Читайте также:
|
3.1 В настоящей инструкции применены следующие термины с соответствующими определениями:
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием.
Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Понятие включает:
- организационные документы – Устав ООО «КИТС-Групп»; Договор об учреждении Общества с ограниченной ответственностью « КИТС-Групп » от 24.11.2012 г.;Положение о структурном образовательном подразделении - Многопрофильном учебном центре от 20.10.2014 с изменениями от 30.12.2014; штатное расписание; Правила внутреннего распорядка ООО «КИТС-Групп» от 01.09.2014г; должностные инструкции.
- распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, инструкции, письменные указания и др.
- информационно-справочные документы – служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др., содержащие информацию, которая может побудить к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
- нормативные документы – документы, закрепляющие какие-либо правила, нормы.
Внутренний документ – документ, созданный ООО «КИТС-Групп» для внутреннего пользования.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ - документ, поступивший в ООО «КИТС-Групп».
Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Гарантийное письмо - служебное письмо, посылается с целью подтверждения определенных обещаний или условий.
Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Деловое письмо или служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу, электронной сети и др. способом.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами ООО «КИТС-Групп».
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Директивный документ - документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.
Договор - письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений.
Договорное письмо - служебное письмо, указывающее на факт отправки договора.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Докладная (служебная) записка - вид служебного документа, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами, просьбами и предложениями составителя.
Документ (document, record) - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1).
Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ на электронном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на ПК.
Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование - процесс создания и оформления управленческих документов в различных носителях по установленным правилам.
Документооборот - движение документов в ООО «КИТС-Групп» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Должностная инструкция - организационный документ, который очерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.
Доступ к архивным документам - предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.
Журнал -документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т.д.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы, адресованный руководителю организации.
Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Инструкция - организационный документ, устанавливающий какие-либо правила.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ООО «КИТС-Групп».
Карточка (архивного) фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов.
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления, в ООО «КИТС-Групп» или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, в ООО «КИТС-Групп».
Объем документооборота - исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год.
Объяснительная записка - информационный документ, поясняющий содержание отдельных пунктов основного документа или написанный для объяснения каких-либо фактов, поступков.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов ООО «КИТС-Групп», взаимодействия, обеспечения и регулирования его деятельности.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «КИТС-Групп».
Оригинал – первый экземпляр документа.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы организации, структурных подразделений организации.
Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Претензия - вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.
Приказ - правовой акт, изданный руководителем с целью решения основных или оперативных задач, стоящих перед организацией.
Проверка наличия (состояния) дел - установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
Проект документа - предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.
Протокол - документ, фиксирующий ход заседания, совещания.
Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.
Распоряжение -правовой акт, издаваемый руководителем подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Регистрационный индекс документа - регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Режим хранения архивных документов - совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система электронного (автоматизированного) документооборота - система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс работы с документами с целью обеспечения выполнения функций ООО «КИТС-Групп».
Сканирование документа – получение электронного образа документа.
Служебная записка - вид служебного документа о выполнении какой-либо работы и направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.
Служебная командировка - поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебное письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-либо.
Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности ООО «КИТС-Групп».
Сопроводительное письмо – служебное письмо, имеющее отметку о наличии приложения.
Справка - информационно-справочный документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Телефонограмма -обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Унификация документов - приведение их к единой системе, форме, единообразию.
Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для ООО «КИТС-Групп» в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления (ГОСТ Р ИСО 15489-1).
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Факс или телефакс -любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.
Фондообразователь - юридическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающий возможность контроля целостности и подтверждающий подлинность подписи электронного документа.
Электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.
Электронный образ документа – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Требования
4.1 Распределение ответственности
Распределение ответственности между должностными лицами и отделами организации:
4.1.1 Административный состав:
4.1.2 Офис-менеджер:
4.2 Общие положения
4.2.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге (или других носителях) по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
4.2.2 Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:
1) Распорядительных:
2) Организационных:
3) Справочно-информационных:
4) Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядительными документами.
