Анализ современных системы управления документооборотом

В отличие от информационных систем предыдущих поколений современные решения отличаются стройностью своей архитектуры, возможностью реализации реальных процедур делопроизводства, удобством интерфейсов.

Архитектура ИТ-системы органа местного самоуправления теперь обычно включает портал, предоставляющий сотрудникам удобный доступ строго к той информации и возможность исполнения строго тех функций, которые определены их должностными обязанностями [1, с. 13]. Портал обеспечивает «доставку» прямо на рабочие места сотрудников входящих документов, данных из подведомственных учреждений, новостей из различных источников, распоряжений руководства и пр. Взаимодействуя с серверами почты и коллективной работы, а также c серверами управления базами данных, портал позволяет контролировать график исполнения работ, назначать совещания, обмениваться электронной почтой, обрабатывать структурированную информацию (показатели производства, данные об уплате налогов, сведения о регистрации транспортных средств и многое другое). За корректностью перемещения документов между органами управления, а также между ними и гражданами и организациями «следит» сервер маршрутизации и документооборота. Среди прочего, он «умеет» преобразовывать форматы документов, исторически принятые в разных организациях и, иногда, даже в разных странах.

Документы готовятся в стандартных офисных приложениях – текстовом редакторе или электронной таблице, а портал обеспечивает для них:

- контроль версий;

- сбор и согласование замечаний;

- визирование и утверждение;

- публикацию (размещение в официальных источниках либо доведение до заинтересованных лиц);

- надежное архивирование и быстрый поиск.

Кроме того, механизм категоризации автоматически анализирует документы в указанных папках и архивах и размещает их в наиболее походящих рубриках. Сотрудник получает уведомления о распоряжениях руководства, о необходимости исполнения поручений и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые он подписан [18, с. 53].

Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования документа, уполномоченному исполнителю достаточно поместить его в специальную папку, которая «сама выполнит» все необходимые по регламенту действия – уведомит визирующих и проследит за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку).

Естественно, в случаях, предусмотренных законом, подзаконными актами и/или служебными инструкциями, документы могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки и подписаны цифровой подписью для удостоверения подлинности.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны

Для каждой из групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией «Электронные офисные системы». Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения «Office Media». Комплект баз данных «Office Media» работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая «корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства». Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр» системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док», которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

3 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Мероприятия по решению этих проблем могут проводиться по двум направлениям:

1) переход к автоматизированному делопроизводству;

2) введение систем электронного документооборота.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов[17].

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Однако существуют и проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

- консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота;

- фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы;

- постоянные структурные изменения в организации;

- необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость);

- необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Каким же образом можно решить вставшие перед нами проблемы? Рассмотрим каждую из них по отдельности:

Итак, первая проблема – так называемый «человеческий фактор». Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интеранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными.

Вторая проблема – фактор директора «советского типа». Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких руководителей становится все меньше.

Какое решение у таких проблем? Одно: убеждать руководителя. Вопрос в том – как. Автор надеется, что эта статья поможет выработать аргументы, способные убедить руководителя и сделать его сторонником внедрения системы документооборота.

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, надеемся, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании — разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер[13].

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.

Не вызывает сомнения необходимость перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности работы органа государственной власти или местного самоуправления.

В настоящее время существует множество систем автоматизации делопроизводства и введения электронного документооборота. Одной из самых распространенных и востребованных программ по автоматизации является программа «ДЕЛО», которая была разработана компанией «Электронные офисные системы» («ЭОС») и о которой уже говорилось предыдущей главе.

Система «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году в результате обобщения опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

- автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

- полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

- смешанный бумажно-электронный документооборот.

«ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др[27].

В настоящее время в целях улучшения и совершенствования системы документооборота в России принята федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)». В комплекс поставленных задач в этой программе входят такие задачи, как:

- совершенствование деятельности органов государственной власти органов местного самоуправления на основе использования и коммуникационных технологий;- совершенствование взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами и внедрение информационных и коммуникационных технологий в реальный сектор экономики[19].Использование ИКТ в деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления будет осуществляться по следующим направлениям:- развитие системы электронного документооборота, локальных информационных сетей, использование стандартов делопроизводства и документооборота;- преимущественное использование алгоритмов и программ для ЭВМ, тексты которых открыты и общедоступны;- развитие систем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов.- повышение качества принимаемых управленческих решений путем распространения опыта, накопленного в социально-экономической сфере, консультирования и повышения квалификации.Реализация работ должна сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и внедрение стандартных решений, эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств.Предусмотренные Программой меры по модернизации государственного управления и местного самоуправления обеспечат кардинальное ускорение процессов информационного обмена в экономике и обществе в целом, в том числе между гражданами и органами государственной власти, повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, создание принципиально новых возможностей для мониторинга процессов в экономике и обществе и принятия своевременных решений по регулированию этих процессов и, как следствие, рост числа граждан и организаций, использующих ИКТ во взаимоотношениях с органами государственной власти и органами местного самоуправления. Использование современных ИКТ при осуществлении работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления позволит сократить издержки на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота в общем объеме документооборота в этих органах предполагается довести до 65 процентов внутри ведомств и до 40 процентов в межведомственном документообороте[19]. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа любого государственного или муниципального учреждения направлена, в конечном счете, на достижение всего лишь одной общей и укрупненной цели – принятие управленческих решений. Для того, чтобы принимаемые решения были максимально эффективны, нужно с наибольшей эффективностью образовать и сам процесс. Исходными данными для принятия управленческих решений были и остаются документы. Также в виде документов представляются и необходимая информация и сами решения. Иногда объем потока документов бывает чрезвычайно велик. В таких случаях ведение бумажного делопроизводства неэффективно как с точки зрения потраченного на это время, так и в отношении точности движущихся документов.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

