|
Читайте также: |
Письмо просьба
| Общество с ограниченной ответственностью ”Альянс” 620017,г. Екатеринбург, пр. Космонавтов, оф.420 Тел. (343) 325-14-88 | ||
| 29.10.2013 | № | |
| г. Екатеринбург | ||
| Ген. директору ОАО “Конфетка” | ||
| Уважаемый господин Геннадий Александрович! Просим Вас прийти на день рождения нашей фирмы, ООО “АЛЬЯНС” 29.11.2013 в 20:00 по адресу Калинина 27 в ресторан «Рояль». Заранее благодарим! Директор ООО «АЛЬЯНС» Е.Е. Лаптева |
Письмо подтверждения
Схема документооборота
Методика составления и применения номенклатуры дел
Й этап.
Обследование документального фонда - первый шаг в составлении номенклатуры дел предприятия. При обследовании документального фонда осуществляется анализ состава документов по видам, формам, способам воспроизведения. Делаются выводы о наличии в каждом структурном подразделении документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения. Отслеживаются взаимосвязи внешних и внутренних документных потоков.
Первый этап составления номенклатуры дел предприятия должен проводиться квалифицированными специалистами в области делопроизводства. Одновременно с обследованием документального фонда производится первичное описание документов, образующихся в текущем делопроизводстве структурных подразделений. Это очень ответственная часть работы. Важно, чтобы используемые в номенклатуре дел описания документов и групп документов правильно отражали их специфические особенности, были понятны и удобны в использовании для сотрудников.
Й этап.
Следующий шаг - анализ первичных описаний, редактирование заголовков, проставление сроков хранения документов по Перечням. Определяются места хранения подлинников документов. Проводится аннотирование описаний для документов, представленных копиями, компьютерное оформление номенклатуры дел структурных подразделений.
Й этап.
На третьем этапе производится согласование полученного варианта номенклатуры дел структурных подразделений с уполномоченными сотрудниками организации заказчика. Здесь важно умение корректно снять возникающие разногласия.
Й этап.
На четвертом этапе составления номенклатуры дел необходимо составить и оформить индексы дел в соответствии с действующей или специально разработанной схемой присвоения делопроизводственных индексов структурных подразделений.
Утвержденная номенклатура дел на бумажном носителе является документом постоянного хранения. Хранится в управлении делами, секретариате, канцелярии.
В современном текущем делопроизводстве удобнее пользоваться номенклатурой дел в электронном виде. Как правило, документ размещается в корпоративной сети для общего доступа, если нет ограничений на допуск к ней.
Наконец, номенклатура дел составлена, утверждена руководством, введена в действие распорядительным документом.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 4 | Нарушение авторских прав