Ситуация переговоров

Любые переговоры происходят в определенной ситуации, которая может оказывать положительное или отрицательное влияние на ход переговоров. Поэтому важно попытаться заранее определить ожидаемое и возможное влияние.

Необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• политическая и экономическая ситуация в стране партнера;

• торговые и другие связи между вашими фирмами;

• ситуация в области конкуренции вообще и в отношении фирмы, представляемой партнером по переговорам;

• качество и объем деловых связей (даже потенциальных) между вашими фирмами и ожидаемые мотивы в отношении конкретного предмета переговоров;

• потенциальное отношение иностранных партнеров к участникам переговоров

4. Согласование сроков деловых переговоров. Выбор места и времени переговоров

Для многих фирм стало обязательным согласование конкретных сроков переговоров и деловых посещений.

Считается правильным выслать приглашение на деловые переговоры за 2-4 недели до их начала.

Предложение о сроке и продолжительности запланированного визита должно оставлять возможность для встречных предложений. (Это будет в том случае, если партнеру предлагается не один срок, а несколько, на выбор. Первый срок следует сформулировать точно, остальные - шире. Например: «Вам подошел бы вторник в 9,30 утра или вам удобнее в четверг утром или в пятницу?»).

Выбор места встречи может влиять на ее результаты.

На своей территории деловые люди, как и спортсмены на своем поле, обычно чувствуют себя комфортнее и увереннее, ведут себя энергичнее и имеют больше шансов па успех. Зарубежная делегация, в отличие от принимающей стороны, вынуждена преодолевать ряд сложностей, связанных с преодолением культурных различий между странами. Однако переговоры на своей территории дают не только преимущества:

Во-первых, вы не можете откладывать решение, ссылаясь на отсутствие информации.

Во-вторых, вы чувствуете себя обязанным партнеру, который ради этой встречи приехал издалека.

В-третьих, хлопоты, связанные с организацией переговоров и приемом гостей, могут отвлечь вас OL предмета переговоров.

Нередко встречи устраиваются па нейтральной территории. В случаи постоянных деловых контактов встречи могут проходить по очереди на территории каждого из участников. Выбирая место для встречи, учтите также все связанные с этим материальные затраты, степень сложности организационных моментов, необходимость согласования с другими организациями.

Большое значение имеет выбор времени встречи. Психологи рекомендуют, в частности, учитывать тот факт, что большинство людей имеют два пика повышенной работоспособности: с 8 до 12 и с 17 до 19 часов и выбирать время с учетом особенностей биоритмов человека («совы» и «жаворонки»). Необходимо также предусмотреть время для перерывов в работе: после 50 минут работы 10 минут отдыха или после 1,5 часов работы 15 минут отдыха.

5. Программа пребывания делегации

Приему делегации для деловых переговоров (может быть и один человек) предшествует составление 3-х программ:

• деловая, где указывается намечаемые вопросы переговоров и посещения объектов, фирм, полигонов, предприятий и т.д. с указанием продолжительности и ответственных работников;

• культурная (аналогично первой), В ходе культурной программы вы можете предложить гостям осмотр достопримечательностей города, посещение театров, выставок, музеев, знакомство с местной национальной кухней.

• закрытая (составляется для собственной фирмы или для конкретных работников своей фирмы. В ней указаны цеди и задачи, которые они должны негласно выполнить (в ходе переговоров и сопровождения партнера по переговорам).

Например: составить деловую характеристику на каждого члена делегации переговоров, какие марки алкогольных напитков, сигарет и т.п. предпочитают; выявить невысказываемые профессиональные интересы и т.д.

Первая и вторая программы объединяются и называются «Программа пребывания». Программа пребывания вручается партнерам по переговорам без указания ответственных лиц.

В ходе предварительной работы следует также заранее продумать вопросы:

• встречи и размещения прибывающих (когда, где, во сколько, кто, на какой машине и т.д.);

• подготовки помещения переговоров (кабинет, расположение столов, пепельниц, напитки и т.д.);

• распределение времени переговоров (через какие промежутки времени делать перерыв и какова должна быть их длительность, время начала и окончания переговоров и т.д.);

• рабочий язык переговоров (на каком языке должны быть написаны приглашения, как осуществлять перевод, на каких языках будут составляться документы и т.д.);

• кто будет работать е делегацией в качестве сопровождающего (встречают ранг в ранг или на ранг ниже, а постоянно сопровождает какой-либо сотрудник принимающий фирмы).

6. Поведение на стадии приветствия.

Во время приветствия следует учитывать следующие моменты:

1) Каждый участник переговоров должен знать, уважать и применять формы приветствия, принятые в стране, которую представляет партнер. Однако активной стороной в акте приветствия деловых людей является «принимающая сторона», которая определяет церемонию приветствия, степень дружелюбия или сдержанности. Корректным полноценным приветствием считается дружеский кивок, сочетающийся с одной из привычных форм вежливости (рукопожатие, поклоны, объятие - в зависимости от национальной принадлежности партнера).

