Використання системи управління базами даних Access для формування документів, таблиць, журналів, звітів

Access є одній з найпопулярніших настільних систем управління базами даних (СУБД), яка може працювати з текстовими файлами, з електронними таблицями і базами даних найбільш популярних форматів.
База даних зберігає сукупність даних і об'єктів, що відносяться до певного завдання. Вона допомагає нам упорядкувати інформацію по різних ознаках і дозволяє швидко робити вибірку з довільним поєднанням ознак. Як дані може використовуватися будь-яка інформація, що зберігається на диску комп'ютера: поєднання символів, слова, файли, малюнки, об'єкти і так далі Методи введення і зберігання даних визначають структуру бази даних.
Access дозволяє створювати реляційні бази даних, в яких дані зберігаються у вигляді таблиці. Його можна використовувати для аналізу даних, для створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично відображуватимуться зміни даних. З його допомогою можна створювати додатки баз даних, наприклад додатки клиент/сервер.

• Access може працювати в якості:
• автономною СУБД для настільних систем;
• СУБД для файлового сервера;
• як інтерфейсний клієнт для зв'язку з серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server.

Access є потужною платформою для створення настільних застосувань і додатків клиент/сервер рівня підрозділу або цілого підприємства.
Access дозволяє перетворювати бази даних Microsoft Access у формат Microsoft SQL Server, надає двосторонню підтримку XML. Для інтеграції інструментарію Access з базами даних MS SQL використовуються швидкодіючі засоби доступу до баз даних на основі інтерфейсу OLE-DB.

Access зберігає всі дані в одному файлі, не дивлячись на те, що вони можуть бути розподілені по різних таблицях. Таблиці з даними, їх індекси, форми, звіти зберігаються у файлах з розширенням.mdb (Microsoft Access database). Закритий формат файлів з розширенням.mde дозволяє не включати вихідний код VBA в поширювані додатки Access. Файли,adp (Microsoft Access. project) забезпечують підключення до інтегрованих сховищ даних SQL Server 2000 через з'єднання OLE DB, що дозволяє створювати повноцінні застосування, що мають архітектуру клиент/сервер.
За умовчанням в Access використовуються файли з розширенням.mdb. Цей формат дозволяє розробникам зберігати файли як *.mde або *.ade. При цьому будь-який код Visual Basic компілюється, і вихідний код виключається як з файлу бази даних Access (.MDB), так і з файлу проекту Access (.ADP), що забезпечує надійніший захист.

Інтегрована обробка інформації. Технологія "робочого столу"

Революція в бізнесі і комп'ютерна революція привели до появи і становлення технології клієнт-сервер, яка розроблена на використанні трьох фундаментальних концепцій:

• розподілу даних;

• розподілу обробки;

• графічному інтерфейсі користувача.

Документи створюються на ЕОМ з використанням різних інструмен­тальних засобів, таких як: системи обробки текстів, електронні таблиці, графічні пакети тощо. Документи з рисунками, діаграмами, картами, числами і текстом називаються складовими документами, тобто складаються з декількох частин, які поступають з декількох принципово різних джерел.

Мета створення технології "робочого столу" полягає в забезпеченні користувача такими основними функціями:

> використання загального стандартного інтерфейсу користувача; Рсумісного використання даних;

> сумісного використання ресурсів;

> використання єдиної мови автоматизації загальних завдань (у майбутньому).

Кожний об'єкт (документ), який обробляється комп'ютером у даній технології, містить, принаймі, два представлення. Перше, внутрішнє, базується на деякій визначеній моделі, яка зберігається в пам'яті комп'ютера і є активною. Таким чином, при роботі з цим "представлен­ням" користувач може вносити зміни, додавати нову інформацію тощо. Друге, зовнішнє, складається з трьох бітів і пікселів, які виведені на екран і надруковані на папері є пасивними. Уданому контексті електрон­на таблиця виступає просто як стандартна картинка. Це пасивне зовніш­нє зображення називають бітовою карткою, поскільки воно створено з окремих бітів на екрані.

Внутрішнє і зовнішнє представлення об'єктів взаємопов'язане. Коли користувач керує зовнішнім представленням за допомогою клавіатури, миші або іншого пристрою вводу, інструментальні засоби стежать за його діями і змінюють внутрішню модель, щоб відобразити і включити ці зміни.

