стійке, стабільне, об’єктивне. Ці якості мови забезпечуються її структурністю й системністю. Ідею системності й структурності мови розвивали лінгвісти Фердинанд де Соссюр, І.О. Бодуен де Куртене. Система мови — це сукупність її однорідних елементів, що поєднує фонетичні, морфологічні, лексичні, синтаксичні системи в межах кожного ярусу мовної структури. Структура (з лат. — будова, розташування) мови — це сукуп- ність зв’язків і відношень, що об’єднують різні елементи системи мови. Приклад: сукупність фонем української мови з урахуванням їх кла- сифікаційних ознак — це система; поєднання фонем між собою для створення слова, морфеми — структура.

З поняттями “система” та “структура” пов’язані два основні типи відношень між одиницями мови: парадигматичні й синтагматичні. Парадигматичні відношення типові для системних утворень. Це ті відношення, які поєднують одиниці мови в групи, розряди, категорії. Наприклад, система голосних, система приголосних, синонімічний ряд слів, система відмінювання іменників тощо. У використанні мови парадигматичні відношення дозволяють вибрати потрібну одиницю тощо. Синтагматичні відношення характерні для мови як структури. Вони полягають в одночасному лінійному поєднанні одиниць мови з метою побудови зі звуків морфем, з морфем — слів, зі слів у відповідних формах (роду, числа, відмінка, дієвідміни тощо) — речень.

Приклад: слово дорогу. Форма слова викликає в пам’яті інші форми цього слова: дорога, дороги, дорогою, — й близькі за значенням слова: шлях, путь, стежина. Перша група слів становить парадигму відмінювання зазначеного іменника, друга — синонімічні парадигматичні відношення. Поєднання слова дорогу зі словами інших частин мови за смисловими й формальними ознаками, напр.: Я бачу довгу дорогу, — демонструє синтагматичні зв’язки. Однак системність і структурність мови ще не є запорукою успішного використання її як засобу спілкування. Приклад: у структурі Глокая куздра штеко бодланула бокра и кудрячит бокрёнка абсолютно правильно реалізована синтагматична модель мови, однак як засіб спілкування вона є неприйнятною. Виконання мовою функції засобу спілкування зумовлене її знаковою природою. Людська мова є однією з найуніверсальніших і найцікавіших природних знакових систем і об’єктом дослідження семіотики — науки про знакові системи.

№43. Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то номери сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1.2.3.4.5...

1)2)3)4)5)...

а)б)в)г)д)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

— розділи — 1.; 2.; 3.;

— номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.З.;

— номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Дата добавления: 2015-10-21