Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Вимоги до оформлення документів

Читайте также:
  1. IV НОРМИ І ВИМОГИ ОХОРОНИ ПРАЦІ НА РОБОЧОМУ МІСЦІ ОПЕРАТОРА КОМП'ЮТЕРНОГО НАБОРУ
  2. V. ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ МАТЕРІАЛІВ ПРАКТИКИ
  3. А). Мета оборони, вимоги до неї. Позиція відділення
  4. А). Умови переходу до оборони, вимоги до неї
  5. Аудит і подання бухгалтерських документів
  6. В). Вимоги до менеджера
  7. Визначення зовнішньоекономічного бартеру й основні вимоги при його здійсненні.

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організація з ними завжди регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними та нормативно-методичними актами.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкують через два інтервали.

У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, частин, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляються.

Номер сторінки друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

Колір паперу – білий, хоча останнім часом спостерігаються тенденції використовувати у документоведенні різні кольори.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили мають реквізити. Тому слід дотримуватися вимог до їх використання та розташування.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Мовні вимоги. Обов’язковим складником ділових паперів, де викладається зміст документа, є текст. Вимоги до тексту документа:

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до…, у зв’язку з…, з метою…, як виняток… Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома…, Відповідно до попередньої домовленості…, У порядку обміну досвідом … тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини…, розглянувши питання…, порушивши справу…, вступивши до вищого навчального закладу… тощо.

3. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

4. У текстах уживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу та наказової форми дієслів у 1-й особі однини. Наприклад: рішення надсилається, академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає; пропоную, наказую

5.. Вживаються звороти, такі як: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

6. Найхарактерніші речення – прості поширені.

7. Текст викладається від третьої особи:

Ректорат університету порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до…

Від першої особи пишуться рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки.

8. Уживаються форми ввічливості: шановний, високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

9. Підмет стоїть перед присудком.

10. Використання непрямого порядку слів у ділових та наукових текстах виправдане, коли треба наголосити на певному слові. Наприклад, у повідомленні: «Завтра відбудеться засідання профспілкового комітету», наголошується на часі проведення заходу.

11. Вставні слова ставляться на початку речення: вони вказують на висловлене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел та ін. (Як наголошувалося раніше, треба виходити із інтересів спонсорів.)

12. У текстах документів переважно використовується непряма мова.

13. Уживаються дієприслівникові звороти на початку речення: Беручи до уваги …. Враховуючи вищезазначене….

14. У текстах використовуються загальноприйняті абревіатури та скорочення.

Питання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Назвіть реквізити документів.

3. Які є вимоги до оформлення тексту документів? Охарактеризуйте їх.


Дата добавления: 2015-08-21; просмотров: 97 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Види та рівні спілкування | Види публічного мовлення | Мистецтво аргументації | Презентація як різновид публічного мовлення | Способи впливу на людей під час спілкування | Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування | Важливо погодити із працівником програму його подальших дій і термін її реалізації. | Мистецтво переговорів | Збори як форма прийняття колективного рішення | Документ як основний вид писемної ділової мови |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Класифікація документів| Мовні формули службового листування

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.007 сек.)