Оборудование и оформление офиса

Офис как показатель делового статуса

План:

Оборудование и оформление офиса.

2. Что нужно учесть, чтобы не допускать просчетов, касающихся интерьера офиса?

3. Невербальные средства повышения делового статуса руководителя.

4. Секретарь шефа как лицо организации, которую он представляет.

Оборудование и оформление офиса

В процессе ведения делового разговора собеседники и партнеры не­вольно обращают внимание на окружающую их обстановку. По­этому принимающему посетителей небезразлично, как выглядит его офис, являющийся своего рода его визитной карточкой.

Подобно тому, как правильная и доказательная деловая речь и умение психологически верно держать себя в процессе всего дело­вого разговора соответствуют представлениям об образе преуспе­вающего человека, так и умело оборудованный и хорошо оформ­ленный интерьер рабочего офиса способствует повышению делово­го статуса его хозяина.

Интерьер офиса говорит о многом: о достатке организации, ее надежности и основательности. Поэтому надо стремиться к тому, чтобы ваше «поле», т. е. место, где вы принимаете посетителей, производило на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмос­фера этого места способствовала повышению вашего делового ста­туса, а не снижала бы его.

Преуспевающие деловые люди прилагают значительные усилия по обустройству своего офиса, поскольку понимают, что состояние офиса - это наглядное свидетельство культуры делового человека. Ее соблюдение всегда сближает деловых людей, делает их разго­вор более приятным и, как правило, более результативным.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид офиса и служебных кабинетов наносит трудно поправимый ущерб фирменной репутации. В итоге страдает и профессиональный имидж работников. Верно подмечено, что скупой платит дважды. Когда речь идет о личном престиже или о фирменной чести, подоб­ные просчеты недопустимы.

2 Что нужно учесть, чтобы не допускать просчетов, касающихся интерьера офиса?

1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление. Поэтому будьте опрятны и никогда не раскладывайте вокруг лиш­ние бумаги и посторонние предметы.

2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет друго­го выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непремен­но все уберите (особенно крошки).

3. Если вы привыкли пить кофе за рабочим столом, пользуй­тесь чашкой или стаканом, а не одноразовыми картонными или пластиковыми стаканчиками.

4. Попробуйте взглянуть на свое рабочее место глазами посто­роннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прий­ти к человеку, работающему в таком офисе, а если захотел бы, то что бы этот офис мог сказать мне о своем хозяине?

5. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища.

6. Удостоверьтесь, что любой, даже самый незначительный, предмет в вашем офисе выбран так, чтобы подчеркнуть ваш имидж. Не приносите сюда вещей ради простой прихоти или из-за того, что вам хочется избавиться от надоевших дома безделушек.

7. Следите, чтобы в вашем офисе всегда было чисто и приятно, точно так же, как вы следите за вашей одеждой.

8. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, ус­тройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же офис у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в большом по­мещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет, либо пользуйтесь ширмой, загораживающей то, что не должны видеть посторонние.

9. Номера телефонов и документы, которые доверили лично вам, храните так, чтобы их не смог нечаянно прочесть ни другой ра­ботник фирмы, ни посетитель.

При оборудовании офиса применительно к российским услови­ям обычно создается три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиаль­ной деятельности и 3) дружеского общения.

Зона личной работы оборудуется с учетом параметров рабо­чего стола, удобной конструкции кресла, правильного освеще­ния площади рабочего стола, рационального расположения теле­фонов, наличия современного организационно-технического обо­рудования.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом тре­бований организации совещательной работы с людьми. Необходи­мо иметь «коллегиальный» стол и удобные стулья для проведения совещаний, карандаши, ручки, листы чистой бумаги, графин с водой, стаканы. Если при проведении совещаний используется техническая аппаратура, то она должна быть соответствующим образом расставлена и предварительно проверена.

Зона дружеского общения. В ней желательно иметь пару удоб­ных кресел, журнальный столик, прохладительные напитки. Зона должна находиться в стороне от двух названных рабочих зон. Своим оформлением она призвана располагать к дружеской, нео­фициальной атмосфере общения.

Когда офис уже оборудован, он оформляется. При оформле­нии этого помещения нужно учитывать следующие рекомен­дации:

- стены офиса лучше окрасить в стандартные цвета, общеприня­тые для служебных помещений. Наиболее приемлемыми и широко распространенными в России являются голубой и бежевый тона;

- цветы на рабочий стол ставить не следует. Их место в прием­ной у секретаря;

- держите в офисе костюм на смену (но только он не должен быть виден);

- кресло не должно быть массивным, чтобы вы в нем не терялись;

- все картины или другие офисные украшения должны быть нейтральными.

Все остальное - по вашему вкусу и надобности. Слишком рос­кошный офис нежелателен, так как он не способствует созданию деловой атмосферы и нередко воспринимается посетителями с оп­ределенным недоверием.

