Задачи и функции службы ДОУ

2.1. Служба ДОУ выполняет следующие задачи:

2.1.1. организацию документационного обеспечения деятельности учреждения Банка России;

2.1.2. поддержание единого порядка работы с документами в учреждении Банка России в соответствии с установленными нормативными требованиями, технологией САДД БР и САДД ТУ, а также других информационных систем и программных средств работы с документами;

2.1.3. контроль за своевременным исполнением документов и поручений Банка России, руководства учреждения Банка России, обращений органов власти, кредитных и других организаций, а также письменных обращений граждан;

2.1.4. организацию работы с архивными документами в учреждении Банка России;

2.1.5. осуществление организационно-методического руководства и контроля за постановкой делопроизводства и хранения архивных документов в подразделениях учреждения Банка России;

2.2. Служба ДОУ в соответствии с выполняемыми задачами осуществляет следующие функции:

2.2.1. организует документооборот в аппарате учреждения Банка России на основе единых требований и современных информационных технологий;

2.2.2. принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, ведет учет документооборота, анализирует и докладывает руководству информацию о ходе и результатах этой работы, готовит предложения по совершенствованию организации работы с документами, оптимизации и унификации документооборота;

2.2.3. организует использование типовой САДД ТУ, а также других программных комплексов, применяемых в сфере ДОУ в Банке России^[4];

2.2.4. осуществляет технологическое и пользовательское администрирование САДД ТУ (совместно с подразделением информатизации);

2.2.5. контролирует соблюдение требований к технологии работы с документами в САДД ТУ;

2.2.6. осуществляет выполнение комплекса функций (прием, регистрация, учет передачи, аннотирование в САДД ТУ и учет резолюций, отправка, тиражирование и др.) по работе с теми видами документов, работа с которыми централизована в соответствии с требованиями нормативных и иных актов Банка России или возложена на службу ДОУ руководством учреждения Банка России [5];

2.2.7. осуществляет прием, аутентификацию и регистрацию документов, поступающих в электронной форме с использованием технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР;

2.2.8. осуществляет по решению руководства учреждения Банка России предварительное рассмотрение документов и письменных обращений граждан, поступивших в адрес учреждения и его руководства; готовит проекты резолюций; осуществляет пересылку поступивших документов по принадлежности;

2.2.9. осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и поручений Банка России, руководства учреждения Банка России, обращений органов власти, кредитных и других организаций, а также письменных обращений граждан;

2.2.10. готовит информационные материалы о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении Банка России;

2.2.11. организует доведение нормативных и иных актов Банка России до структурных подразделений (в том числе в электронной форме);

2.2.12. ведет работу с резервом тиражированных копий документов, поступивших в учреждение Банка России;

2.2.13. проверяет правильность оформления и визирования документов, подготовленных подразделениями и подлежащих регистрации или отправке в службе ДОУ;

2.2.14. организует использование возможностей САДД ТУ по электронному согласованию проектов документов при осуществлении в учреждении Банка России согласования проектов документов в электронной форме. Проверяет соблюдение порядка визирования и достоверность распечатанных листов согласования;

2.2.15. организует подготовку (в том числе путем сканирования) и отправку электронных копий документов Банка России (в том числе с ограничительной пометкой «Для служебного пользования») в рамках технологии САДД ТУ и взаимоувязанного документооборота САДД БР с использованием криптографических и иных средств защиты информации, принятых в Банке России;

2.2.16. производит при необходимости распечатку документов, полученных в электронной форме;

2.2.17. осуществляет экспедиционную обработку поступающих и отправляемых документов на бумажных носителях, в том числе с использованием типового программного комплекса задач АКОРД БР;

2.2.18. организует доставку документов на бумажных носителях с привлечением соответствующих служб доставки;

2.2.19. оказывает по поручению руководства учреждения Банка России содействие в обслуживании и документировании заседаний коллегиальных органов и совещаний, проводимых руководством;

2.2.20. организует изготовление и обеспечивает хранение бланков организационно-распорядительных документов территориального учреждения, обеспечивает их учет и выдачу структурным подразделениям;

2.2.21. организует разработку и согласование номенклатуры дел учреждения Банка России;

2.2.22. организует архивное хранение, обеспечивает сохранность, учет, ведение научно-справочного аппарата и использование законченных делопроизводством документов учреждения Банка России, в том числе с использованием подсистемы «Ведомственный электронный архив деловых документов для территориальных учреждений и организаций Банка России» (ВЭАР);

2.2.23. осуществляет экспертизу ценности и отбор документов Архивного фонда Российской Федерации для передачи на государственное хранение;

2.2.24. предоставляет архивные документы для исполнения запросов организаций и граждан;

2.2.25. в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки;

2.2.26. проводит информационно-справочную и аналитическую работу по вопросам, связанным с документационным обеспечением управления;

2.2.27. осуществляет организационно-методическое руководство по вопросам работы с документами в структурных подразделениях;

2.2.28. осуществляет контроль состояния делопроизводства и исполнительской дисциплины, проводит проверки организации работы с документами в структурных подразделениях;

2.2.29. осуществляет совместно с другими структурными подразделениями работу по оптимизации процедур работы с конкретными категориями документов на основе требований нормативных и иных актов Банка России и с учетом возможностей применяемых информационных технологий;

2.2.30. рассматривает поступающую корреспонденцию и исполняет документы по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;

2.2.31. обеспечивает сохранность информации ограниченного доступа в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными и иными актами Банка России, а также соблюдение установленного в Банке России порядка работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа;

2.2.32. выполняет по решению руководителя учреждения Банка России иные функции, связанные с документационным обеспечением управления[6].

Дата добавления: 2015-11-26