2) Каждый участник переговоров должен следить за тем, чтобы акт приветствия соответствовал нормам хорошего воспитания:

• рукопожатие должно быть коротким;

• сидящие мужчины при приветствии встают;

• если женщины приветствуют друг друга, то молодая женщина встает, пожилая остается сидеть;

• молодым женщинам рекомендуется вставать, когда они здороваются с пожилыми мужчинами или с мужчинами, занимающими более высокий пост;

• люди, приветствующие друг друга, должны стоять лицом друг к другу, а не боком;

• после непосредственного приветствия, например, после пожатия рук, нужно незаметно отодвинуться, создав вновь определенную дистанцию.

3) Необходимо применять такие формы обращения к деловому партнеру, которые приняты в его стране.

4) Визитные карточки обязательны!

7. Стадия вхождения в контакт

Когда партнеры сели за стол переговоров, нужно стремиться создать ситуацию, способствующую контакту. Благоприятное первое впечатление возникает благодаря следующим факторам:

• ухоженная внешность и аккуратная одежда;

• уравновешенность;

• уверенность в себе и тактичное отношение к партнеру;

• выраженная позитивная направленность;

• обстановка в помещении переговоров, способствующая созданию «рабочей» атмосферы (сочетание цветов, свет, мебель и т.п.);

Начать разговор можно со следующих тем (предварительно разработав их содержание и подготовив вопросы):

• развитие мировой экономики и ее влияние на конкретную отрасль;

• экономические связи между странами - участниками переговоров и оценка их дальнейшего развития;

• прежние или потенциальные деловые связи между партнерами;

• история или культура страны партнера;

• хобби партнера (если вы уже знакомы).

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной (но и не пустой) беседы.

8. Поведение на предметной (деловой) стадии переговоров.

Если на начальной стадии переговоров удалось создать открытую атмосферу, пробудить интерес к продолжению разговора, го затем следует целеустремленно направить переговоры на их предмет.

В методическом плане деловая или предметная стадия подразделяется на две фазы: фаза ориентации и фаза убеждения.

Основная задача фазы ориентации состоит в сборе детальной информации относительно заинтересованности партнёра в предмете переговоров, потребности в нем, информации о мотивах покупки (продажи). На этой фазе необходимо столь же целенаправленно предоставлять партнёру информацию о предмете переговоров, как и получать, нужно проявлять свои знания в отношении предмета переговоров.

Необходимо также знать некоторые правила и следовать им:

• вести переговоры так, чтобы побудить партнера часто высказывать свое мнение;

• акцентировать своё внимание на выявленных интересах, потребностях и мотивах вашего партнёра, влиять на ход мыслей партнёра в нужном для вас направлении;

• необходимо удерживать внимание партнёра поддерживать эмоциональную атмосферу (это соблюдается путем соблюдения некоторых правил риторики)

Цель фазы убеждения состоит в выравнивании интересов участников переговоров и в позитивном решении партнёра относительно предмета переговоров. Минимальной целью является создание приемлемых объективных и субъективных условий для переговоров.

Необходимо помнить о том, что даже явно выгодное для партнера предложение не воспринимается им автоматически как таковое. Поэтому нужно сначала убедить в этом партнера как покупателя (или продавца) и как человека. В этом сложность фазы убеждения.

На ход переговоров на этой фазе положительно влияет:

• уверенность в себе, в правоте и рациональности своей позиции;

• если в аргументацию, относящуюся к предмету переговоров, включены выявленные на фазе ориентации специфические интересы, мотивы и потребности партнера;

• если при обсуждении в центре внимания будет находиться выгода для партнёра (а не преимущества с вашей точки зрения);

• если вы будете учитывать личностные особенности партнёра;

• изложение предмета переговоров с помощью проспектов, чертежей, расчетов, видеороликов и т.п.

9. Завершение переговоров

Ситуация на этой стадии переговоров определяется общим ходом переговоров. На завершающей стадии переговоров, имеющих позитивную тенденцию, важно:

• подчеркнуть ярко выраженный интерес обеих (или более) сторон к специфическому предмету переговоров как важную предпосылку достигнутого уровня или результатов переговоров и поблагодарить за это;

• обобщить в сжатом виде основные результаты и выводы. Это не только усиливает впечатление от них, но и позволяет расставить необходимые акценты, сделать нужные заключения и облегчает решение;

• достигнутое согласие, например, решение партнера о заключение договора, следует расценивать как нормальный результат переговоров, выгодный для обеих сторон. Поэтому нет оснований выражать чрезмерную радость или благодарность;

• основываясь на позитивных результатах переговоров, следует обсудить перспективу новых встреч в долгосрочном плане (по каким вопросам возможны дальнейшие переговоры? Когда их можно было бы провести? Что могло бы этому способствовать?).

При негативном исходе переговоров следует в любом случае сохранить субъективный контакт с партнером, а также, как правило, и деловые связи, ориентируясь на будущее.

На завершающей стадии переговоров, имеющих негативную тенденцию, важно следующее:

• в конце переговоров уже не надо обращаться к предмету переговоров, по которому не было достигнуто позитивных результатов. Короткая завершающая стадия не изменит ситуацию. Нужно отказаться от проведения итогов неудачных переговоров или попытки согласовать сроки новых переговоров на эту тему (чаше всего партнеры с этим не соглашаются);

• в центре внимания должна находиться личность партнеров, а не предмет переговоров. Нужно переменить тему разговора. В завершении переговоров следует найти точную тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, довольно непринужденной атмосферы прощания.

Дата добавления: 2015-07-08