Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Отправьте на хранение

Читайте также:
  1. А. Наложение ареста на имущество должника, его хранение и охрана.
  2. Благодарение и преданность Богу и заповедей Его хранение суть источники благоденствия народа
  3. Возможность передачи имущества (возложение обязанности) под охрану или на хранение должнику против его воли.
  4. Здравоохранение
  5. ЗДРАВООХРАНЕНИЕ
  6. Ные союзы ставят себе задачей не просто сохранение старых связей и

 

Отправка документов на хранение, независимо от формы или системы хранения, не должна вызываться тем, что вы просто не знаете, что с ними делать. Подходите более тщательно к тому, что вы собираетесь отправлять на хранение. Основные правила хранения данных мы рассмотрим в главе 5.

Ивонн Уилкинс является финансовым директором одной из организаций государственного сектора. Атмосфера, царящая в этой организации, характеризуется тем, что все более или менее важные документы оформляются на бумаге и, кроме того, регулярно копируются для всех тех, кого они могут хоть как-то касаться. Папка входящих документов Ивонн, кроме действительно ключевых для нее документов, содержит тревожно большое количество официальных изданий, официальных докладов, свежих политических новостей, руководящих указаний, относящихся ко всей организации в целом. Ивонн считает, что такое чтение очень важно, если она собирается держать руку на пульсе основного направления развития организации, кроме того, она копирует большую часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.

С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:

· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);

· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;

· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;

· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.

 


Дата добавления: 2015-08-21; просмотров: 74 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Практикум | Стратегия победы над отсрочкой | Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками | Управление временем и проекты | Требования, предъявляемые вам различными задачами | Мобилизуйте силу привычки | Как вырабатываются привычки | Советы по осуществлению изменений в области привычек | Систематический подход к принятию решения | Привлечение других для участия в процессе принятия решения |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Диапазон демократии в области принятия решений| Избегайте перегрузок избыточной информацией

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.007 сек.)