Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АрхитектураБиологияГеографияДругоеИностранные языки
ИнформатикаИсторияКультураЛитератураМатематика
МедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогика
ПолитикаПравоПрограммированиеПсихологияРелигия
СоциологияСпортСтроительствоФизикаФилософия
ФинансыХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника

Технология контроля за сроками исполнения документов



Читайте также:
  1. I. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОРГАНОВ НАРОДНОГО КОНТРОЛЯ
  2. II. Порядок контроля таможенной стоимости товаров до их выпуска
  3. III. ФОРМА ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ
  4. IV. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента предоставления муниципальной услуги
  5. IV. Прием документов
  6. V. Дебаты как педагогическая технология
  7. V. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан

Ответы

17. Регистрацией документов в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

 

Однако можно привести более развернутое определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму (см. раздел статьи "Регистрационные формы документов") основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

 

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

 

Итак, перечислим три основные цели регистрации:

 

учет документов;

 

справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);

 

контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании.

 

Виды документов, подлежащие регистрации

 

Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.

 

Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

 

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

 

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

 

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

 

прейскуранты;

 

информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

 

поздравительные письма и телеграммы;

 

пригласительные билеты;

 

программы конференций, совещаний;

 

пакеты с пометкой "лично".

 

Порядок и время регистрации документов

 

Все документы, обращающиеся в организации, можно разделить на поступающие и создаваемые в ней.

Состав информации:

Методика разработки номенклатуры дел

Требования к формулировкам наименований дел

Порядок утверждения и использования номенклатуры

Персонал, привлекаемый к составлению номенклатуры дел

Правила размещения документов в делах

Система индексации дел

18. Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

 

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

 

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

 

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

 

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

 

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

 

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

 

• внесение данных об исполнении документов;

 

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Вопрос


Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 174 | Нарушение авторских прав






mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.007 сек.)