Режимы каскадного обновления и каскадного удаления

РАЗРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ В ACCESS

Методические указания

для выполнения лабораторных работ

Дисц. Информатика

Для спец. 1201 для студентов

всех форм обучения

К И Р О В 2005

УДК

Составитель: к.т.н., доцент кафедры МРСИ Куимов Е.А.

к.т.н., доцент кафедры ОКМ Поляков С.М.

Рецензент: к.т.н., доцент кафедры ТАМ Перевощиков В.Д.

Редактор: А.Н. Корсаков

Подп.в печ. Усл.п.л. 1,1 Зак. Тир. 50. Бесплатно

Редакционно-издательский отдел ВятГТУ

Лаборатория множительной техники

610000, г. Киров, ул. Московская, 36

© Вятский государственный технический университет,1999

Программа Microsoft Access пакета Microsoft Office предназначена для работы с реляционными базами данных. База данных — это систематизированное хранилище информации. (Например - телефонный справочник).

Система управления базой данных (СУБД) - программа, предназначенная для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных. В компьютерной базе данных информация представляется в виде таблицы, похожей на электронную таблицу. Названия столбцов называются именами полей, а сами столбцы - полями. Строки данных называются записями.

Существует два типа систем управления базами данных: системы управления файлами и системы управления реляционными базами данных. В системах управления файлами (File management systems), иногда называемых еще плоскими файловыми базами данных, данные заносятся и хранятся без индексирования, а при поиске и создании отчетов обрабатываются последовательно. Поэтому такие системы недостаточно гибкие при манипулировании данными. Другим существенным недостатком этих систем управления данными является тенденция к накапливанию избыточной информации (одни и те же данные хранятся в нескольких местах), что усложняет и замедляет выполнение обычных задач СУБД.

Системы управления реляционными базами данных (Relational database management systems) позволяют пользователям манипулировать данными более свободно, благодаря сохранению всех данных только один раз и описанию связей между ними. Связи представляют собой общие элементы данных, такие как фамилия покупателя или номер его чековой книжки. Данные каждого набора информации можно найти (восстановить), отобразить и обновить на основании данных другого набора.

Чтобы подробнее проиллюстрировать различие между системами управления файлами (File management systems) и реляционными системами управления базами данных (Relational database management systems), предположим, что в базе данных должна храниться информация агентства по прокату видеокассет, включающая сведения о клиентах, оплате проката и местах нахождения видеокассет с фильмами. При работе с файловой системой управления базой данных каждый раз, когда клиент вносит плату за прокат фильма, его фамилия и номер телефона должны быть внесены в базу данных после сведений о размере и форме оплаты. В реляционной системе управления базой данных фамилия клиента и номер его телефона будут найдены автоматически в соответствующем (справочном) списке клиентов, а затем вписаны в накладную на оплату, избавляя оператора от повторного ввода данных, а систему - от ненужного дублирования.

Основные функции Access:

q Организация данных. Эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими.

q Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access использует запросы для связывания таблиц и выборки из связанных таблиц данных, удовлетворяющих определенным требованиям. Возможность связывания таблиц по совпадающим значениям полей является главной отличительной чертой системы управления реляционных баз данных. Объекты доступа к данным позволяют создавать программы, обеспечивающие доступ и обработку данных, управление базами данных и их объектами, а также изменение структуры баз данных.

q Добавление и изменение данных. Для добавления и изменения данных можно использовать формы. Формы позволяют контролировать представление данных.

q Представление данных. Система управления базами данных позволяет создавать различные отчеты на основе данных хранящихся в таблицах или объектах баз данных. Для обеспечения наглядности Access позволяет добавлять в отчеты различные рисунки и диаграммы.

Начало работы с Access. Создание базы данных

Запустите Access из меню Пуск, Программы, Microsoft Access, появится диалоговое окно, в котором будет предложено создать новую базу данных самостоятельно, с помощью мастера, или открыть существующую базу данных. Выберите пункт «Новая база данных» и нажмите ОК. Выберите папку, в которой будет создан файл новой базы данных (например, папку вашей группы), введите имя создаваемой базы данных (по умолчанию db1) и нажмите «Создать». В дальнейшем необходимо будет разработать базу данных «Студенты и занятия», которая позволит вносить студентов вашей группы и оценки, получаемые при обучении в университете.

