В ходе заседания.

СЕКРЕТАРЬ

Секретарь согласовывает с руководителем ряд основных моментов:

• Определить тип меропирятия.

• какова цель собрания;

• повестку дня с указанием причин и целей совещания.

• когда и где проводить собрание.

• список участников - если совещания проводятся регулярно в определенном составе, следует уточнить, будут ли приглашенные.

Официальное собрание

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди. Основные составляющие мероприятия:

• • повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

• • доклады (изложение сути вопросов);

• • выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

• • поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

• • прения (проведение дискуссии);

• • голосование (принятие или отклонение предложений);

• • составление протокола (письменное изложение событий);

• • разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

Неофициальные мероприятия

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

• • список тем для обсуждения;

• • ведущий мероприятия;

• • протокол достигнутых соглашений.

Повестка дня

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

• Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

• • цели, даты, времени и места проведения собрания;

• • списка приглашенных лиц;

• • перечня обсуждаемых проблем;

• • главной темы;

• • разного;

• • даты следующего собрания.

• Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

• Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

• Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

В ходе заседания.

Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:

• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;

• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;

• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;

• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.

Оформление итоговых документов (оформление и разложение и разложение протокола, стенограммы совещания), его рассылка участникам, контроль за исполнение принятых решений также остаются в компетенции секретаря.

Дата добавления: 2015-12-08