Сокращение объема документооборота.

Существуют объективные факторы, влияющие на рост количества документов. Это:

1) создание новых структурных подразделений;

2) расширение функций организации;

3) внедрение средств оргтехники;

4) недостаточная разработанность законодательной базы ДОУ;

5) отсутствие органа управления документацией в стране;

6) экстенсивное развитие документации (документы создаются как дань традициям, дублирование документов, вовлечение в бюрократический аппарат большого числа работников);

7) несвоевременное и некачественное выполнение поручений и договорных обязательств, приводящих к появлению значительного числа дополнительных документов.

Задачи сокращения объема документооборота:

1. Сокращение количества создаваемых документов.

2. Сокращение расходов бумаги на производство документов.

Пути сокращения документооборота:

1) упорядочение документообразования (унификация форм и текстов документов и max использование средств бездокументной связи);

2) построение эффективной ИПС, которая позволяет сократить дублирование документов;

3) уменьшение физического размера документа;

4) организация доставки документов;

5) введение в практику предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределение их по исполнителям, минуя руководство организации;

6) сведение к min ручных операций и переписке данных;

7) применение средств оргтехники и компьютерных технологий;

8) введение строгого контроля исполнения документов.

Прием и первичная обработка документов

Операции по приему и отправке документов обычно осуществляются централизованно. В крупных организациях этим занимается специализированное структурное подразделение – экспедиция или специальный участок службы ДОУ.

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, факсимильной связью и электронной почтой.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующим:

1. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

2. Проверяется целостность упаковки и сохранность печати. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов и приложений к ним, несоответствия документов и приложений, об этом сообщается отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация.

4. Конверты, как правило, уничтожаются. Сохраняют конверты, когда на документе отсутствует обратный адрес, или когда дата на почтовом штемпеле может служить датой получения документов.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов. На документе проставляется реквизит «отметка о поступлении документа» в виде штампа, где указывается наименование организации, дата, порядковый и учетный номер.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям, руководствуясь реквизитом «адресат». Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или отдел ДОУ, туда же передаются документы, адресованные на имя организации. Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются в структурные подразделения.

8. Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда их забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях документы раскладываются в папки-регистраторы с разделами, соответствующими названиям структурных подразделений.

Дата добавления: 2015-07-08