По документам

Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ:

а) внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ (традиционный или электронный машин­ный журнал, протокол) из журнала учета пакетов (пакетно-контрольного журнала) с указанием даты и росписи оператора ЭВМ службы конфиденциальной документации;

б) проставление на бумажных документах (в том числе сопроводительных письмах) штампа отметки для автоматического поиска документа;

в) проставление на бумажных документах, подлежащих переносу на машинный носитель, а также в сопроводительных письмах к документам, записанным на дискете, штампа (надписи) для внесения в них в дальнейшем необходимых сведений;

г) регистрация магнитного носителя при поступлении документа, записанного на дискете;

д)распределение документов на группы в соответствии с уровнем их конфиденциальности и другим признаком ограничения доступа для раздельного ввода в ЭВМ;

е) формирование составных частей поискового (учетного) индекса документа;

ж)получение указания администратора банка данных службы конфиденциальной документации, в какую часть рабочего массива вводить данный документ (директорию, файл).

Процедура ввода исходных сведений о поступивших документах в автоматизированный банк данных:

а) вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным (повторно не воспроизводимым) порядковым номером, внесение индекса документа;

б) заполнение на экране с бумажного документа зон и граф матрицы учетной карточки;

в) автоматическое (или с помощью клавиатуры) заполнение |учетной карточки на электронный документ, записанный на дискете или поступивший по защищенной линии электронной почты;

г) внесение в учетную карточку документа учетных номеров и даты регистрации машинных носителей (диска, дискет и т. п.), на которых записаны исходные сведения о документе;

д)автоматическое внесение необходимых сведений в электронную валовую опись конфиденциальных документов и (или) электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек документов, проверка правильности внесенных сведений;

е) рукописное или автоматическое внесение в машинный жур­нал (протокол) отметки о заполнении комплекта электронных учетных форм, заверенной росписью оператора;

ж)внесение в журнал учета пакетов номеров зарегистрирован­ных документов, заверение отметки росписью оператора;

з) приставление на бумажном документе необходимых сведе­ний во входящем штампе основного документа (или сопроводительного письма) и на приложениях, а также в штампе отметки для
автоматического поиска документа;

и) ввод в электронный документ, поступивший по линии элект­ронной почты, указанных выше сведений;

к) контроль правильности внесенных сведений;

л) помещение поступивших бумажных документов и электрон­ных на дискете в рабочую папку сотрудника участка, возвращение электронных документов, поступивших по линии электронной по­чты, в предварительный массив компьютера участка.

Процедура ввода в автоматизированный банк данных электрон­ных документов и аналогов бумажных документов:

а) выполнение всех операций процедуры, внесение соответ­ствующей записи в машинный журнал (протокол), учитывая, что сведения о документах, поступивших по линии электронной по­чты, факсу и т. п., также внесены в журнал учета пакетов и машин­ный журнал;

б) ввод документа (в том числе и сопроводительного письма) на бумажной основе или записанного на дискете в соответствующий рабочий массив с помощью технических средств, перенос элект­ронного документа, поступившего по линии связи, из специального предварительного массива в рабочий массив;

в) проставление на каждом листе электронного документа гри­фа конфиденциальности и учетного номера документа, электрон­ной подписи (или ежедневного кода) оператора и даты ввода доку­мента в рабочий массив;

г) автоматическое (или с помощью клавиатуры) внесение дан­ных о местонахождении документа в электронную учетную кар­точку документа и электронную опись документов или учетных карточек с указанием его адреса в массиве и номеров машинных носителей (дисков, дискет и т. п.), проставление электронной под­писи оператора;

д) контроль автоматического внесения сведений о вновь посту­пивших документах в электронную опись рабочего массива элект­ронных документов, находящихся в базе данных компьютера учас­тка, и учетную карточку (опись документов) соответствующего ма­шинного носителя; допечатка информации и проставление росписи в бумажном экземпляре учетной карточки носителя;

е) контроль правильности внесения документа в рабочий массив и фактического наличия его на машинном носителе в полном объеме и целостности, закрытие документа от несанкционированного доступа;

ж)изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, поступившего по линии электронной почты, внесение соответствующей записи и росписей в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) носителя;

з) обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;

и) подшивка бумажного документа в дело в соответствии с но­менклатурой дел службы конфиденциальной документации и по­мещение страховой дискеты в ячейку места хранения;