Так, наприклад, необхідно створити текстовий документ (угоду на постачання товарів), у якому повинна міститися таблиця (текстовий документ, у якому приведений опис визначеної номенклатури імпортних товарів і електронна таблиця, у якій приведений список цін і розмірів митних податків на дані товари). Технологія у такому випадку виглядає так: електронна таблиця розміщує зовнішнє представлення у своєму вікні на екрані; біти, встановлені у вікні, що складають бітову карту, зберігаються в пам'яті комп'ютера, щоб у разі необхідності можна було вивести вікно. Бітову карту можна взяти і розмістити в документ системи обробки текстів; створений новий документ поєднує текстовий документ з електронною таблицею з числами. Цей технологічний процес носить назву копіювання. На практиці процес виглядає так: працюючи в електронній таблиці, користувач виділяє підсвіткою декілька рядків, клітинок і специфікує операцію "копіювання". Потім він переключається на документ системи обробки текстів і виконує операцію "вставки з буфера". Оскільки вставлена інформація приходить з другого типу документів, вона перетворюється у бітову карту і з'являється в доку­менті системи обробки текстів. Копіювання і вставка працюють до того часу, поки немає ніяких змін з даними.

Таким чином, побудований на принципах технології "робочого столу", інтерфейс користувача має можливість взаємодії з різними компонентами не тільки одного рівня, а й компонентами різних рівнів. На рис..1 приведена взаємодія зображена у вигляді послідовності

Рис..1. Інтерфейс користувача в технології "робочого столу".

Зображений на рис. 6.1 інфтерфейс користувача в літературі носить назву "трьохрівневої архітектури додатків". Поскільки при даному підході кожний рівень незалежний від інших, покращання якості загальної роботи системи "користувач-комп'ютер" відбувається за рахунок:

^> Використання кращих БД. Відокремлюючи функціональну предметну частину від конкретних даних, користувач зберігає БД неза­лежно від змін функціональної частини.

Qt> Здатності до взаємодії. Відокремлюючи функціональні вимоги від предметної галузі, користувач збільшує різноманітність їх використання.

^С> Розподілу зусиль. Побудова ефективних систем клієнт-сервер для великих торговельних організацій є складною й об'ємною роботою. Для цього потрібні знання і досвід проектувальника графічного інтерфейсу користувача, програмування в галузі визначеної предметної галузі, БД, роботи в мережі, проектування розподілених систем тощо. Методологія, що базується на використанні трьохрівневої архітектури і технології "робочого столу", забезпечує основу для розподілу робіт при створенні сучасних розподілених систем та їх взаємодіючих компонентів.

Дана технологія забезпечує механізм, який складається з документів, створених одним інструментальним засобом, який можна безпосередньо зберігати і впроваджувати як частину великих або інших документів, що створювались іншими інструментальними засобами. Визначаючи дану технологію як "архітектуру створення складного документа", у літературі вказується про її широкі інтеграційні можливості. Ця інтеграція включає можливості комбінування інформації як динамічно, так і статично. При цьому з'являється можливість включати в результатну інформацію набагато більше, ніж друковані дані. Динамічно отримувана інформація потребує технологічних процедур зв'язування замість вставлення. Вставлений об'єкт (фрагмент документа) - це той, який вставляється в документ і зберігається в ньому. Процедура зв'язування дозволяє розподіляти зміст документа з іншими складовими (або компо­нентами), поки здійснюється інтеграція в документі. На екрані зв'язані об'єкти виглядають аналогічно впровадженим. Коли б не був документ (файл) відкритий, у технології "робочого столу" система обробки текстів автоматично перевіряє, чи змінились які-небудь зв'язані об'єкти, що містяться в документі. Якщо так, то користувач може включити нову (змінену) версію. При цьому на інших комп'ютерах мережі виконуються свої роботи. І тільки при використанні кінцевим користувачем документів (їх фрагментів), розроблених іншими користувачами під час сумісної роботи, виробляється результуючий документ (файл).

Динамічна інтеграція за допомогою зв'язків об'єктів дозволяє створю­вати деякі типи документів автоматично. Наприклад, у квартальному звіті, який містить текстові форми і таблиці, що беруться з БД у системі бухгалтерського обліку " 1С-Бухгалтерія", зв'язування дозволяє автома­тично включати у звітний документ останню "свіжу" копію даних стосовно господарських операцій (по суті, за будь-який останній період часу), які містилися до того у своїх таблицях. Процесор запитів знаходить записи, отримує їх і, якщо вони відповідають умовам поставленого запиту, комбінує їх з іншими. При цьому виникають три нові для традиційних інформаційних технологій процедури:

* навігація;

* інтеграція;

* координація транзакцій.

Процес переходів серед множин файлів з метою пошуку інформації, яка дозволяє отримати необхідну відповідь під час проходження запиту, називається навігацією. Навігація може бути статичною і дина­мічною.

Статична навігація має місце, коли програміст приймає всі навігаційні рішення на початку розробки прикладної програми (ПП), а потім вбудовує розроблений навігаційний шлях (схему) через БД у свою ПП. У такому випадку фактично здійснюється перетворення мережі в одночасну ієрархічну структуру з метою генерації звіту

Транзакція завершується після того, як усі елементи замовлення знайдено і зарезервовано. Замовлення передається фірмі, грошові засоби зменшуються на відповідну суму, на рахунку постачальника сума збільшується, замовлення виконується (товар поступає на відповідну суму).