4.2.3 Для оформления служебных документов:
Бланки изготавливаются на стандартных листах белой (или светлых тонов) бумаги формата А4 (210 х 297мм) компьютерным способом (общие документы→2015→бланки 2015).
4.2.4 Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).
4.2.5 Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях 1,2,3
4.2.6 В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в
данную инструкцию.
Бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми.
4.2.7 При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют в правом углу нижнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.
4.2.8 Документы печатаются шрифтом Times New Roman размером № 12, 13, 14. Допускается для оформления таблиц использовать размер шрифта № 8-10.
4.3 Требования к оформлению служебных документов
4.3.1 Реквизиты
Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому:
Реквизиты:
01 по 10 – наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа и т.д. занесены в бланк документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
4.3.2 Дата документа (реквизит 11)
Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д.), утверждения (для инструкций, графиков, планов, отчетов и т.д.) или дата события, зафиксированного в нем (для протоколов, актов).
Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
П р и м е р
дату 15 мая 2014 года следует оформлять: 15.05.2014.
В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 15 мая 2014 г. Дата оформляется без кавычек.
При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ.
4.3.3 Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Регистрационный номер документа является его порядковым номером в течение года (с января по декабрь).
Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к (кадры).
Приказы по МПУЦ литеруются буквой У (учебная деятельность), а приказы по заочной форме обучения дополнительно литеруются /З (заочно).
Регистрационный номер внутренних, исходящих документов, кроме порядкового номера, может дополняться условным обозначением (индексом) подразделения, составившего документ, номером дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа)
П р и м е р
Акт № 00-14-28,
где: 00 –индекс отдела, 14- номер дела по номенклатуре, 28 – порядковый номер отправляемого документа.
4.3.4 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ или на основании которого готовится следующий документ.
4.3.5 Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается Санкт-Петербург (буква «г» перед наименованием города не ставится).
4.3.6 Адресат (реквизит 15)
Адресатом может быть организация, отдел (подразделение), должностное или физическое
лицо.
Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:
Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки должна не превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся в конце реквизита.
Допускается центровать каждую строчку адресата по отношению к самой длинной строке.
Для внутренних документов указываются: название подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому подается документ.
П р и м е р
Начальнику (наименование отдела
(подразделения))
И.О.Ф.
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
П р и м е р
Иванову И.И.
ул. Петрова, д.55, кв.13,
г. Иваново (индекс города)
При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес.
П р и м е р:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, (индекс) или
ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»
Директору Департамента распространения
информационной продукции
И.И. Ивановой
Гранатовый пер., д.4,
Москва, ГСП-5, (индекс)
На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ.
4.3.7 Гриф утверждения документа (реквизит 16)
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек.
Утверждаются следующие виды документов: акты, задания, инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.), отчеты, планы, положения, программы, сметы, структура и штатная численность, устав организации, штатные расписания и изменения к ним и т.д. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (приказом руководителя компании, иногда протоколом) или должностным лицом.
П р и м е р
УТВЕРЖДАЮ
Исполнительный директор
ООО «КИТС-Групп»
________________________________
личная подпись И.О. Фамилия
________________________________
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа другим документом указываются наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждаемого документа (акт – утвержден, инструкция – утверждена, правила – утверждены, положение – утверждено).
П р и м е р
УТВЕРЖДЕНА
приказом (наименование компании)
от (дата) № _____
4.3.8 Резолюция (реквизит 17)
Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По характеру текста резолюции могут быть двух видов:
Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя; что поручается – характер и порядок решения вопроса; срок исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.
Резолюция часто является основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
4.3.9 Заголовок к тексту (реквизит 18)
Заголовок является обязательным реквизитом любых документов (за исключением некоторых писем, извещений, телеграмм).
Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: "о чем?", " о ком?".
П р и м е р
Письмо – Об открытии фирмы;
Договор – О поставках канцелярии;
Положение – О структурном подразделении.
