Особенности CDMS-систем

Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интер­фейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересыл­ки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и др.

Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность до­кументов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой систе­мы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспе­чивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкрет­ным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов (рис. 9.1). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество

г^авг Гэ ___________ Электронный документооборот и управление контентом

уровней вложения при хранении документов не ограничено - один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет при­менения механизма ссылок.Любой документ в EDMS-системе харак­теризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атри­бутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.

Рис. 9.1. Хранение документов по папкам

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединя­ют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно со­держимого документов - файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.

Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.

Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы долж­ны обеспечивать и маршрутизацию документов (рис. 9.2). В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация докумен­тов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут

13 — 4-1529

Автономные системы автоматизации предприятия

ЧАСТЬЇЇ

прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.

Рис. 9.2. Каждый документ перемещается от сотрудника к сотруднику по указанному маршруту

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграниче­ния полномочий и контроля за доступом к документам (рис. 9.3). Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в до­кумент, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирова­ния. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.

Достоинством EDMS-систем является реализованная в них воз­можность автоматического отслеживания версий документов (поль­зователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмо­тра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операци­онными Windows, UNIX и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.

Дата добавления: 2015-12-08