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая база данных Access состоит из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. В таблице 1 описаны основные объекты в Access.

Окно базы данных содержит корешок для каждого типа объектов базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули). Выбрав тип объекта базы данных, например таблицы, можно увидеть на экране список имен имеющихся таблиц. Для того чтобы открыть нужный объект, дважды щелкните на его имени или, выделив имя, щелкните на кнопке «Открыть»» для таблиц, запросов и форм; на кнопке «Просмотр» - для отчетов или кнопке «Запуск» для макросов и модулей. Для создания новых объектов базы данных или модификации существующих объектов базы данных необходимо использовать кнопки «Создать» и «Конструктор».

После того как Access создаст новую базу данных, и окне Access откроется пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов.

Создание новой таблицы

Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты - формы, запросы и отчеты, зависят от данных таблиц.

Чтобы создать новую таблицу, щелкните на корешке «Таблица» на экране окна базы данных, а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Создание таблицы».

В программе Access есть несколько способов создания таблиц - в режиме таблицы, с помощью Конструктора, с помощью Мастера, а также импортировать данные из внешнего файла или создать таблицу связанную с таблицей внешнего файла. Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например списки рассылки корреспонденции, списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Возможно, усовершенствовать мастер, добавив собственные шаблоны таблиц. Использование мастеров - самый простой способ и работы в Access.

Выберете кнопку «Конструктор», и нажмите ОК. На экране отобразиться пустая таблица в режиме конструктора, где необходимо описать поля этой таблицы самостоятельно.

Таблица 1 - Объекты базы данных

Объект	Описание
Таблица	Содержит данные в формате таблицы; похожа на электронную таблицу
Запрос	Выбирает данные из таблицы на основе заданного условия. Запросы позволяют видеть данные из нескольких таблиц в одной записи
Форма	Отображает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. Формы позволяют просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно отображать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Отчет	Отображает и печатает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. В отчете данные редактировать нельзя. Отчеты могут содержать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Макрос	Автоматизирует стандартные действия, на основе выбранных пользователем команд и событии
Модуль	Автоматизирует сложные операции, которые нельзя описать с помощью макрокоманд. Программные модули - это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic

В верхней части окна необходимо внести имена полей (Имя поля) и тип данных (Тип данных), а также понятное описание каждого поля (Описание), которое будет впоследствии появляться в строке состоянии. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

Работа с таблицей в режиме конструктора

Таблицу можно просматривать в режиме конструктора или в режиме таблицы. В режиме таблицы можно вводить данные и или изменять их. Режим конструктора предназначен для добавления, удаления и изменения полей.

Работа с панелью инструментов конструктора таблицы

В режиме конструктора панель инструментов содержит кнопки, перечисленные в таблице 2.

Имя поля

Определяет имя поля в таблице. Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов) за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и квадратных скобок. Имена полей в каждой таблице не должны повторяться, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_».

Тип данных

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если описать поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда вы указываете тип данных поля, Access знает не только данные, которые могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа. На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

Таблица 2 - Кнопки панели инструментов оформления таблицы

Название кнопки	Описание
Вид	Режим конструктора - отображает таблицу в режиме конструктора. Режим таблицы - отображает таблицу в режиме таблицы
Сохранить	Записывает (сохраняет) оформление таблицы
Ключевое поле	Позволяет пользователю выбрать один или несколько столбцов в качестве основного ключа
Индексы	Отображает список индексов для выбранного (текущего) объекта
Добавить строки	Вставляет строку над текущей строкой
Удалить строки	Удаляет выделенную строку (строки)
Свойства	Открывает или закрывает список свойств для текущего (активного) объекта
Построить	Отображает соответствующий мастер или построитель. В случае поля, например, на экране, появляется типовая таблица мастера таблиц, и диалоговое окно для выбора одного из типовых полей
Окно базы данных	Отображает окно базы данных
Новый объект	Создает новый объект (запрос, отчет, форму и т.п.) на основе этой таблицы

В Access предусмотрено восемь основных типов данных:

• Текстовый. Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ)

• МЕМО. Символы, до 64 Кбайт. Длина поля может достигать 64000 символов.

