Задания контроля знаний делопроизводства и систем документооборота

(1 час)

В письменной форме ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
2. Что понимается под юридической силой документа?
3. Что такое стандартизация документов?
4. Что такое унификация документов?
5. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждении
6. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
7. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
8. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
9. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?
10. Каков порядок датирования документа и виды дат?
11. Каков порядок адресования документа?
12. Какими способами оформляется утверждение документа?
13. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?
14. Каков порядок оформления приложений к документу?
15. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?
16. Как оформляется согласование документа?
17. Каков порядок проставления на документах печатей?
18. Перечислите отметки, проставленные на входящем документе, укажите порядок их оформления.
19. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?
20. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тесте?
21. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
22. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
23. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?
24. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
25. Назовите этапы редактирования.
26. Каковы принципы редакторской правки?
27. Назовите виды редакторской правки.
28. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.
29. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
30. В чем особенности составления и оформления протокола?
31. В чем особенности составления и оформления акта?
32. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?
33. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства
34. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?
35. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?
36. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?
37. Что понимается под объемом документооборота?
38. Что входит в понятие документооборота?
39. Что влияет на организацию движения документов?
40. Каковы основные правила организации документооборота?
41. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
42. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
43. Назовите этапы работы исполнителя с документами. Требования к обработке исходящих документов.
44. Правила обработки исходящих документов
45. Значение регистрации документов, какое место она занимает в организации делопроизводства?
46. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
47. Назовите формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки
48. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
49. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении
50. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?
51. Что такое сроковый контроль?
52. Что такое текущий контроль, предупредительный контроль?
53. Что понимается под итоговым контролем?
54. Какие документы понимаются под обобщенным названием «обращение граждан»? В чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?
55. Что такое номенклатура дел?
56. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
57. Как оформляется номенклатура дел?
58. Что понимается под формированием дел?
59. Каков порядок хранения дел?
60. Что понимается под экспертизой ценности документа?
61. Каковы основные критерии оценки документов?
62. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов?
63. Как оформляются дела временного срока пользования, постоянного и долговременного сроков хранения?
64. Каков порядок передачи дел в архив?
65. Какое место занимает контроль за учетом документов в управленческой деятельности?

Распределение вопросов по следующим вариантам

вариант	1 вар	2 вар	3 вар	4 вар	5 вар
вопросы	1, 6,…,61	2,7, …,	3,8, …,	4,9, …,	5,10,…,65

3.6. Знакомство с системами электронного документооборота «ЕВФРАТ», «УНИ ДОК»

Компания «Когнитивные технологии» осуществляет программу партнерства с ВУЗами – «ЕВФРАТ в каждый ВУЗ», в рамках которой реализуется изучение одного из программных продуктов этой компании – системы электронного документооборота «ЕВФРАТ».

(2 часа)

Задания:

1) ознакомиться с программой по делопроизводству «Евфрат – документооборот» или «Уни док» (демонстрационные версии);

2) определить перечень функциональных задач (комплексы задач), реализованных в СЭД для автоматизации делопроизводства

3) создать и оформить: регистрационно-контрольную карточку; регистрационную запись в журнале регистрации документов (входящая, исходящая, внутренняя документация);

4) создать форму документа (Договор аренды) при помощи «Уни док» (демоверсии).

Основные развиваемые навыки и умения:

правильного внесения всех сведений о документе в журнал регистрации документов и в регистрационно-контрольную карточку;

правильного расположения всех необходимых реквизитов в документе;

оперативного составления, оформления документа;

вывода проекта документа на печать;

отправки и получения электронных документов по сети;

подготовки к хранению документа в архиве.

Интерфейс программы «Уни Док» с примером документа

3.7. Выполнение пересчёта геодезических координат точек из одной системы координат в другую

(4 часа)

Задание:

1. Изучить назначение программы PHOTOMOD GeoCalculator, выполнить основные настройки[5]

2. Ознакомится с теоретическим материалом занятия

3. При помощи программы PHOTOMOD GeoCalculator выполнить пересчёт геодезических координат трех точек из одной системы координат в другую.

4. Координаты определяются для объектов, находящихся в местном регионе

Способ работы: индивидуальный на ЭВМ. Отчет о выполнении задач занятия представляется в файле.doc в виде последовательности снимков экрана и указанием в форме таблицы начальных и итоговых значений.

