Сортировка части диапазона

Тема: Работа со списками

Цель работы: научиться работать со списками – базами данных Excel, проводить сортировку, задавать фильтры.

Задание 1 Изучите сортировку списков.

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц (ЭТ), является ведение и анализ списков. Для достижения максимальной эффективности при работе со списками необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждый столбец списка должен содержать однородную информацию.

2. Первая строка или две верхних строки списка должны содержать Метки, описывающие назначение соответствующего столбца.

3. Список не должен содержать пустых строк и столбцов.

4. Список должен быть отделен от других данных, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

5. Если всему списку, включая заголовки столбцов, присвоить имя База_данных, то при этом добавленные строки автоматически включаются в эту базу.

6. Если первая и остальные строки различаются параметрами (данные и форматирование), то первая принимается за заголовок.

Если задано имя базы, можно использовать функцию ИНДЕКС(). Например, ИНДЕКС(База_данных;3;4) или ИНДЕКС(База_данных;2;2). Эти функции возвращают значения элементов базы данных (БД), находящихся на пересечении третьей строки и четвертого столбца или второй строки и второго столбца.

Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

1. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки.

Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями.

Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка ифильтр вкладки Данные.

3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок).

4. В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов.

5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК

Сортировка части диапазона

Можно сортировать часть данных таблицы, например, только данные одного столбца без влияния на другие столбцы.

1. Выделите ячейки сортируемого диапазона.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

3. В появившемся предупреждении установите переключатель сортировать в пределах указанного диапазона и нажмите кнопку Сортировка.

Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце относительно других ячеек строки.

Задание 2 Изучите анализ списков с помощью автофильтра.

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Дата добавления: 2015-12-07