В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: протокол – заседания совета; акт - приема помещения; правила – трудового распорядка и др.
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Например: "О создании приемной комиссии".
Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.10 Отметка о контроле (реквизит 19)
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (Контроль) в правом верхнем углу документа.
4.3.11 Текст документа (реквизит 20)
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Важнейшими требованиями к тексту являются: достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составления документов. Во второй – решения, выводы, предложения и рекомендации.
В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, (Протокол собрания учредителей) используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац выделяется одним нажатием клавиши Tab в начале строки.
Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа. Текст выравнивается по ширине.
Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех.
П р и м е р
2.1; 2.1.2; 2.1.2.3
Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки таблицы пишут строчными буквами. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.
4.3.12 Отметка о наличии приложения (реквизит 21)
Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
П р и м е р
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе.
Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:
П р и м е р
Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов ООО «КИТС-Групп» на 5 л. в 4 экз.
2 Альбом унифицированных форм компании на 18 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
П р и м е р
Приложение: письмо Минэкономразвития РФ от 15.05.2011 № 00-000 и приложение к нему, всего на 6 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
П р и м е р
Приложение: на 2л. в 6 экз. только в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:
П р и м е р
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз.
В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:
Приложение № 2
к приказу (наименование компании)
от 15.05.2011 № 000
4.3.13 Подпись (реквизит 22)
Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
П р и м е р
Руководитель компании Личная подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений и указывается фамилия подписывающего документ. Проставление косой черты или предлога "за" перед указанием должности не допускается.
4.3.14 Гриф согласования документа (реквизит 23)
Грифом согласования оформляют внешнее согласование документа (согласование вне организации).
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:
П р и м е р
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
Личная подпись И.И. Иванов
дата
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии
_____________________
от 15.05.2011 № 000
4.3.15 Визы согласования документа (реквизит 24)
Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Внутреннее согласование (согласование внутри организации) оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования:
П р и м е р
Начальник юридического отдела Личная подпись И.И. Иванов
Дата
В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом:
П р и м е р
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела Личная подпись, И.И. Иванов
Дата.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части последнего листа копии отправляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
4.3.16 Оттиск печати (реквизит 25)
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не закрывать его подписи.
Оттиск печати «ООО «КИТС-Групп»» проставляется на подлинниках документов, подписанных генеральным директором, исполнительным директором или лицами, право подписи которым делегировано по доверенности, документах об обучении/квалификации.
Оттиск печати «ООО «КИТС-Групп» для документов» проставляется на подлинниках документов МПУЦ, подписанных генеральным директором, исполнительным директором, директором МПУЦ, или на справках, копиях документов при их заверении офис-менеджером или другими уполномоченными лицами, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей сейфов и т.д.
Письма, выполненные на бланке, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
4.3.17 Отметка о заверении копии (реквизит 26)
Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; (без кавычек) должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения:
П р и м е р
Верно
Инспектор ОК Личная подпись И.И. Иванова
Дата
Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится офис-менеджером. Допустимо при заверении копий документов использовать штамп «КОПИЯ ВЕРНА».
4.3.18 Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, наименование должности. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (оформляют от левого поля):
П р и м е р
И.И. Иванов, (наименование отдела (подразделения))
(000) 600 00 00
Код города (номер телефона)
Точки или разделительный знак в номере телефона не ставятся.
4.3.19 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части:
П р и м е р
Сообщено по телефону И.И. Ивановой 15.05.2011
В дело 01-16
П.П. Петров. 18.05.2011
или
Ответ направлен
15.05.2011 № 00-00/000
В дело 01-16
П.П. Петров. 18.05.2011
4.3.20 Отметка о поступлении документа в организации (реквизит 29)
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметку о получении располагают на нижнем поле документа.
4.3.21 Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая дату и другие установленные поисковые данные. Применяется при использовании электронной почты.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 104 | Нарушение авторских прав