Проверка наличия документов, дел и носителей информации

Процедура подготовки месячной, квартальной и годовой про­верки:

а) составление рабочих планов, планов-графиков проверок;

б) формирование и утверждение состава сотрудников для осу­ществления проверки;

в) при наличии автоматизированного учета документов распе­чатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому участку службы конфиденциальной документации:

— электронной валовой описи конфиденциальных документов и (или) электронной описи (контрольного журнала) учетных карто­чек документов;

— электронной описи массива подлинников электронных доку­ментов, находящихся в компьютере участка;

— электронной описи магнитных носителей (дискет, дисков и т. п.), информация с которых не подлежит переносу в массив электронных документов компьютера участка;

— электронной описи магнитных носителей со страховыми и резервными копиями всех электронных документов участка (вне­сенных в компьютер или хранящихся на магнитных носителях от­дельно от компьютера);

— электронной описи архивных магнитных носителей, содер­жащих электронные документы временного срока хранения;

— электронной описи бумажных документов, перенесенных в электронный массив компьютера участка или перенесенных на магнитный носитель, хранящийся отдельно от компьютера;

— электронной описи рабочих магнитных носителей, предназ­наченных, например, для промежуточного хранения документов, поступивших по электронной почте;

— электронной описи документов, дел и носителей, выданных исполнителям, в том числе по каналу защищенной компьютерной связи;

— при необходимости — электронных экземпляров номенкла­туры дел и журнала учета законченных производством дел, карто­тек и журналов;

г) при наличии автоматизированного учета документов распе­чатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому исполнителю:

— электронной описи документов, находящихся у исполнителя (бумажных, на магнитном носителе и документов, переданных по линии защищенной компьютерной связи), учтенных носителей ин­формации;

— электронной описи массива копии электронных документов, переданных по линии связи или введенных с дискеты и находя­щихся в компьютере исполнителя, а также документов, составляе­мых (изготовляемых) исполнителем на компьютере;

— электронной описи рабочих магнитных носителей информа­ции, предназначенных для ежедневной перезаписи массива кон­фиденциальной информации, находящейся в компьютере испол­нителя, и сдачи в службу конфиденциальной документации;

— электронной описи магнитных носителей с документами, не подлежащими переносу в электронный массив компьютера ис­полнителя (поступившими, изданными, переданными для согласо­вания и т. п.);

— электронной описи учтенных чистых магнитных носителей;

д) заверение бумажных экземпляров описей росписью руково­дителя участка;

е) распределение (группировка) бумажных экземпляров учет­ных карточек документов по указанным выше описям;

ж) объединение бумажных экземпляров описей, составленных на разных участках в разрезе исполнителей, в единый блок по каждому исполнителю;

з) передача подготовленных материалов председателю прове­рочной комиссии под роспись в передаточном журнале;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи руководителя участка.

Выполнение операций процедуры ведения проверки на участке службы конфиденциальной документации:

а) проверка соответствия учетных данных в бумажных экземп­лярах учетных карточек и бумажных экземплярах распечатанных описей;

б) проверка соответствия учетных данных документа и данных на него, указанных в бумажных экземплярах учетных форм;

в) проверка правомерности внесения различных отметок в учет­ные формы, наличия двух росписей (электронных подписей), а так­ же номеров и дат оправдательных документов на отправку, перевод на другой вид учета, уничтожение документа в целом или его части;

г) установление количества изготовленных и фактического на­личия экземпляров и листов документа, страховых, рабочих и ре­зервных копий электронного документа;

д) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, со­ответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсут­ствия несанкционированных копий и правильности оформления процесса уничтожения электронных документов и магнитных но­сителей;

е) обнаружение по описям (контрольному журналу) и учетным карточкам отсутствующих или не представленных к проверке до­кументов, розыск документов (экземпляров, листов документа, приложений и т. п.);

ж) проверка правильности ведения всех традиционных и элект­ронных учетных форм, описей, своевременности и правильности внесения в них необходимых текущих записей, отметок и росписей(электронных подписей);

з) проверка наличия и оформления дел, их соответствия номен­клатуре дел, правильности выполнения процедуры закрытия дел регистрации в журнале учета законченных производством дел, картотек и журналов; проверка наличия и регистрации учетных картотек и журналов;

и) проверка правильности работы сотрудников участка с бу­мажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов, дел и носителей, правильности работы с информацией и документами, находящи­мися в компьютере.

Выполнение операций процедуры ведения проверки на рабочих местах исполнителей:

а) проверка наличия в рабочей папке (спецчемодане), сейфе и компьютере исполнителя документов, числящихся за исполните­лем по всем видам учета независимо от сроков регистрации доку­ментов;

б) проверка соответствия данных документа данным на него, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки, а также данным в соответствующей описи, проверка отсутствия у исполни­теля документов, не указанных в описи;

в) полистный просмотр бумажных документов и дел, проверка сохранности всех элементов документа;

г) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, со­ответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсут­ствия несанкционированных копий и незарегистрированных доку­ментов, правильности оформления процесса уничтожения копий электронных документов и магнитных носителей;

д)проверка правильности ведения записей и допечаток во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, соот­ветствия состава документов внутренней описи и описи, состав­ленной на участках службы документации;

е) обнаружение по описям и учетным карточкам документов и носителей информации, не представленных исполнителем к про­верке, розыск документов (экземпляров, листов, приложений и т. п.);

ж)проверка правильности работы исполнителя с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов в рабочее время, своевремен­ности и полноты сдачи их по окончании рабочего дня на хранение в службу конфиденциальной документации, правильности работы с информацией, находящейся в компьютере;

з) проверка наличия необходимых условий для работы с кон­фиденциальной информацией и документами на рабочем месте исполнителя (оборудование рабочего места).

Процедура оформления и анализа результатов проверки:

а) внесение отметок о проведении проверки на участке службы конфиденциальной документации в электронные и бумажные экземпляры учетных карточек документов и носителей информа­ции, номенклатуру дел и журнал учета законченных производ­ством дел, картотек и журналов;

б) составление, подписание и утверждение акта проверки на­личия документов на участках службы документации;

в) фиксирование результатов проверки наличия документов у исполнителей в специальном журнале службы конфиденциаль­ной документации;

г) сдача председателем комиссии полученных ранее бумажных экземпляров электронных описей, контрольных журналов и учет­ных карточек на соответствующие участки службы конфиден­циальной документации по передаточному журналу;

д)помещение учетных карточек и контрольных журналов в ме­ста их хранения;

е) уничтожение по акту бумажных экземпляров электронных описей;

ж)анализ результатов проведенной проверки наличия доку­ментов и выполнения всеми сотрудниками правил работы с конфи­денциальными документами, выработка предложений по совер­шенствованию организации и технологии обработки и хранения документов;

з) проведение служебного расследования по обнаруженным фактам отсутствия документов, дел и носителей информации, экземпляров, листов и других элементов документа;

и) информирование руководства предприятия о результатах проведенной проверки и разработанных мерах совершенствова­ния работы с конфиденциальными документами;

к) установление сроков ликвидации выявленных недостатков в работе с документами и необходимости проведения повторной проверки.

Дата добавления: 2015-12-07