Читайте также:
|
|
Офис, как было указано, — это учреждение или подразделение, в котором выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Как и любому органу управления, офису присущи управленческие функции — общие и специфические.
По данным исследований было установлено, что реальные функции офиса зависят от его статуса, масштабов предприятия, объема прав и полномочий и личности руководителя. Традиционное управление офисом в США было связано с организацией документооборота. Ч. Вильсон, бывший президент «Дженерал Моторс», отмечал: «Ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-либо бумажка».
С началом компьютеризации в теории и практике менеджмента были серьезно поставлены вопросы о научной обоснованности основных видов работ, выполняемых в офисе, и в связи с этим о роли и месте офиса в системе управления современной корпорацией. После тщательного анализа было выявлено 30 основных видов работ, выполняемых в офисе. Среди них:
• бухгалтерские операции;
• проведение внутрифирменного учета и контроля;
• разработка бюджета;
• проектирование новых зданий и сооружений;
• наем, подготовка и переподготовка конторского персонала;
• административное обслуживание;
• автоматизация конторских и управленческих работ;
• обеспечение конторскими принадлежностями и оборудованием;
• копирование;
• печать;
• ведение архивов и библиотек;
• обеспечение связью;
• почтовые операции;
• содержание кафе и кафетериев, столовых и пр.
Эти разноплановые работы выполняются в офисах в неодинаковых объемах и различными специалистами. Основные задачи, которые были выделены в ходе обследования, сводились к следующему:
• обеспечение работой руководителей и специалистов;
• управление документооборотом;
• обеспечение представительства (включая оформление внешнего вида и интерьера штаб-квартиры фирмы).
В средних и мелких фирмах к этим задачам офиса добавляются: ведение личных дел сотрудников, организация электронной обработки данных, внедрение новой информационной техники (ЭВМ, сети, банки данных и пр.). Все это привело к необходимости пересмотра сложившихся представлений об офисе и видах выполняемых в нем работ. Вместо общего объединяющего термина «бумажная работа» введен новый: переработка информации с целью подготовки управленческого воздействия. Исходя из такого толкования сущности работы в офисе, в число его работников в настоящее время включают:
• управляющих;
• специалистов (кроме научных и технических, занятых непосредственно в производстве);
• канцелярских работников (клерков) разного рода;
• секретарей.
Общая численность всех четырех групп и их доля в трудоспособном населении постоянно растет и, как уже указывалось, в США достигла половины общего числа. Однако соотношение внутри этих групп достаточно устойчиво: 26% работников офисов составляют управляющие, 40% — специалисты, 28% — канцеляристы и 6% — секретари. Офис преобразуется и путем стирания барьеров между руководителями, с одной стороны, и специалистами и клерками — с другой. Современный рядовой сотрудник офиса, вооруженный современной техникой получения информации, зачастую более подготовлен к разработке вариантов решений, чем линейный руководитель. Подходы с системных позиций позволяют рассматривать различных работников офиса как звенья одной цепи.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 1392 | Нарушение авторских прав