Адреса , адрес

Адрес – це письмове вітання особі, організації, переважно з нагоди ювілею. Адреса ж – місце проживання чи перебування особи, розташування установи; напис на конверті, бандеролі тощо. Вислови на адресу і за адресою також мають різне значення. Перший вказує на напрямок дії (“Листи надсилайте на адресу...”), другий – на те, де вона відбувається (“Консультаційний пункт міститься за адресою...”).

29.Написання адреси:

Реквізити адреси слід розташовувати в такому порядку:

• Ім'я одержувача або відправника (приватна особа чи організація)
• Назва вулиці, номер будинку, номер квартири (або номер абонементного ящика)
• Населений пункт
• Регіон
• П'ятизначний індекс
• Країна

В Україні використовуються п'ятизначні поштові індекси. Перші дві цифри індексу вказують регіон (адміністративну одиницю). Інші три цифри вказують на номер локального відділення зв'язку.

Адреса пишеться чітко і без виправлень, в ній не повинно бути знаків, що не відносяться до адреси.

Всі адресні дані пишуться розбірливо або друкуються чорнилом будь-якого кольору, за винятком червоного, жовтого і зеленого. Розмір шрифту - не менше 11 пт (4 мм), для нанесення індексу - 13-14 пт (5 мм).

У правому верхньому кутку конверта повинно залишитися досить місця для наклеювання марок.

При пересиланні поштою лист складають тестом всередину і запечатують в щільний конверт.

Якщо лист вкладається в конверт з прозорим віконцем, то адресу одержувача пишеться в куті листа, і сам лист складається таким чином, щоб адреса одержувача опинявся саме в прозорому вікні. Вкладення в конверті з прозорим вікном для адресних даних не має зміщуватися за границі вікна - це важливо для зчитування адресних даних у процесі автоматичного сортування.

30.Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми та телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назву виду документа, категорію телеграми, вид телеграми, телеграфну адресу одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму, посаду особи, яка підписала телеграму; поштову адресу та назву підприємства – відправника телеграми, підпис, дату підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

Усі телеграми поділяються залежно від шляху їх проходження на:

• вихідні - прийняті від відправників оператором або підприємством поштового зв'язку;
• транзитні - такі, що проходять через технічні засоби оператора, підприємства поштового зв'язку транзитом;
• вхідні - такі, що доставляються адресатам оператором, підприємством поштового зв'язку.

Внутрішні телеграми поділяються на:

• міжміські - такі, що приймаються оператором або підприємством поштового зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються в інший населений пункт України;
• місцеві - такі, що приймаються та доставляються оператором або підприємством поштового зв'язку в межах одного населеного пункту.

За категоріями внутрішні телеграми поділяються на телеграми "поза категорією", "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова", "звичайна".

Позначка про категорію ставиться в телеграмі перед адресою.

До телеграм "поза категорією" належать телеграми з позначкою "ефір", "мобілізаційна", "стріла", "зліт", "факел", "кордон", "туман", "каштан", "сигнал"

31.Телефонограми. Це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

32. Радіограма — це повідомлення, передане по радіо.

33.Яке повідомлення називається факсом?

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

34.Які основні реквізити факсу?

Реквізити факсу такі:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи — одержувача

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження

(СОКРІКМАТЮК КЕРОЯТ) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок (р).

5. Результат (КЕ81ШГ8) — у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

35.Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

36.Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру. Складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідки(відображають виробничу діяльність установ) також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

37. Реквізити:

1) Назва організації, що видає довідку.

2) Назва виду документа.

3) Дата і місце укладання документа.

4) Номер.

5) Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

6) Текст довідки.

7) Призначення (куди подається довідка).

8) Підписи службових осіб.

9) Печатка.

38.Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача.

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):

– адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

– назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

– дата;

– номер документа;

– місце складання;

– заголовок до тексту;

– текст;

– додаток, підстава;

– підпис.

Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Порядок оформлення тексту доповідної записки:

¨ у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

¨ друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Питання 39

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

Доповідні записки бувають також iнформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. Вкінці подаються висновки і пропозиції.

Питання 40 Що такє пояснювальна записка?

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

41.Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

42.Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

43. Хто підписує протокол загальних зборів

Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

44. Види протоколів за обсягом фіксованих у них відомостей

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

Містять назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

(дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо).

45. Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

46. Розділи тексту протоколу

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: 1. За Васшишина Ю. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документами, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджується в життя наказами керівника установи.

47. У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи клькох пунктів або з коністатуючої частини й резолюції.

48. Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, потрібне для вирішення окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити:

1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг.

2. Номер протоколу.

3. Дата засідання, наради тощо.

4. Заголовок.

5. Позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного.

6. Зазначення посади та прізвищ, ініціалів осіб, які підписали оригінал.

7. Візування документа секретарем-референтом

8. Дата складання витягу з протоколу.

Дата добавления: 2015-08-05