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи оператора;

л) передача электронных документов на компьютер (сервер) администратора банка данных службы конфиденциальной доку­ментации под роспись администратора в машинном журнале опе­ратора (для внесения отметок о доступе к документу персонала и проведения других операций по закрытию информации, регистра­ции действий в рабочем журнале администратора);

м) фиксирование в электронной учетной карточке письменного указания начальника службы конфиденциальной документации ад­министратору банка данных о дальнейшем движении документа;

н) внесение в машинный журнал (протокол) администратора сведений о выполненных операциях, проставление росписи адми­нистратора.

Процедура распечатки на бумажном носителе учетных сведе­ний о поступивших документах:

а) выполнение технических операций по распечатке (изготов­лению машинограмм): бумажного аналога (экземпляра) электрон­ной учетной (страховой) карточки документа со всеми отметками и при необходимости в зависимости от принятой технологии — кар­точки выдачи документа и ежедневной части описи зарегистриро­ванных поступивших документов;

б) подтверждение подлинности бумажного экземпляра элект­ронной карточки росписью на ней руководителя участка с простав­лением печати службы конфиденциальной документации и даты;

в) внесение отметок о производстве распечаток в электронную учетную карточку документа с указанием даты и электронной под­писи оператора;

г) включение бумажного экземпляра электронной учетной кар­точки документа в валовую (страховую) картотеку;

д) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи оператора.

Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:

а) подсчет количества поступивших и зарегистрированных до­кументов;

б) проверка закрытия всех позиций журнала учета пакетов, проставление в журнале росписи второго сотрудника участка;

в) проверка соответствия записей в журнале учета пакетов и машинном журнале (протоколе), проставление в машинном жур­нале росписи второго сотрудника участка;

г) проверка правильности заполнения и полноты включения исходных сведений о документах во все электронные описи и учет­ные карточки, проставление в формах электронной подписи второ­го сотрудника участка;

д)проверка фактического наличия всех зарегистрированных документов в рабочих массивах и на машинных носителях, провер­ка полноты, комплектности и целостности всех элементов документа, наличия необходимых отметок, защитных меток, простав­ление электронной подписи второго сотрудника в опись рабочего массива компьютера участка и электронной учетной карточки каждого машинного носителя.

4. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Процедура первичного оформления носителя:

а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;

б) выполнение специфических операций по оформлению каж­дого вида носителя;

в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

г) внесение заверительных надписей;

д)проверка целостности и качества технических носителей ин­формации, надежности их заводской упаковки;

е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, уста­новление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.

Процедура традиционной или автоматизированной регистра­ции носителей:

Традиционная регистрация носителей:

а) заполнение на носителе строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;

б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;

в) подкалывание карточки к носителю.

Автоматизированная регистрация носителей:

а) заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером (для магнитных носителей кар­точка одновременно выполняет функцию описи документов, запи­санных на носителе), иногда в зависимости от принятой техноло­гии — автоматическое заполнение дополнительной карточки уче­та выдачи носителя;

б) проверка правильности и полноты заполнения карточки;

в) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или электронную опись (контрольный журнал) учета дви­жения карточек, проверка правильности внесенной записи;

г) перенесение на регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной карточки для ведения описи записанных до­кументов;

д)распечатка на принтере электронной учетной карточки носи­теля (для страховой валовой картотеки), распечатка для магнитно­го носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного ана­лога карточки для выдачи исполнителю вместе с носителем;

е) внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в элект­ронную учетную карточку носителя;

ж)подтверждение подлинности бумажных экземпляров элект­ронной карточки росписью руководителя участка с проставлением печати и даты;

з) изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка. Процедура окончательного оформления носителя:

а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;

б) проставление регистрационного номера на всех листах носи­теля;

в) маркировка технического носителя (проставление регистра­ционного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Процедура выдачи документов предварительного учета испол­нителям:

При традиционной регистрации носителя:

а) проверка правильности оформления носителя и соответ­ствия учетных данных в журнале (карточке) и на носителе;

б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке или карточке учета выдачи;

в) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной форме;

г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении)в журнал регистрации и учета движения карточек;

д) выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме;

е) постановка учетной карточки в картотеку «За исполнителями»;