3 Невербальные средства повышения делового статуса руководителя

При оборудовании офиса желательно учитывать невербальные сред­ства, которые могут ощутимо повысить деловой статус его хозяи­на. Этого можно достичь, например, с помощью изменений форм кресла: надо увеличить его размеры и размеры деталей, удлинить ножки стула.

Предполагается, что чем выше спинка кресла, тем больше власти и авторитета имеет человек, сидящий на нем. Так, у преуспевающего бизнесмена или известного по­литика кресла чаще всего имеют высокую об­тянутую кожей спинку, а стулья для посети­телей - низкую спинку.

Крутящиеся стулья в отличие от сту­льев на устойчивых ножках предостав­ляют человеку свободу передвижения в тот момент, когда на него оказыва­ют давление. Стулья на устойчивых ножках не позволяют свободно пере­двигаться, и это отсутствие свободы компенсируется использованием жес­тов и телодвижений, которые помога­ют человеку раскрыть его чувства.

Известно, что крупные дельцы рекламного бизнеса любят сидеть в кресле (как правило, с высокой спин­кой), которое расположено на макси­мальной высоте от пола. В то же время для своих посетителей они предлагают ме­сто на диванчике или на стуле, расположен­ном так, чтобы их лица находились на уровне стола. Трюк заключается в том, что пепельница ста­новится недосягаемой для посетителя, когда ему потребуется стряхнуть пепел.

Большое влияние можно оказать на посетителя в том случае, когда его стул расположен напротив вас по другую сторону стола. Суть этого приема в том, чтобы поставить стул посетителя как можно дальше от вашего и тем самым существенно снизить статус визитера.

Повысить ваш деловой статус помогут и другие приемы невер­бального общения, в частности:

- низкие стулья и диванчики для посетителей;

- дорогая пепельница, вне зоны досягаемости посети­теля, и т. п.

Однако наибольшее значение для повышения делового стату­са офиса имеет его площадь. Чем больше он по своим размерам, тем большее впечатление производит на посетителей. Такой офис экипируется обязательным ковром, картиной, письменным сто­лом соответствующих размеров, занавесками на окнах и прочи­ми аксессуарами. Служебная машина с водителем, секретарша и другие приятные «мелочи» сигнализируют о том, что хозяин такого офиса — важная персона.

Введенный таким образом в роль руководитель может исполь­зовать указанные средства и виды поведения как статусные сим­волы.

· Он может демонстрировать свою власть в офисе.

· Он вла­деет телефоном, по которому номер для него набирают другие.

· Он избегает всякой работы, которая соответствовала бы более низкому социальному статусу.

· Он пользуется тонкой папкой для бумаг, давая понять, что ему необходимо всего лишь несколько важных документов.

· Он может пользоваться более дорогой и удобной мебелью.

· Он также может, как уже указывалось, си­деть выше остальных.

Таким образом, обобщая все ранее сказанное, можно утверж­дать, что рассмотренные средства и виды поведения как статусные символы активно используются для повышения делового имиджа, чтобы соответствовать ожиданиям окружения. Они также свиде­тельствуют о желании любого бизнесмена и политика продемонст­рировать, каким человеком он хотел бы казаться в деловом окру­жении.

4 Секретарь шефа как лицо организации, которую он представляет

Любой посетитель начинает свое знакомство с вашим делом, когда входит в приемную офиса. Поэтому впечатление, которое о себе оставит секретарь, уже в какой-то мере определяет уровень солид­ности вашего дела. Секретарь шефа - центр любой коммерческой и политичес­кой структуры. Ее обязанности очень разнообразны и ответствен­ны. Она может наполовину разгрузить шефа от рутинной рабо­ты. Квалифицированный секретарь — надежная плотина в пото­ке сиюминутных дел. Она со знанием дела и эффективно управ­ляет людьми, деловыми бумагами и всеми видами офисной тех­ники.

Секретарь всегда должна быть в курсе дел и знать, куда ушел ее шеф и когда вернется. Между тем большинство секретарей российских руководителей очень уязвимы, когда им задают такого рода вопросы. Они не имеют достаточной информации и не могут ответить на самые простые вопросы: где ваш начальник, когда будет на месте, что он имел в виду, написав такое письмо... Ин­формированность секретаря не только облегчает шефу наладить взаимоотношения с заочными и очными клиентами, но и позволяет ему выглядеть в лучшем свете.

На плечах секретаря лежит вся почта. На этом участке работы она должна: составлять ответы на простые письма, визировать их у шефа и регистрировать. Сортировать входящую корреспонден­цию по важности. Собирать информматериалы для того, чтобы выполнить просьбы. Устанавливать даты выполнения заказов, со­держащихся в письмах. Когда шеф отсутствует больше пяти дней, отвечать на письма, адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для принятия решений.

