Читайте также:
|
Лабораторная работа №3
Слияние документов
Цель работы: изучение технологии слияния документов в текстовых процессорах и применения слияния для создания и печати писем
Теоретическая часть
Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:
1. Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
2. Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
3. Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.
Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создают один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляют в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ называют основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации основного документа с источником данных. В результате слияния получается новый документ, который называют составным документом.
Используемая терминология:
Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.
Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.
Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.
Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.
Процесс слияния, выполняемый в текстовом редакторе, состоит из нескольких общих действий:
1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
Уточнение списка получателей или элементов.
4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния с почтой используется Мастер Рассылки писем.
Команда Сервис/Рассылка писем з апускает мастер рассылки писем (мастер слияний) для создания документов на бланках или отправки сообщений электронной почты большому числу получателей.
1. В текстовом редакторе создать основной документ и источник данных.
2. В основной документ ввести шаблонный текст, вставить поля для слияния и заполнить сведениями источник данных.
3. Выполнить процедуру слияния основного документа с источником данных и получить набор персонализированных писем.
4. Сохранить набор писем в виде одного составного документа или нескольких отдельных документов.
Практическая часть
Задание 1. Подготовить информационные письма о новом проекте заинтересованным лицам с использованием процедуры слияния и источника переменной информации.
Образец информационного письма:
| Уважаемый(ая) <Имя> <Отчество>! Сообщаем, что <Дата> в <Время> состоится общее собрание участников программы <Название программы>. Приглашаем посетить нашу встречу. С уважением, координатор программы <ФИО> |
Примечание: Поля, взятые в угловые скобки, будут являться полями для слияния, а информация в них будет добавляться из внешнего источника.
Технология выполнения.
1. Создать документ в текстовом редакторе Writer.
2. Сохранить документ с именем «Рассылка писем.odt»
3. Запустить команду Сервис/Рассылка писем…
4. Выполнить последовательно этапы друг за другом, используя кнопку Вперед (Далее):
Этап 1. Выбор документа – текущий документ.
Этап 2. Выбор типа документа – письмо.
Этап 3. Выбор получателей (вставка блока с адресом)
Нажать Выбрать другой список адресов… икнопку Создать. В окне Новый список адресов нажать кнопку Настройка. Используя кнопки настройки Добавить, Удалить, Переименовать, создать нужный список полей, заполнить 10 записей произвольными данными и сохранить источник данных в файле.
Разделы 2-4 Мастера рассылки писем можно пропустить.
Этап 4. Создание приветствия. В нашем случае приветствие составляться не будет. Поэтому следует снять флажок с параметра Документ должен содержать приветствие.
Этап 5. Настройка разметки – пропустить.
Этап 6. Правка документа.
Подготовить основной документ, который изображен на схеме. Для этого нажать Правка документа, чтобы свернуть мастера в маленькое окно. В таком режиме можно легко редактировать письмо.
Выбрать Вставить > Поля > Дополнительно... Откроется диалоговое окно Поля, как показано на Рисунке.
Перейти на закладку База данных.
С левой стороны выбрать Поля баз данных.
В окне Выбор базы данных найти нужный источник данных. Развернуть ее, чтобы увидеть поля.
Выбрать поле, которое хотим вставить и нажать Вставить для вставки поля (можно вставить любое количество полей любое число раз в документ рассылки писем).
Нажать Закрыть, когда все необходимые поля будут добавлены.
Вернуться к Мастеру рассылки писем.
Этап 7. Персонализация документа.
На этом этапе будут созданы все письма, по одному на получателя. Нажатие на кнопку Редактировать индивидуальный документ здесь аналогично технологии правки документа на этапе 6. Различие в том, что на этом этапе редактируется длинный файл, содержащий все письма, и таким образом можно сделать изменения в конкретном письме одному человеку.
Этап 8. Сохранить, напечатать или отправить - на этом этапе можно сохранить оригинальное типовое письмо, сохранить объединенный документ или напечатать сразу все письма.
Выбрать Сохранить объединенный документ и Сохранить одним документом.
Примечание: Альтернативный вариант Сохранить отдельными документами означает, что будет создан отдельный документ для каждой записи. В большинстве случаев, сохранение одним документом более желательно.
После сохранения документа, например, с именем «Письма участникам.odt» или «Письма участникам.doc» остается завершить работу с Мастером Рассылки писем, нажав кнопку Готово.
Дата добавления: 2015-10-24; просмотров: 91 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Окна для работы с файловой системой в Word 2010 | | | ЛАБОРАТОРНЫЕ, КОНТРОЛЬНЫЕ И САМОСТОЯТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ ПО ИНФОРМАТИКЕ |