Хотя бумажное делопроизводство все же является в настоящее время ведущим видом, но уже существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

В ходе выполнения данной курсовой работы были затронуты основные проблемы в сфере управления документооборотом в органах местного самоуправления. Были выявлены основные направления совершенствования системы документооборота в местных органах власти. Этими направлениями являются:

1) переход к автоматизированному делопроизводству;

2) введение систем электронного документооборота.

Как видно из параграфа 2.2, в котором речь шла о состоянии ведения документооборота в объекте данной работы – МО «Сернурский муниципальный район», проблем в организации управления документооборотом в органах местного самоуправления в настоящее время все еще множество. Особенно остро они стоят в тех муниципальных образованиях, в которых объем документооборота достаточно велик, но не хватает штатных специалистов.

Также проблемой при введении электронного документооборота остается низкая компьютерная грамотность специалистов и неготовность приспособиться к реалиям современности, которые требуют от них все более оперативного и эффективного управления документацией.

На уровне государства в настоящее время уже предпринимаются определенные шаги по улучшению документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления, государственных органов и других учреждений. Об этом говорит реализация Федеральной целевой программы «Электронная Россия».

Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.

На пути разработки таких систем имеются объективные трудности, однако в настоящее время уже ни для кого не секрет, что будущее документооборота в органах местного самоуправления – это его автоматизация.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Баласанян, В.Э. Автоматизация делопроизводства документооборота в России: введение в проблему / В.Э.Баласанян // Рынок ценных бумаг.–1998.–№6.–с.80-81.

2. Бейдер, А. О некоторых подходах к управлению документами / А.Бейдер, Р.Кэйв // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 4-15.

3. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям / Т.А.Быкова // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 6-16.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – 89 с.

5. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

6. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР.–1991

7. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В.Сиганова.–Омск: Омский государственный университет, 2004.–71 с.

8. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Сернурский муниципальный район». Утверждено распоряжением главы администрации МО «Сернурский муниципальный район» № 182 от 16.08.2007 г.

9. Каверзин, М.Ю. Государство и местное самоуправление: проблемы взаимодействия / М.Ю.Каверзин // Вестник Российского университета дружбы народов. - Сер.: Политология. - 2003. - № 4 - С. 13-19.

10. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В.Кирсанова.–М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.–304с.

11. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор / С.Л.Кузнецов // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 31-34.

12. Михайлов, С. От управления документооборотом - к управлению потоками работ / С.Михайлов // Рынок ценных бумаг.–1998.–№16.

13. Пахчанян, А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения / А.Пахчанян // Директор информационной службы.–2002.–№1.

14. Проект Федерального закона "О документационном обеспечении управления".

15. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. – 2000. - № 1. - с.13.

16. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998. - 73 с.

17. Токарев, Ю. Автоматизация документооборота: технологии, защита информации, стоимость / Ю.Токарев // Рынок ценных бумаг.–1998.–№6.

18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68. М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001. – 234 с.

19. Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)» утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 года N 65.

20. Фионова, Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: конспект лекций / Л.Р.Фионова.–Пенза: Пензенский государственный университет, 2005.–95 с.

21. Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределенной компании / Ю.В.Химич // Делопроизводство и документооборот на предприятии.–2006.–№ 9.

22. http://eos.ru/eos/58577 - Автоматизация делопроизводства и документооборота в администрации Алтайского края..

23. http://www.docflow.ru/analytic_full.asp?param=33393 - Для чего нужна автоматизация делопроизводства.

24. http://prepod2000.kulichki.net/item_305.html - Законодательное регулирование делопроизводства.

25. http://chief.nnov.ru/library/86 - Зачем нужны системы электронного документооборота.

26. http://www.directum-journal.ru/special.aspx?ContentID=1649468&from=begun&_openstat=Y m VndW4ucnU7YzYwNjY2ZWQ7YTQ1NDg3OTc7ZjRkYmRmMjE - Просто об электронном документообороте.

27. http://eos.ru/eos_products/eos_delo/index.php - «ДЕЛО» — система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

28. http://www.microsoft.com/Rus/Government/Newsletters/Docflow/03.mspx

29. http://www.officework.com.ua/3.htm - Функции службы ДОУ.

30. http://www.naudoc.ru/go/4_information/acts/gsdou?prn=1 - Государственная Система Документационного Обеспечения Управления

Дата добавления: 2015-12-07