В телефонные обязанности секретаря входит: принимать входя­щие телефонные звонки, сортировать их и, учитывая приоритет­ность, переключать на шефа. Уже по тому, как отвечает секретарь по телефону, создается впечатление обо всей организации в целом. Например, если секретарь сняла трубку и сказала: «Алло...», у вос­питанного человека остался неприятный осадок. Дело в том, что «алло» - это домашняя форма начала телефонного разговора. На работе секретарю нужно, сняв трубку, поздороваться и тут же назвать свою фирму. Обязательно спрашивать о цели звонка, что­бы определить степень срочности и важности разговора. При этом надо следить за культурой телефонного общения и не допускать таких фраз: «Он на важном совещании», «У него важный визит» и т. д. Подобные фразы вызывают неприятное чувство у звоняще­го, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом, а не давали понять, что кто-то другой является важнее. Лучше в данном случае использовать ни к чему не обязывающие формулировки, такие, как: «Господина К. в настоящее время нет на месте (в пути, обедает и т. п.), мы ждем его к 15 часам. Не могли бы вы позвонить в это время?»

Если секретарь не уверена в том, хочет ли ее шеф соединить­ся с абонентом, она может сказать ему: «В настоящее время он очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его пре­рвать?» Эти фразы говорят абоненту, что ему хотят пойти на­встречу.

Когда секретарь не расслышала фразы, не поняла точно фами­лию, имя, отчество говорящего, следует сказать: «Простите, я не расслышала, будьте любезны, повторите, пожалуйста». Вопрос «что?» - лучше всего не задавать.

Секретарь должна быть предупреждена, что во время приема не следует пропускать других сотрудников, которые не записались заранее. В том случае, когда происходит что-то очень важное и не терпящее отлагательства, секретарь во время приема может войти в кабинет и тихо сообщить начальнику о случившемся.

В число безусловных обязанностей секретаря шефа также входят:

- работать в со­гласии с подчинен­ными и с теми, кто по положению вы­ше ее начальника. Быстро и четко пе­редавать поручения и, когда необходимо, проявлять инициативу (поручать без указания своего руководителя). В при­емной должна царить деловая, но в то же время дружеская атмосфера;

- четко вести текущие дела. Все доклады, реше­ния, записки представлять вовремя. Номера телефонов и по­чтовые адреса должны соответствовать действительности. Зара­нее позаботиться обо всех принадлежностях, необходимых для работы. Постоянно вести списки вопросов, которые требуют об­суждения. Эти списки поддерживаются и обновляются в контак­те с сотрудниками и используются для напоминания. Что касается конфиденциальных вопросов, то нужно стараться избегать сплетен о делах и служащих. С личными вопросами об­ращаться осторожно. В разговорах с посетителями также прояв­лять разумную осторожность.

В отношении командировочных дел надо задолго до отъезда шефа достать железнодорожное или авиа расписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гости­нице, оформить финансовые документы и приготовить все, что мо­жет понадобиться в поездке (досье, деловые бумаги).

В документообороте создать такую систему классификации, чтобы все документы хранились в специальных папках и их мож­но было оттуда легко достать. Разрабатывать и поддерживать си­стему хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки все время обновлять.

Секретарю следует иметь два отдельных списка дел: долго­срочных (выполнение более 6 месяцев) и краткосрочных. Дол­госрочные дела просматривать ежемесячно, отмечая их состояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел устанавливать ежедневно.

Секретарь обязана устанавливать время и продолжительность служебных встреч с шефом и давать посетителям необходимую информацию о нем. Секретарь должна заботиться об удобстве посетителей. Если им приходится ждать, предложить что-нибудь почитать (важным гостям предложить стакан чая или чашечку кофе). Необходимые документы должны вовремя лежать на столе шефа, чтобыон мог просмотреть их перед приходом посетителя. Когда посетитель задерживается слишком долго, следует звонить шефу и напоминать ему о бли­жайшем срочном деле, тем самым помогая за­кончить разговор.

И в заключение несколько слов о внешнем виде женщины-сек­ретаря. К сожалению, в журнале «Крокодил» так долго рисовали секретарш в непременных мини-юбках и с обильным макияжем, что этот образ, похоже, уже прочно вошел в подсознание. Также оста­лись в памяти секретари из советских производственных фильмов, эдакие злобные старушки с пучком волос, которые бросаются на посетителей. На основе этих двух стереотипов и пытаются созда­вать образ секретаря.

На самом деле это не так. Ведь секретарь - один из первых помощников руководителя, поэтому она должна быть деловитой и почти незаметной. В то же время ей надо принять посетителя, если шеф занят, а значит, уметь правильно общаться с людьми.

Секретарь - это деловая женщина, поэтому она должна при­ходить на работу в соответствующем деловой обстановке виде (ни в коем случае без чулок, в подследниках и босоножках). Такая женщина должна постоянно следить за своим внешним видом.

Для секретарей более всего подходят блузы, юбки, галстуки, строгие платья, костюмы, но ни в коем случае мини-юбки, джин­сы, легинсы, лосины: что позволено и допустимо в одежде жен­щины дома, то недопустимо на работе. Но даже и здесь секре­тарь как женщина должна оставаться привлекательной, хотя не стоит шокировать посетителей чересчур модным нарядом с оби­лием дорогих украшений, поскольку это может вызвать, как ни странно, раздражение.

Дата добавления: 2015-12-07