Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Регистрация и хранение документов

Читайте также:
  1. II. Прием, регистрация, исполнение обращений граждан
  2. V. Правила оформления документов к Турниру.
  3. VI. Прием документов, необходимых для поступления
  4. А вот 12.08.2011 был у меня праздник! Впервые за много лет я узнала что-то новое о моём дедушке, отце моей мамы… Причём, информация настоящая, выдержки из реальных документов.
  5. А. Наложение ареста на имущество должника, его хранение и охрана.
  6. Аэропорт Большое Савино: Слева от входа в здание аэропорта находится стойка компании «TEZ TOUR». Выдача документов на рейсы начинается за 3 часа до вылета.
  7. Базы данных. Поддержка составных документов. Внешний вид приложения и другие опции. Другие опции.

 

Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе 4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют. Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:

· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы действительно займетесь его отправкой на хранение.

· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ, постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не возникло проблем с его поиском.

· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться, куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.

· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает гораздо меньше свободного пространства.

· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа, центральный архив или справочные ресурсы Интернета.

· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.

· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.

· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата. Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и поместить его на освободившееся от папки место.

Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке, принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не в какую-то черную дыру. Данный процесс мысленного распределения документов поможет вам в случае необходимости их найти.

 

 


Дата добавления: 2015-08-21; просмотров: 90 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Десять советов лицу, приглашенному на совещание | Передача полномочий | Подготовьте почву | Десять способов сократить помехи | Неспособность запомнить, что он вас просил сделать | Агрессивный подход | ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ | Использование компьютера | Наведение порядка на рабочем столе | Как справиться с кипами документов |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ| Создание электронной картотеки бумажных документов

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.006 сек.)