|
Читайте также: |
На машинных носителях информации сейчас хранится большое количество информации разного рода. Однако почти вся она хранится в виде файлов различного формата, и для доступа к ней требуется применить программы, с помощью которых она были создана. Воспользоваться этой информацией в полной мере можно лишь при условии, если имеются средства быстрого доступа к необходимым документам, возможность построения связей между различными материалами и эффективные механизмы поиска данных. Для решения этих задач и предназначены программы документооборота. Под электронными документами понимают бизнес-формы, полученные по факсу или посредством электронной почты; отчет, созданный с помощью текстового редактора; звуковой файл или видеоклип и т.д. Чтобы обобщить эти понятия, отделение Х Soft компании XEROX предложило следующее определение:
«Документ- это совокупность информации, доступная человеческому восприятию». Ведущую роль в организации документооборота играют средства подготовки электронных документов. Главная цель этих средств- создание документов, которые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт-дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации. В зависимости от используемой технологии эти продукты разделяют на 4 категории:
1.Средства подготовки документов на базе гипертекстового языка- Нурег Text Markup Language (HTML).
2.Программные продукты на базе промышленного стандарта Standart Generalized Markup Language (SGML), т.е. набор правил для описания структуры любого электронного документа.
3. Программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат, благодаря чему можно читать, печатать и распространять документы без применения приложений, с помощью которых они были созданы.
4. Системы, позволяющие собрать из разных файлов информацию, записанную в свободной форме, и объединить ее в единую структуру, предоставляя возможность организовать связи между соответствующими материалами и легко просматривать документы.
Язык HTML- это стандарт, на котором основана World Wide Web («Всемирная паутина»). Благодаря ему, можно форматировать документы и осуществлять связь текста и изображения с документом, находящимся на другом сервере WWW. HTML позволяет создавать документы путем вставки управляющих кодов в текст для обозначения заголовков, названий, графических изображений и гипертекстовых связей, а также для форматирования текста. Кроме изображений, HTML поддерживает и формы, которые позволяют собирать и обрабатывать информацию, вводимую пользователем. Пользователь может ввести текст, выбрать требуемые элементы из списка, предоставленного в окне, и передать их на сервер.
Язык SGML является наиболее зрелым стандартом подготовки электронных документов. SGML предназначен для обеспечения быстрого доступа к информации, хранящейся в электронном виде в библиотеках, базах данных или размещенной в дисковых файлах. Документ в стандарте SGML состоит из трех частей: описания, определения типа и содержания.
Описание- заголовок файла, содержащий информацию о системе, в которой будет использоваться документ.
Определение типа задает структуру документа.
Последняя часть документа - его текстовое содержание. Для использования SGML- документа необходим специальный продукт-преобразователь. Он преобразует SGML-документ в формат, в котором его можно печатать, редактировать, просматривать или вставлять в другие приложения.
Пакеты подготовки переносимых документов предназначены для пользователей, совместно применяющих документы, созданными различными приложениями. Все эти пакеты выполняют сходные функции: создание документа и его просмотр автором или любым другим пользователем с помощью специальной программы просмотра. Эта программа позволяет выводить документы на печать и скопировать текст и графику другому пользователю в свое приложение.
Пакеты создания гипертекстовых документов предназначены для просмотра многочисленных документов в поисках нужной информации, позволяя быстро переходить от документа к документу. Это достигается за счет гиперсвязей, т.е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Гипертекстовые системы включают в себя два модуля - для редактирования и для просмотра. В отличие от других средств, описанных ранее, эти системы позволяют не только просматривать документы, но и обладают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам, по полному или неполному совпадению и предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи. Пакеты для работы с формами позволяют получать доступ к документам в понятном пользователю формате, осуществлять связь с базой данных, производить коллективную обработку данных, делать запросы, выводить формы на печать. Формы можно рассылать по электронной почте сразу нескольким пользователям. Программы для работы с формами включают средства защиты на основе криптографической системы RSA.
Рассматривая тенденции развития программного обеспечения автоматизации документооборота, следует отметить, что электронные документы никогда полностью не заменят бумажные. Однако они являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией. Применение технологии электронных документов приводит к значительному сокращению расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги, увеличению скорости обслуживания клиентов и снижению стоимости услуг. Однако пользователи, покупая системы управления документами, вынуждены приобретать продукты различных производителей, прибегая к помощи интеграторов или поставщиков услуг. Поэтому аналитики предсказывают, что вскоре появятся приложения для управления документами, объединяющие такие технологии как обработка изображений, оптическое распознавание символов, просмотр документов, обслуживание электронных библиотек и поиск текста. Перспективным направлением развития электронных систем управления документами является объединение офисных систем с Internet на базе Web-.технологий. Это обеспечит доступ к удаленным документам, позволит перейти окончательно к безбумажной технологии в обмене информацией. Практическая реализация концепции электронного офиса приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
Список литературы
1. Кудрявцев В.А. Организация работ с документами. Учебник - М.: ИНФРА, 1998.- 575с
2. Евдокимов В.В. Экономическая информатика. Учебник - СПб.: ПИТЕР, 1997.-592с.
3. И.К. Корнеев, В.А. Машурцев. Информационные технологии в управлении.- М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с. - (Серия "Вопрос-ответ").
ПОНЯТИЕ ТЕРМИНА "ИНТЕГРАЦИЯ"
Под интеграцией понимается совместное использование информации при решении различных прикладных задач. Эта концепция и сегодня сохраняет свое значение. Ранние программные продукты характеризовались тем, что каждый из них имел собственные форматы файлов (свою внутримашинную форму представления информации) и интерфейсы, поэтому обмен файлами между этими программами был практически невозможен. Когда же некоторые программы стали фактическими стандартами в своих прикладных областях, проблема совместимости файлов исчезла, т. к. производители программ обеспечивали встроенную совместимость с этими стандартными форматами. Но различия пользовательских интерфейсов и необходимость их изучения при переходе к новому программному продукту остаются ключевой причиной использования тех программ, которые обеспечивают объединение под единым интерфейсом нескольких различных приложений.
Интегрированные пакеты программ — это набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друг друга и поддерживающих единые информационные технологии. Традиционные, или полносвязанные, интегрированные программные комплексы представляют собой многофункциональный автономный пакет, в котором в одно целое соединены функции и возможности различных специализированных (проблемно-ориентированных) пакетов, родственных в смысле технологии обработки 
данных на отдельном рабочем месте.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 119 | Нарушение авторских прав