• Числовой. Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в таблице 3.

• Дата / время. Даты и время (до 8 байт).

• Денежный. Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака

• Счетчик. Уникальная последовательная или псевдослучайная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для каждой добавляемой пользователем записи. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать 2 биллиона.

• Логический. Логические переменные (Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

• Поле объекта OLE. Объекты OLE, графические, звукозапись или другие данные. Поле объекта OLE не может быть ключевым и его нельзя индексировать.

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося списка «Тип данных».

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие как дефисы, в номерах телефоном), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

Описание полей

Для более подробного описания полей можно воспользоваться столбцом описания полей «Описание». Описание полей необязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния, когда точка ввода находится в данном поле.

Установка ключевого поля

Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить основной ключ. Основной ключ, являясь единственным, идентифицирует каждую запись. В базе данных учета кадров, например, каждый сотрудник имеет уникальный номер карточки социального страхования НомерКарточки. Числовое поле НомерКарточки будет основным ключом. (В Access принято писать Имя поля без пробелов)

Таблица 3. - Размеры данных числового типа

Размер поля	Объем занимаемой памяти	Диапазон
Байт	1 байт	от 0 до 255; без дробной части
Целые	2 байт	-32768 до 32767; без дробной части
Длинные целые	4 байт	от-2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части
С плавающей точкой (Single)	4 байт	Числа с точностью до 7 знаков от –3.402823 Е38 до 3.40283Е-38.
С плавающей точкой (Double)	8 байт	Числа с точностью до 15 знаков от -1,79769313486232 Е308 до 1,79769313486232 Е308.

Преимущества использования основного ключа:

• Скорость. Используя основной ключ. Access создаст индексы, позволяющие ускорить работу запросов и ряда других функций.

• Упорядочение. Access автоматически сортирует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.

• Отсутствие совпадений.. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.

• Связи. Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ. Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладной и номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.

Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов.

1. Щелкните на столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить поле, которое хотите использовать в качестве основного ключа, Для того чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.

2. Выберите команду «Ключевое поле». В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.

Установка свойств поля

Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и отображения данных. Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу - формы, отчеты и запросы.

В списке «Свойства поля» окна таблицы перечислены следующие свойства.

• Размер поля. Ограничивает размер текстовых полей определенным количеством символов; ограничивает числовые поля определенным интервалом значений. Должно быть, целое число в диапазоне от 0 до 255. Не задается для полей с типами данных: «Дата/Время», «Логический», «Денежный», «Поле МЕМО», «Поле объекта OLE».

• Формат поля. Позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат на экран (например, таких как 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994). Можно оставить формат, выбранный автоматически (по умолчанию), выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат.

• Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (занятой), отображаемых в полях типа «Числовой» и «Денежный», например 2.99.

• Маска ввода (только для полей типа «Текстовый» и «Мемо»). Устанавливает символы форматирования, такие как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.

• Подпись поля. Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

• Значение по умолчанию. Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы видеопроката.

• Условие на значение. Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата видеокассеты должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.

• Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер - НомерКлиента.

• Пустые строки. Позволяют полям типа Текстовый и Мемо содержать строку нулевой длины, т.е. (“”). По умолчанию Access не сохраняет значения строк, содержащих пробелы или не содержащих символов.

• Индексированное поле. Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле.

Для того чтобы установить свойства полей, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1 Выберите поле, свойства которого хотите установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля.

2 Щелкните на выбранном свойстве или нажмите клавишу <F6> для перемещения в область свойств поля.

3 Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).

4 Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого хотите установить свойства.

5 Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.

Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду «Масштаб» для отображения диалогового окна. Диалоговое окно «Область ввода» можно вызвать таким способом из любого места.

Установка свойств таблицы

Так же как и поля, таблицы имеют свойства. Свойства таблиц относятся ко всей таблице и для всех ее записей. Можно установить для таблицы следующие свойства.