ж) внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

При автоматизированной регистрации носителя:

а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

б) проверка правильности оформления носителя и соответ­ствия учетных данных в карточке и на носителе;

в) заполнение соответствующих граф электронной учетной карточки о выдаче носителя;

г) допечатка на принтере указанных сведений в бумажных эк­земплярах электронной учетной карточки и карточке учета выда­чи носителя (в зависимости от принятой технологии) и заверение их росписью сотрудника участка;

д) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетных формах;

е) автоматическое внесение в электронную опись носителей, зарегистрированных на участке, или электронную опись учета движения учетных карточек фамилии исполнителя, который рас­писался за получение документа;

ж)автоматическое внесение сведений о носителе в электрон­ную опись документов, дел и носителей, выданных конкретным ис­полнителям на данном участке службы конфиденциальной доку­ментации (здесь и далее — при необходимости, в зависимости от принятой технологии); допечатка на принтере в традиционной внут­ренней описи документов, находящихся у исполнителя, строки с исходными сведениями о выданном носителе; возвращение внут­ренней описи исполнителю;

з) выдача носителя исполнителю под роспись в бумажном эк­земпляре электронной учетной карточки; выдача магнитного носи­теля вместе со вторым бумажным экземпляром его учетной кар­точки;

и) постановка оставшегося на участке бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку; постановка карточки учета выдачи носителя (если она предусмот­рена технологией) в картотеку «За исполнителями»;

к) возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив; л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи оператора.

Процедура выдачи исполнителям дополнительных листов:

а) оформление (маркировка) дополнительных листов;

б) поиск традиционных или электронных учетных форм и их бумажных аналогов;

в) внесение сведений о дополнительных листах в традиционные или электронные учетные карточки основного носителя;

г) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки вновь внесенной информации и заверение вне­сенных сведений росписью сотрудника участка;

д)автоматическое внесение сведений о дополнительных листах в электронную опись носителей, выданных конкретным исполни­телям; допечатка (или внесение самим исполнителем) в традици­онную внутреннюю опись документов, находящихся у исполните­ля, строки с исходными сведениями о дополнительных листах; воз­вращение внутренней описи исполнителю;

е) выдача дополнительных листов исполнителю под роспись в бумажном экземпляре учетной карточки или карточке учета вы­дачи;

ж)возвращение традиционной учетной карточки в картотеку«За исполнителями» или постановка бумажного экземпляра элек­тронной учетной карточки носителя в страховую картотеку;

з) возвращение электронной учетной формы в рабочий массив;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура приема от исполнителей документов предваритель­ного учета:

При традиционной регистрации носителя:

а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточ­ки в картотеке «За исполнителями»;

б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носи­теле;

в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик техниче­ских носителей;

г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя;

д) роспись сотрудника участка документов предварительно гоучета за прием носителя в учетной форме и во внутренней описиисполнителя;

е) внесение отметки в журнал регистрации и учета движения учетных карточек о новом местонахождении носителя;

ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения. При автоматизированной регистрации носителя:

а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

б) сравнение исходных и рабочих записей в электронной кар­точке и на носителе;

в) проверка количества листов носителя, отметки о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик техниче­ских носителей;

г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя;

д)при приеме магнитного носителя информации — просмотр носителя на экране дисплея, внесение в электронную учетную кар­точку (опись документов) носителя (в том числе записанную на са­мом носителе) сведений, внесенных исполнителем в бумажный экземпляр учетной карточки, проверка реального наличия этих документов, допечатка этих сведений в страховой бумажный эк­земпляр карточки и проставление росписи в двух бумажных эк­земплярах карточки;

е) заполнение граф электронной учетной карточки о приеме но­сителя от исполнителя;

ж)автоматическое внесение в электронную опись носителей или электронную опись учета движения учетных карточек нового местонахождения носителя;

з) автоматическое внесение этой информации в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям;

и) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки отметки о приеме носителя, роспись сотрудника участка; допечатка отметки о приеме носителя во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, возвращение внутренней описи исполнителю;

к) помещение одного бумажного экземпляра электронной учет­ной карточки в страховую картотеку, другого — в футляр вместе с носителем;

л) возвращение электронной карточки в рабочий массив; м) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Дата добавления: 2015-12-07