Для забезпечення виконання даної транзакції до її завершення чотири різних комп'ютери в трьох різних містах повинні бути скоординовані під цю транзакцію одночасно. Дана задача вирішується за допомогою координатора транзакцій. При цьому, декілька координаторів транзакцій високого рівня -Top, End, Епсіпа та інші, можуть працювати з різними БД.

У 1990 році був визначений стандарт ХА (у рамках Х/Ореп), який специфікує протокол таким чином, що виконується координатором транзакцій, який має зв'язок з будь-якою БД. Дана технологія трансфор­мує технологію "офісного робочого столу" у розподілено-розосереджену офісну технологію як наступний етап розвитку офісних технологій. По суті, це технологія сьогоднішнього дня. Але ще існують суттєві склад­ності її широкого повсякденного використання. По-перше, технологія нова, тому мало відома широкому колу організацій, фірм, структурам державного управління. При цьому не всі БД підтримують стандарт ХА. По-друге, технологія рахується складною. Навчання користувачів-менеджерів різних бізнесових структур вимагає суттєвих капіталовкла­день і розуміння конкретних переваг використання даної технології. По-третє, даний протокол вимагає, щоб кожна складова частина мережі, яка підключена до обробки транзакцій, знаходилася весь час у дії. Як тільки якась частина мережі дає відмову, все зупиняється.

Інтеграція, як процедура, спрямована на те, щоб декілька компонентів визначеної предметної області мали працювати разом як одна система. Це означає, що загальна предметна область обслуговується тими ж самими запитами, що й окрема компонента. Кожна компонента приймаєзапити, виконує роботу по запитах і повертає у визначеній формі відповідь. По суті, при розгляді цієї процедури мова йде про різницю між деякою організацією та її підрозділами. Якщо уявити взаємодію відділу замов­лень, бухгалтерії та відділу збуту, то з'ясується, що в кожного відділу є свої притаманні тільки йому ділові процедури і свій шлях вирішення завдання й отримання результатів. Задача процедури інтеграції в системі машинної обробки комерційної діяльності направлена на те, щоб запровадити такий тип організації, при якому всі підрозділи об'єднувалися б при вирішенні поставленого завдання.

Середовище підтримки компонентів включає механізми для упаку­вання наборів споріднених методів у інтерфейси, послуги, які дозволяють цим інтерфейсам бути описаними і запропонованими для керування пам'яттю тощо. Підходи, які базуються на сумісному використанні пере­рахованих процедур, приводять до створення систем автоматизованої обробки інформації на зовсім нових принципах роботи: використання програмних пакетів, працюючих разом і маючих загальний принцип використання. З найбільш розповсюджених на даний час програмних пакетів є пакети програм Microsoft Office. Структурно даний пакет у стандартному варіанті складається з трьох складових: текстового процесора MS Word for Windows 6.0, електронної таблиці MS Excel 5.0, програми підготовки презентації MS Power-Point 4.0. Мета даного пакета полягає, у першу чергу, у наданні технологічних переваг користувачу при роботі з комп'ютером за рахунок:

> загального інтерфейсу (стандартних операцій з меню, панелі інструментів, діалоговими вікнами). Дані пакети сьогодні є основою підтримки технологій "робочого столу "як індивідуальних (автономних, немережних), так і в системах розподіленої обробки даних;

> сумісного використання даних у додатках;

> сумісного використання ресурсів застосувань;

> використання єдиної мови автоматизації загальних завдань (у майбутньому).

Обмін даними між трьома додатками пакета реалізовано на тих самих процедурах, що й у всіх технологіях "робочого столу", а саме: "копі­ювання", "зв'язування" і "впровадження" (вставлення). Сумісна робота даних цими застосуваннями може бути розширена за рахунок об'єднання в мережу за допомогою MS Mail. Користувачі можуть посилати документи, таблиці, файли безпосередньо із своїх початкових додатків,а також пересилати іншим користувачам за визначеним списком або кожному окремо.

Технологія роботи даного пакета є зразком використання базових технологічних принципів і рішень загальної технології "офісного робочого столу" та дозволяє автоматизувати рішення більшості конкретних зав­дань організаційно-функціонального призначення, що потребують сьогодні розв'язання в сфері комерційної діяльності.

Шаблони ділового листування: лист-прохання, лист-відповідь, діловий лист, супроводжувальний лист, лист-запрошення, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-нагадування, гарантійний лист.

Практичне завдання Створитишаблони ділового листування: лист-прохання, лист-відповідь, діловий лист, супроводжувальний лист, лист-запрошення, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-нагадування, гарантійний лист для підприємств згідно свого варіанту

.

Дата добавления: 2015-07-11