Дополнительное программное обеспечение работы: программа PHOTOMOD GeoCalculator

Варианты заданий: определяется индивидуально каждому студенту три объекта в АРК, Севастополе, для которых он самостоятельно определяет координаты в одной из систем координат.

Методика работы

1. Изучение назначения, установка и запуск программы PHOTOMOD GeoCalculator

Программа PHOTOMOD GeoCalculator (PGK) предназначена для пересчёта геодезических координат точек из одной системы координат в другую.

В процессе инсталляции программы PGK устанавливается база данных систем координат, необходимая для работы с геокалькулятором.

PGK запускается из стандартного меню ОС Windows по команде Пуск | Программы | PGK.

Для деинсталляции PGK используется команда Пуск |Программы | Удаление PGK.

При первом запуске программы возникает окно выбора базы данных систем координат, в котором необходимо указать папку, содержащую нужную базу данных.

Выбор базы данных систем координат

Затем появляется окно настроек программы PGK, которое также можно открыть по команде меню Сервис | Настройки (или нажатием кнопки Настройки). Верхнее поле – Директория базы данных – отображает выбранную папку, содержащую базу данных систем координат, и позволяет при необходимости изменить путь к ней.

Если при пересчете координат в окне программы будут показаны недопустимые значения координат, их цвет будет по умолчанию красным или тем, который выбран в ниспадающем списке панели Цвета.

Настройки программы

В панели Режим работы выбирается один из трех вариантов:

Стандартный, Профессиональный или ГОСТ 51794. Первые два режима отличаются набором дополнительных функций для работы с базами данных систем координат (команды из пункта меню База данных).

В Стандартном режиме работы раздел меню База данных выглядит следующим образом:

Если необходимо работать с системами координат в соответствии с ГОСТ 51794, отметьте опцию ГОСТ 51794, и окно программы примет следующий вид:

После этого можно производить пересчет координат из/в WGS 84, СК 42, СК 95, ПЗ 90. Принцип работы остается таким же, как и при пересчете из систем координат, перечисленных в полной базе данных систем координат системы PHOTOMOD, см. раздел 2 Работа программы.

Примечание: в стандартном режиме пересчет координат осуществляется через параметры WGS 84, а в режиме ГОСТ – через ПЗ 90

При первом запуске программы PGK можно выбрать режим работы, установленный по умолчанию – Стандартный.

После нажатия кнопки ОК в окне настроек открывается собственно окно программы PGK.

2. Работа программы PGK

Окно программы (Рис.5) разделено на две панели – правую и левую. В одной из них вводятся исходные данные для точек, а в другой показываются результаты пересчёта.

Например, если у пользователя имеется набор координат исходных опорных точек в геодезической системе координат (B, L, H), чтобы пересчитать их в прямоугольные (X, Y, Z), необходимо сделать следующее.

В левой панели выбрать из списка систем координат ту, в которой измерены входящие опорные точки, нажав кнопку Выбор в поле Система координат или горячие клавиши Ctrl-L. Затем загрузить файл с координатами точек формата ASCII (кнопка Загрузить в левом поле Точки или горячие клавиши Ctrl-Alt-L).

В правой панели, в поле Система координат точно так же выбрать результирующую систему координат и произвести пересчёт координат (кнопка Вычислить в левой

Например, если у пользователя имеется набор координат исходных опорных точек в геодезической системе координат (B, L, H), чтобы пересчитать их в прямоугольные (X, Y, Z), необходимо сделать следующее.

В правой панели, в поле Система координат точно так же выбрать результирующую систему координат и произвести пересчёт координат (кнопка Вычислить в левой нижней части панели PGK или кнопка Расчет слева направо). После чего, в правом окне Точки появятся новые значения координат для точек опоры. Этот результат можно сохранить (кнопка Сохранить под окном результирующих точек) в текстовом файле и использовать в дальнейшей работе

Операции выбора и пересчета координат точек можно проводить как из левой панели в правую (как описано выше), так и наоборот – из правой в левую. В этом случае для пересчета используется кнопка Расчет справа налево.

Кроме того, в PHOTOMOD GeoCalculator имеется возможность просмотра, выбора, изменения и экспорта/импорта баз данных систем координат в разделе главного меню База данных.

3. Системы координат

Дата добавления: 2015-12-07