• Описание. Введите описание таблицы и ее назначение (для того чтобы увеличить область ввода, воспользуйтесь диалоговым окном ввода, нажав комбинацию клавиш <Shift+F2>).

• Условие на значение. Проверяет соответствие вводимых данных некоторому единому для всей таблицы условию, например, проверяет, введены ли значения в поля категорий и процентных ставок во все новые записи, наличие которых обязательно.

• Сообщение об ошибке (текст, выводимый на экран в случае, если вводимое значение не удовлетворяет условию проверки). Отображает сообщение, когда нарушено условие проверки для записи, например, объясняя, почему необходим ввод категории и процентных ставок.

Для того чтобы установить свойства таблицы, выполните следующие действия.

1 Выберите команду «Свойства». На экране появится диалоговое окно «Свойства таблицы».

2 Установите необходимые свойства таблицы.

3 Закройте диалоговое окно «Свойства таблицы».

Индексированное поле

Индексы помогают Access находить нужные значения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа. Можно создать дополнительные индексы, установив для поля свойство индексирования.

Если часто проводится поиск или сортируется информация по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектов OLE, Мемо и логического типа.

Можно установить следующие свойства индексирования:

• Да (Совпадения допускаются). Создает индекс, учитывающий возможность повторения значений в полях.

• Да (Совпадения не допускаются). Создает индекс в предположении, что значения поля не повторяются.

• Нет. Индекса не существует.

Чтобы установить свойства индексирования, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1 В таблице полей выберите поле, которое необходимо проиндексировать.

2 В таблице свойств поля выберите свойство индексирования – «Индексированное поле».

3 Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.

4 Выберите тип индекса.

Просмотр и редактирование данных

Научившись проектировать базы данных и создавать таблицы, можно приступать к вводу данных. Вводить данные и отображать их на экране можно в режиме таблицы или в режиме формы. Режим таблицы позволяет работать в привычном формате строк-столбцов, когда на экране видны одновременно несколько записей. Режим отображения формы концентрирует внимание на одной записи и заменяет бумажные бланки электронными формами, которые можно просмотреть на экране или напечатать.

Управление режимом таблицы

Создав таблицу, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду «Вид→Режим таблица». В режиме таблицы можно вводить и просматривать данные в привычном табличном (электронной таблицы) формате строк и столбцов. Область пересечения строки и столбца называется ячейкой.

Ввод и редактирование данных

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменении данных во время редактирования. Для выделения полей, редактирования и перемещения по таблице можно пользоваться мышью. Для перемещения к первой, предыдущей, следующей и последней записям воспользуйтесь кнопками управления. Строка номера записи, расположенная над строкой состояния, отображает номер текущей записи; этой строкой также можно воспользоваться для перехода к определенной записи. (Щелкните на строке номера записи, введите номер записи, к которой вы хотите перейти, и нажмите клавишу <Enter>.) Для перемещения таблицы на столбец или на строку можно воспользоваться кнопками прокрутки.

Добавление новых записей

Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.

В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда изменяются данные или вводятся новые записи. В режиме ввода данных Access отображает на экране таблицу, готовую к вводу новых записей.

В обоих случаях для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы. Когда вы начинаете вводить данные в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей записью.

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи. Щелкая в этом столбце, можно выделить всю строку (запись).

Access использует столбец маркировки записи для отображения следующих символов.

• Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

• Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

• Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые еще не сохранены.

• Символ блокировки показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения.

По мере того как вводятся данные, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных.

Когда переходите к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные вами изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, в любой момент, выбрав команду «Сохранить».

Удаление записей

Если необходимо удалить всю запись, щелкните на поле маркировки записи или воспользуйтесь клавишами перемещения, для того чтобы перейти к нужной записи, а затем из меню редактирования «Правка» выберите команду «Выделить запись». В столбце выделения записи появится символ текущей записи, а вся строка будет выделена. Из меню «Правка» выберите команду «Удалить» или нажмите клавишу <Del>. Access удалит запись и отобразит диалоговое окно, требуя подтвердить удаление (кнопка ОК) или отменить удаление (кнопка «Отмена»).

