Отчеты о несоответствиях

Глава 4

Несоответствия.

Отчеты и корректирующие действия

ЦЕЛИ ЗАНЯТИЯ

На данном занятии перед участниками ставятся следующие цели:

· Понять, что такое несоответствие.

· Понять важность позитивного подхода к несоответствиям.

· Понять важность точного отчета о несоответствиях.

· Понять, как следует работать с несоответствиями, выявленными в ходе аудита.

Несоответствие

Аудит следует воспринимать как деятельность, имеющую положительный характер, цель которой - сбор объективных свидетельств, а не поиск несоответствий. Однако, при проведении аудита могут обнаружиться моменты, когда требования не выполняются. Такое невыполнение требований называется несоответствием. ISO 14001:2004 определяет несоответствие как:

«Невыполнение требования»

OHSAS18001: 1999 определяет несоответствие как :

«Любое отклонение от действующих стандартов, установленных порядков, рабочих процессов, правил системы управления и т.п. что могло бы прямо или косвенно привести к травме или болезни….»

Несоответствия часто воспринимаются как неудачи и рассматриваются, как что-то негативное. Очень часто проверяемая сторона опасается, что в ходе аудита будут обнаружены несоответствия. Важно, чтобы аудиторы это понимали и могли объяснить положительный аспект выявляемых несоответствий. Существует пословица, гласящая о том, что определение проблемы – уже половина ее решения. На практике, выявленное несоответствие предоставляет возможность улучшить систему посредством корректирующих действий.

Отчеты о несоответствиях

О результатах аудита необходимо сообщить руководству проверяемой стороны, перечислив все обнаруженные несоответствия и положительные наблюдения. Далее в ходе семинара мы рассмотрим основные аспекты отчетности. Аудиторы должны составлять отчеты о несоответствиях согласно процедурам, принятым у клиента. В этих процедурах, как правило, указано, в каком виде должны быть представлены подобные отчеты. В большинстве организаций необходимо составлять отчеты о несоответствиях по специальной форме, а для каждого несоответствия заполнять отдельные отчеты. В других не нужно заполнять особые формы – несоответствия просто регистрируются в тексте общего отчета об аудите наряду с регистрацией других наблюдений.

Поскольку в данном вопросе не существует конкретных правил, организации разрабатывают формы, максимально отвечающие своим нуждам. Формы, как правило, включают следующие моменты:

1. Подробный заголовок, информирующий об аудите, на который выполнена ссылка.

2. Идентификационный номер.

3. Раздел, в котором аудитор излагает подробности отклонения.

4. Раздел, в котором проверяемая сторона регистрирует результаты изучения несоответствий, решения о необходимых корректирующих действиях и планируемые даты устранения несоответствий.

5. Раздел, в который аудитор вносит подтверждение своевременного выполнения корректирующего действия с примечанием о его эффективности.

Пример типового отчета о несоответствиях приведен в конце этого раздела.

Форма, в действительности, имеет многоцелевое назначение. Она включает не только данные регистрации несоответствия, но и запись о результатах изучения причин, планируемых корректирующих действиях и результатах надзорных аудитов.

Обычно эта форма называется Отчет о Несоответствии. Многие организации предпочитают называть ее иначе, чтобы подчеркнуть позитивное отношение к аудиту. Такие названия, как «Запрос на выполнение корректирующих действий» или «Запрос на улучшение качества» без сомнения имеют положительный характер и возможно лучше отражают цель аудита.

При заполнении раздела о несоответствиях аудиторы обязаны точно и на основании фактов описать сложившуюся ситуацию. Отчет должен базироваться строго на объективных свидетельствах с соответствующими ссылками. При отчете о ситуации, аудитору следует указать номер работы, номер продукции, номер чертежа и дату, количество, информацию о поставке или прочие сведения, позволяющие правильно интерпретировать отчет.

Объективным свидетельством может служить, к примеру:

- Фактическое свидетельство отличий существующих процедур от процедур, установленных Руководством по Качеству.

- Фактическое свидетельство различий между процедурами и сложившейся практикой работы.

- Отсутствие свидетельств, подтверждающих внедрение различных разделов стандарта.

- Отсутствие свидетельств, демонстрирующих непрерывное улучшение различных частей системы.

(Этот перечень не является полным).

В завершении заполнения формы следует разъяснить или процитировать требования, которые были нарушены. Это может показаться излишним. Почему следует включать разъяснения или цитирование? Для этого есть, как минимум, две веских причины:

· Это поможет руководству проверяемой стороны в изучении причин несоответствий.

· Позволит аудитору убедиться в понимании требований и в том, что существующее требование не «изобретено» аудитором по субъективным причинам или из-за непонимания стандарта. Тенденция неправильно интерпретировать требования или смешивать типовые решения с требованиями, довольно распространена. Аудиторам не следует забывать о включении в свои отчеты разъяснений или цитат для подтверждения действительного несоответствия ситуации. Аудиторы и, в частности, внешние аудиторы, должны внимательно относиться к своим полномочиям предлагать решения. Очевидно, что принуждение руководства проверяемой стороны принять меры по устранению несоответствий, реально не существующих, означает ненужные расходы и, следовательно, наносит урон проверяемой организации.

В зависимости от ситуации необходимо цитировать или разъяснять требования стандарта или иные критерии аудита. Довольно часто достаточно процитировать только собственные процедуры организации.

При выполнении ссылки на требования стандарта хорошей практикой является упоминать лишь одно требование, наиболее применимое в конкретном случае. Ссылка должна быть максимально точной.

Запрос на проведение корректирующих действий
Компания:	Дата:	Номер запроса на проведение корректирующих действий:
Аудитор:	Проверяемая сторона:
Стандарт и пункт:	Существенные:		Несущественные:
Отчет аудитора: (несоответствие)     Подпись: Дата:
Причина и предлагаемые корректирующие действия:     Предполагаемая дата завершения:   Подпись: Дата:
Анализ корректирующего действия:     Подпись: Дата:

Дата добавления: 2015-11-14