Управление потоком работ

Доводилось ли вам посещать зону хранения товаров позади торгового зала какого-либо первоклассного супермаркета? Скорее всего, нет, поскольку в хоро­шо организованном торговом центре такой зоны не существует. Большинство товаров, нужных покупателям, прямо с колес поступает на полки торгового зала. Отсутствуют расходы на хранение, не требуются большие складские площади, товары всегда свежие.

Супермаркет служит посредником между покупателями и многочисленными поставщиками. Ему необходимо иметь определенный запас товаров на полках, чтобы компенсировать вариабельность спроса на них. С одной стороны, потре­битель должен затрачивать минимум времени на поиск товаров. С другой — для поставщиков и продавцов было бы неразумным иметь на полках всего по одной единице товара каждого наименования. Поэтому должна быть разработана раци­ональная схема заказов, устанавливающая минимальные и максимальные уровни запасов и поддерживающая равновесие между спросом покупателей на каждый товар и частотой и объемами его поставок в магазин.

Такая система называется вытягивающей, или системой, основанной на спро­се, в которой заказывается количество товара, компенсирующее то, что приоб­ретено покупателями. При этом для каждого товара существует определенный максимум запасов, который никогда не превышается. Изучение закономерности продаж с учетом сезонных поправок дает руководству супермаркета необходимую информацию о том, сколько должно быть того или иного товара на полках в произвольный момент времени.

Д. Твппинг, Т. Шуквр. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

Все сказанное выше в равной мере справедливо и для административных про­цессов, организуя которые, необходимо прежде всего изучить, что требуется ис­полнителям, находящимся ниже по течению потока работ, и организовать дея­тельность участков, находящихся выше по течению, чтобы удовлетворять спрос на ее результаты. (Более подробно о такой организации работы будет рассказано при рассмотрении учебного примера.)

Другой подход к управлению потоками работ между отдельными участками (про­цессами) заключается в использовании принципа FIFO. Например, полки с пакета­ми молока во многих супермаркетах имеют наклон в сторону покупателей. Подсоб­ные рабочие пополняют их запасы несколько раз в день. Пакеты, по мере того как покупатели разбирают расположенные в ближнем ряду, сползают по полкам вперед. Таким образом, те пакеты, которые были выставлены раньше других, продаются первыми, т.е. действие принципа FIFO поддерживается автоматически.

В хорошо организованных супермаркетах применяют еще один способ управле- ния потоками продаваемых товаров — карточки заказов (карточки канбан), располо­женные где-нибудь поблизости от полок (обычно в их передней части) и содержащие все данные, необходимые для дополнительного заказа израсходованных товаров. При этом не требуется ничего искать, нет никакой путаницы и ошибок в заказах. В теории бережливого производства такую систему принято называть системой канбан, и ее применение внесло революционные перемены в способы управления запасами. ] Применение систем, основанных на спросе, принципа FIFO и системы канбан за­ключает в себе гигантские возможности для управления потоками работ в офисах и экономии тысяч часов рабочего времени. Рассмотрим теперь более подробно, как эти подходы могут использоваться для бережливой организации работы офиса.

Дата добавления: 2015-12-07