Прием и обработка документов, поступивших по электронным каналам связи

Прием документов, поступающих в учреждение Банка России по электронным каналам связи с использованием технологии САДД БР, осуществляется службой ДОУ (экспедицией).

При этом службой ДОУ (экспедицией) проводятся:

регулярный контроль поступления электронных сообщений для обеспечения своевременной их обработки;

аутентификация поступившего сообщения;

определение необходимости регистрации поступившего документа в САДД ТУ;

регистрация документа в САДД ТУ с указанием вида доставки - «e-mail»;

распечатка (при необходимости) документа и его регистрационных данных;

автоматическая отправка извещения отправителю о регистрации поступившего документа в САДД ТУ.

Если документ поступил в учреждение Банка России по электронным каналам связи не в рамках технологии САДД БР, то его прием, аутентификация, первичная обработка и распечатка выполняются в структурном подразделении, уполномоченном принимать данный вид документов. На распечатанном документе проставляется штамп подразделения с отметкой о дате поступления документа и подписью работника, осуществившего его прием и распечатку. Распечатанный документ регистрируется в САДД ТУ в установленном в учреждении Банка России порядке.

Аналогично осуществляются прием и обработка копий документов, поступающих в учреждение Банка России по факсимильной связи.

В случае последующего поступления в учреждение Банка России документа на бумажном носителе ему присваивается тот же регистрационный номер САДД ТУ, что и ранее зарегистрированному документу, поступившему по электронным каналам связи. При этом в регистрационную карточку САДД ТУ вносится соответствующая информация. Поступивший на бумажном носителе документ передается ответственному исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя, рассмотревшего ранее зарегистрированный в САДД ТУ документ.

4.3.5. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации в САДД ТУ не подлежат:

поздравительные открытки и телеграммы, пригласительные билеты;

печатные издания (книги, газеты, журналы, обзоры прессы, каталоги, бюллетени, справочники и другие);

рекламные материалы;

письма юридических лиц без подписи и указания адреса юридического лица;

мультимедийные и магнитные носители, видеокассеты, фотографии и другие носители информации без сопроводительных документов к ним;

сообщения, поступившие по электронным каналам связи на персональные адреса работников и не содержащие отметки о поступлении, проставленной работником, уполномоченным принимать документы по электронным каналам связи;

материалы статистической отчетности, в том числе в электронной форме, поступающие непосредственно в структурные подразделения и обрабатываемые в них.

Не подлежащие регистрации документы и информационные материалы, поступившие в службу ДОУ (экспедицию), при необходимости учитываются в АКОРД БР и передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Документы, присланные в конвертах с пометкой «лично» («private»), «персонально», по решению должностного лица, в адрес которого они поступили, могут передаваться на регистрацию в порядке, установленном в учреждении Банка России.

Дата добавления: 2015-11-26