6.6.1. Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, подлежащие передаче на архивное хранение.
6.6.2. Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скрепки).
В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела, в необходимых случаях – бланки форм для внутренней описи документов дела.
6.6.3. Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
6.6.4. Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.
6.6.5. Все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, должны быть пронумерованы простым карандашом арабскими цифрами, которые проставляются на лицевой стороне в правом верхнем углу. Не допускается нумерация листов шариковыми, гелевыми ручками, цветными карандашами.
Листы большого формата также нумеруются в правом верхнем углу, складываются и подшиваются за один край.
Каждый том дела должен иметь самостоятельную нумерацию листов, начинающуюся с цифры 1.
6.6.6. Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле.
Лист-заверитель оформляется по форме приложения 11 к настоящей Инструкции (в деле - на отдельном листе, в книге (при возможности) - на последнем чистом листе книги). Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела. Не допускается оформление листа-заверителя дела на обложке дела или на обороте последнего листа последнего документа.
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, затем проставляется знак «+» и указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации документов дела:
наличие литерных номеров листов;
наличие пропущенных номеров;
наличие поврежденных листов;
номера листов с наклеенными фотографиями;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Количество литерных, пропущенных листов учитывается в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 74, но в деле есть листы с номерами 61а, 72а и пропущен номер 44. В этом случае общее количество листов будет составлять 74+2-1=75.
Все последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, присоединение новых документов, изъятие, замена подлинных документов копиями) отражаются в новых листах-заверителях. При необходимости проводится перенумерация листов дела. При перенумерации старые номера листов зачеркиваются и рядом пишутся новые, составляется новый лист-заверитель. Старый лист-заверитель дела не уничтожается и не перечеркивается.
6.6.7. Внутренняя опись составляется работником структурного подразделения, в котором было сформировано данное дело, при наличии в деле документов, требующих особого учета, и оформляется согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
6.6.8. В учреждении Банка России составление внутренней описи обязательно для следующих категорий дел:
личные дела;
личные карточки работников;
приказы по основной деятельности, распоряжения;
протоколы заседаний постоянного действующего коллегиального органа;
стенограммы совещаний, заседаний комиссий.
По решению руководителя структурного подразделения внутренняя опись может составляться и для других категорий документов.
Все последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для изменения в составе дела.
Глава 7. Оперативное хранение дел в структурных подразделениях учреждения Банка России
7.1. С момента заведения и до передачи в архив учреждения Банка России (уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей структурных подразделений и ответственных за ДОУ.
Оперативное хранение бухгалтерских и кассовых документов, в том числе на электронных носителях, регламентируется специальными нормативными актами Банка России.
7.2. Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Помещения для оперативного хранения документов должны быть оборудованы средствами хранения, обеспечивающими физическую сохранность документов до передачи их на архивное хранение или выделения к уничтожению.
Сохранность документов в электронной форме обеспечивается доступом к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечением режима работы с документами в электронной форме, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
7.3. Учет дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел. В номенклатурах дел фиксируется передача дел на архивное хранение или выделение документов к уничтожению. Для этого в графе «Примечание» делаются соответствующие отметки. Например:
«Дело уничтожено по акту от 12.08.2007 № 34-2007».
7.4. Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и иными уполномоченными органами по решению суда производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа подшивается его копия, заверенная печатью, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). При наличии внутренней описи документов в деле в ней делается отметка об изъятии документа.
7.5. В случаях реорганизации или ликвидации структурного подразделения или учреждения Банка России (с передачей его функций другому структурному подразделению или учреждению Банка России) образовавшиеся в процессе его деятельности дела передаются по описям и акту приема-передачи дел (по форме приложения 13 к настоящей Инструкции).
Отдельные описи составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Описи составляются структурными подразделениями, передающими дела, в соответствии с п. 9.1 настоящей Инструкции. В опись могут включаться дела за несколько лет подряд.
Не законченные делопроизводством дела, переданные другому структурному подразделению, включаются в его номенклатуру дел.
Все описи дел, подлежащих передаче, перечисляются в акте приема-передачи дел. Рекомендуется присваивать описям номера в пределах групп включенных в них дел. Например, описи с № 1 по № 5 – дела постоянного хранения, с № 6 по № 9 – дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и т.п.
В наименование описи входит наименование структурного подразделения, в деятельности которого дела были сформированы. Наименование описи должно также содержать сведения о сроке хранения и крайних датах включенных в нее дел. Например:
«Опись № 2. Дела постоянного хранения отдела организации бухгалтерского учета и отчетности за 2000-2003 годы».
В акте приема-передачи дел указывается количество дел по каждой описи и общее количество передаваемых дел и их крайние даты.
Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается вместе с делами и описями структурному подразделению, принимающему дела, второй – в архив учреждения Банка России.
Дела со сроками хранения «До минования надобности» и «До замены новыми», а также с истекшими сроками временного хранения передаются в случае необходимости.
В случае ликвидации, реорганизации структурных подразделений на дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения в соответствии с п. 8.3 настоящей Инструкции.
Работа по приему-передаче дел производится под контролем и при методическом руководстве службы ДОУ.
Составление описей, актов приема-передачи дел, а также оформление дел для их дальнейшей передачи возлагается на ответственного за ДОУ ликвидируемого, реорганизуемого подразделения. Описи и акты о выделении дел к уничтожению составляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Глава 8. Экспертиза ценности и отбор документов для последующего хранения или уничтожения в структурных подразделениях учреждения Банка России
8.1. Экспертиза ценности документов в структурных подразделениях проводится при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению.
8.2. Экспертиза ценности и отбор документов для последующего хранения или уничтожения осуществляются ответственным за ДОУ структурного подразделения под методическим руководством и контролем службы ДОУ.
8.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор:
документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи на архивное хранение;
документов временного (до 10 лет) срока хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
документов с истекшим сроком хранения для уничтожения.
По результатам экспертизы ценности составляются описи на дела, передаваемые в архив учреждения Банка России, а также акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению (по форме приложения 14 к настоящей Инструкции). Описи и акты представляются на рассмотрение в службу ДОУ. Дела, оставленные на хранение в структурном подразделении, учитываются в номенклатуре дел структурного подразделения.
8.4. В акт о выделении к уничтожению документов включаются дела, срок хранения которых истек 1 января года, в котором составляется акт. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело с трехлетним сроком хранения, законченное делопроизводством в 2005 году, может быть уничтожено не ранее 1 января 2009 года.
8.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются в двух экземплярах, согласовываются со службой ДОУ и представляются на рассмотрение ЭК. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем структурного подразделения.
8.6. Факт уничтожения дел фиксируется в акте о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Запрещается использовать отобранные для уничтожения документы для хозяйственных нужд.
Глава 9. Подготовка и передача дел в архив учреждения Банка России
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 58 | Нарушение авторских прав