Організація ведення та обробки даних вивчення попиту і товароруху

Дані про попит населення на товари зберігаються і накопичуються на гнучких магнітних дисках (дискетах) для використання на ПЕОМ. Виходячи з практики роботи підприємств інформаційно-обчислюваного обслуговування торгівлі, джерелами інформації є дані: статистичної і бухгалтерської звітності, вибіркового анкетного обстеження підприємств роздрібної! оптової торгівлі.

Розрізняють реалізований, незадоволений і попит, що формується.

* Реалізований попит відповідає тій частині грошових доходів населення, яка фактично задоволена в результаті купівлі товарів у роздрібній мережі торговельних підприємств всіх форм власності (державної, приватної та кооперативної торгівлі, підприємствах гро­мадського харчування і на колгоспних ринках).

* Незадоволений попит - це та частина фактично пред'явленого населенням попиту (в грошовому еквіваленті), яка в даний чи інший момент часу не була реалізована у зв'язку з причинами об'єктивного і суб'єктивного характеру.

* Попит, що формується, являє собою попит на реально існуючі товари, у тому числі й нові, який формується під впливом цілої низки чинників. Із метою його перспективного формування й прогнозування, дані про попит повинні накопичуватись у відповідних обсягах, структурі та динамічних г - тах. Розрізняються оперативні і архівні масиви даних. Сукупність оперативних, архівних і довідкових масивів даних утворюють

базу даних. Із закінченням поточного року, кварталу або сезону), оперативні дані про попит у агрегованому вигляді переносяться у архів. Обробка інформації з бази даних здійснюється за допомогою системи управління бази даних (СУБД). Для ведення бази даних попиту в малих і середніх торговельних підприємствах застосовується пакет програм типу dBASE II (пакет Ребус).

Попит вивчається в розрізі товарних група і асортиментних позицій (різновидів). Реалізований попит, як правило, визначається на основі ста­тистичної звітності (форми № 3-торг-зведена) та матеріалів вибіркових обстежень. Вибіркові обстеження попиту проводиться з тієї причини, що існують дані статистичної звітності не включають необхідних даних в повному обсязі, оскільки змоги з достатньою повнотою робити виснов­ки про розвиток попиту форма № 3-торг-зведена містить відомості тільки відносно агрегованих груп товарів (чого не досить для економічного обгрунтування заявок і замовлень на поступлення, які складають, згідно з більш деталізованою номенклатурою товарів, наприклад, статистичні дані про продаж товарів складається по 92 товарним групам, а плани товарного забезпечення роздрібного товарообороту торговельних підприємств - більш ніж за 150 позиціями).

Для організації вибіркового обстеження попиту на роздрібних підпри­ємствах торгівлі створюються служби маркетингу (СМ) по типу кон­трольно-асортиментних пунктів (КАПів). У бланк-завдання на вибіркове обстеження попиту включають рядки, у які заносяться дані про товари однієї або кількох товарних груп: про товарні записи на початок і кінець звітного періоду, про надходження й реалізацію товарів, величини незадоволеного попиту на товари (якщо ведеться така форма). Форми № 3-торг-зведена і бланк-завдання заповнюють економісти і менеджери Щокварталу. Дана форма формується автоматично на підставі даних, Що є у базі даних (запис здійснюється при формуванні товарно-транс­портних накладних і рахунків-фактур), а дані бланків-завдань заносяться У базу даних вручну.

Повнота і вірогідність даних бланків-завдань CM перевіряється Методом порівняння із даними форми № 3-торг-зведена. Прогнозування попиту на товари (реалізованого і незадоволеного) здійснюється в номен­клатурі асортименту, що міститься в бланку-завданні. Прогнозування попиту, що формується, за даними вибіркового обстеження КАП є надзвичайно складним в реалізації і потребує більш складних методів анкетного обстеження. Дані прогнозування попиту є основою для скла­дання обґрунтованих (збалансованих) замовлень-заявок на постачання товарів торговельним підприємствам.

Всі розрахунки здійснюються в технології АРМ.

На автоматизованому робочому місці менеджера (товарознавця-реалізатора) розв'язуються такі основні завдання: обробка замовлень-заявок покупців; виписування й обробка листів на відбір товарів; виписування рахунків-фактур і прибутково-видаткових документів; облік руху товарних запасів; облік надходження товарів в розрізі реквізитів: угод, постачальник, товар.

Документом, яким оформляється вибірка товарів на підприємствах типу супермаркету (інтермаркету, оптово-роздрібного продажу), є замов­лення покупців, складене в двох примірниках у торговельному підпри­ємстві. Один примірник передається товарознавцю-реалізатору і зали­шається на підприємстві, а другий передається покупцеві (оптовому). Замовлення-заявку складають за єдиною формою, яка містить усі необ­хідні реквізити: найменування покупця; його адресу, номер розрахункового рахунку, найменування і кількість замовлених товарів, їх ціну. Належно оформлені замовлення-заявки передаються товарознавцям-реаліза-торам для реєстрації в базі даних покупців, де вказують номер і дату замовлення, найменування замовника-покупця, величину партії реалізації.