Большая часть возможностей (команд) управления данными находится на панели инструментов: «Вырезать», «Копировать», «Вставить», «Найти», «Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию», «Фильтр» и другие

Вырезание, копирование и вставка данных

Обычные операции вырезания, копирования и вставки программ Windows работают и в Access. Вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из одной ячейки в другую или из одной таблицы в другую.

Работа со связями, ключевыми полями и индексами

Перед началом заполнения таблицы необходимо определить связи этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Отношения между таблицами

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях - обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ - связанной. Существует четыре вида отношений:

Один к одному. При использовании отношения «один к одному» запись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах связанных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными (в этих полях не допускаются повторяющиеся данные).

Многие к одному. При использовании отношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько записей в таблице «А». В таблице «В» ключевое поле должно быть уникальным.

Один ко многим. Связь с отношением «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».

Многие ко многим. При использовании отношения «многие ко многим» одной записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько записей в таблице «А». В этом случае не требуется уникальности ключевых полей таблиц «А» и «В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Связи с отношениями «один ко многим» и «многие к одному» отличаются только тем, какая таблица является главной.

Например, одному сотруднику в таблице «Персональные мероприятия» может соответствовать несколько записей. Одна запись появится при приеме сотрудника на работу, еще одна при начислении премии и т. д. В среднем, число записей в таблице «Персональные мероприятия» будет превышать число записей в таблице «Сотрудники» примерно в 10 раз. Поэтому между таблицей «Сотрудники» и таблицей «Персональные мероприятия» нужно установить связь с отношением «один ко многим». Создание связи между рассматриваемыми таблицами позволит использовать запросы, формы и отчеты, в которых выводятся данные сразу из нескольких таблиц.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа «Числовой» должны иметь одинаковые значения свойства «Размер поля». Например, нельзя создать связь между полями типа «Счетчик» и «Байт» или «Целое» и «Денежный». Исключениями из этого правила являются поля счетчика с последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями размера «Длинное целое».

Связи между таблицами базы данных можно определить и просмотреть в графическом окне «Схема данных». Создание связей между таблицами будет рассмотрено позднее при создании базы данных «Студенты и занятия».

Обеспечение ссылочной целостности

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Немногие системы управления базами данных для персональных компьютеров обеспечивают такую возможность. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Например, в таблицу «Персональные мероприятия» не может быть добавлена запись, в поле «КодСотрудника» которой содержится значение 10 (в таблице «Сотрудники» хранятся сведения только о 9 сотрудниках). Такую запись можно добавить только после приема очередного сотрудника на работу (и внесения информации о нем в таблицу «Сотрудники»).

Средства обеспечения ссылочной целостности

Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Например, полю «КодСотрудника» таблицы «Персональные мероприятия» нельзя присвоить значение, которого не существует в поле «КодСотрудника» таблицы «Сотрудники». Это ограничение устраняет необходимость определения условия на значение для поля «КодСотрудника». Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, нельзя удалить запись из таблицы «Сотрудники», если существуют связанные с ней записи. Точно также невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью. После наложения условий целостности данных любая попытка выполнить действие, нарушающее перечисленные выше запреты, приведет к выводу окна диалога с предупреждением, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления, которые рассмотрены ниже.

Режимы каскадного обновления и каскадного удаления

Режимы каскадного удаления записей и каскадного обновления данных таблиц, на которые наложены условия ссылочной целостности, позволяют упростить обновление и удаление данных из связанных таблиц при обеспечении ссылочной целостности данных. При установленном флажке «Каскадное обновление связанных полей» изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. При установленном флажке «Каскадное удаление связанных записей» удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности обычно, но не всегда, является хорошим способом проектирования базы данных. В качестве примера, когда не желательно использовать каскадное удаление, можно привести таблицы «Сотрудники» и «Заказы», связанные по полю «КодСотрудника». Если вы уволили сотрудника и пытаетесь удалить запись о нем из таблицы «Сотрудники», вы можете удалить и зависимую запись в таблице «Заказы», а это может иметь серьезные последствия.

Дата добавления: 2015-10-29