На основі замовлення-заявок покупця товарознавець-реалізатор заповнює відбірковии лист (при необхідності), який передають на склад (або торговельне підприємство), де відповідальна особа здійснює форму­вання партії товарів. В разі потреби коригування відповідальний працівник зв'язується з товарознавцем-реалізатором, який вносить відповідні корективи. Відбірний лист містить такі дані: код товару, назву, кількість. ціна, суму (з ПДВ і без ПДВ).

Операції з відпуску товарів оформлюються розхідною накладною (рахунком-фактурою), яка може виписуватися автоматично (на основі відбірного листа). Заповнюються кількісні реквізити рахунка-фактури. Перевірені і підписані відповідальною особою рахунки-фактури пере­даються для відпуску відібраного товару покупцеві за його реквізитами. На основі рахунку-фактури заповнюється супровідна накладна для відправки товарів покупцеві.

Постійний контроль за станом і рухом товарних мас, які перебувають на оптово-роздрібних підприємствах, здійснюється за допомогою

автоматичного ведення залишків товарних запасів (Ost). За своїм зміс­том цей масив замінює традиційну картотеку товарів,, яка містить зве­дення про залишки товарів на торговельному підприємстві. Кожний запис складається з певного набору реквізитів, таких як: код товару, назва товару, код одиниці виміру, ціна, кількість, сума (можуть ще включатись реквізити: номер угоди, назва постачальника, дата постачання).

Користуючись картотекою, товарознавець (менеджер) з реалізації обробляє замовлення-заявку покупців, викликом на дисплей інформації із масиву Ost "Дані про наявність товарів на складі" за кодом товару.

Автоматизація обліку надходження товарів здійснюється для підви­щення оперативності і якості аналізу поступлення (за терміном, датою, постачальниками).

У процесі роботи на АРМ-менеджера інформацію кодують (якщо цього не було зроблено централізовано), використовуючи довідники поста­чальників, товарів та ін. Для кодування товарів і тари може викорис­товуватися локальний код - порядковий номер товару (ПНТ). Довжина ПНТ- вісім цифрових десяткових знаків, включаючи контрольний розряд. Перші розряди цього кодового позначення, як правило, різні: від позна­чення самого підприємства до ідентифікації секції, відділу.

Другий і третій - товарна група, четвертий - товарна підгрупа, п'ятий, шостий, сьомий - номер товарної позиції в межах товарної підгрупи. Класифікатор товарів з їх порядковими номерами утворює довідник з відповідною структурою

Питання для самоперевірки

1. Що розуміють під терміном «інформаційна база»?
2. Назвати основні принципи розробки ІБ?
3. Назвати основні вимоги до ІБ з боку управління?
4. Назвати дії які виконуються в процесі створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи
5. Визначити поняття носія інформації
6. Назвати основні види носіів інформації
7. Як розглядається за своїм складом уніфікована система первинної документації?
8. Охарактеризувати класифікацію форм виводу результатної інформації
9. Дати поняття машинної інформаційної бази
10. З чого складається машинна інформаційна база?
11. Назвати етапи розвитку машинної інформаційної бази

12. Дати поняття АБД

1. Охарактеризувати класифікацію АБД
2. Охарактеризувати основні складові компоненти АБД

15. Назвати та охарактеризувати методи створення оптимальної моделі баз даних

16. Дати поняття сховищ даних.

1. Визначити поняття кодування інформації
2. Охарактеризувати систему кодування інформації
3. Визначити задачи кодування економічної інформації
4. Охарактеризувати порядковий метод кодування, його переваги та недоліки
5. Охарактеризувати серійно-порядковий метод кодування, його переваги та недоліки
6. Охарактеризувати паралельий метод кодування, його переваги та недоліки
7. Визначити поняття ЄСКК
8. Назвіть і дайте змістовну характеристику основних вихідних доку­ментів, які формуються в результаті розв'язки задач вивчення попиту?
9. Яка звітна документація отримується в результаті розв'язання комплексу задач з вивчення попиту? Дайте характеристику звітним документам.
10. Що розуміється під поняттями: "реалізований попит", "незадоволений попит", "попит, що формується"?
11. Що виступає інформаційним забезпеченням комплексу задач вивчення попиту?
12. Яка технологія вирішення задач вивчення попиту в АІС торго­вельного підприємства?

Тема 4. Технології електронного обміну даними в торгівельної діяльності: електронна пошта та телеконференції

При вивченні даної теми необхідно особливу увагу приділити організації електронного обміну даними, характеристиці системи електронної пошти та методики проведення телеконференцій в мережі Интернет

Дата добавления: 2015-07-11