I. Общие понятия Базы данных.

I. Общие понятия Базы данных.

База данных- это хранилище большого объема информации, она служит для ввода данных, редактирования данных и для поиска и выборки данных по определенным критериям.

База данных создается под предметную область (Ex: Учебный процесс).

Назначение этой базы данных-контроль за успеваемостью студентов.

Для каждом базы данных необходимо определить объекты, входящие в нее.

Основными объектами базы данных Учебный Процесс является:

Факультет, Группа, Студент, Предмет, Успеваемость.

СУБД Access относится к реакционным базам данным: в основе их лежат таблицы(хранение информации).

Столбцы в таблице базы данных называются полями.

Строки-записью, значит, каждая запись-совокупность полей.

Отсюда, база данных-совокупность записей.

Определив объекты базы данных, можно определить исходные таблица базы:

1. Таблица Факультет (Поля-название факультета; ИД)

2. Таблица Группа (Поля-номер группы; Курс; ИД)

3. Таблица Студент

4. Таблица Предмет

5. Таблица Успеваемость

Далее для каждой таблицы нужно определить поля.

Каждая таблица должна содержать уникальные записи, т.е. в них не могут повторятся одинаковые записи. Для этого в каждую таблицу добавляется специальное поле или, если есть возможность, выбирается поле. Это поле называется полем первичного ключа.

Введем в таблицу факультет поле ИД(поле первичного ключа) и для обеспечения автоматической нумерации этому полю присваивается тип данных Счетчик.

Все таблицы в базе данных должны быть связаны между собой, для этого поле первичного ключа из одной таблицы переносится в другую и в другой таблице он называется внешним/вторичным ключом.

Введем условное обозначение вторичного ключа «ИД факультет».

Для поля «ИД факультет» нужно будет выбрать тип данных:

1. числовой

2. текстовый

3. логический

4. дата/время

5. мастер подстановок и др.

В данном случае следует выбрать тип данных «мастер подстановок».

По мастеру подстановок нужно выбрать таблицу, с которой устанавливается связь-Таблица Факультет, а далее из этой таблицы можно выбрать любое поле.

Из ИД Факультет выбрать поле название факультета, тогда в Режиме таблице в поле Название факультета надо открыть список и выбрать нужное название.

Между таблицами должно быть установлено отношение:

1. 1-к-1 (1:1)

2. 1-ко-многим (1: )

3. многие-ко-многим (: )

Чаще всего в таблицам устанавливается отношение 1-ко-многим, т.е. одной записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой.

Одной записи в таблице факультет соответствует несколько записей в таблице группы, т.к. на факультетах несколько групп.

Если полю присвоено первичное значение ключа, то ему автоматически устанавливаются свойства: Совпадения не допускаются!

В свойствах поля по строке подпись можно задать для поля ИД студент-фамилию.

II. Создание таблиц

Таблицы могут создаваться в друх режимах:

1. Конструктор

2. Режим Таблицы

По умолчанию, автоматически открывается режим таблицы, на экран выводится таблица с одним полем и кнопкой «добавить поле». В этом случае вы сразу вводите в таблицу название и значение полей. Access сам автоматически определяет тип данных и автоматически задает свойства данных.

Скорректировать таблицу можно в режиме Конструктора. Однако чаще таблицы составляются в режиме конструктора, работа выполняется в два этапа. На первом: разрабатывается структура таблицы, на Втором- в таблицу вводятся данные(в Режиме Таблицы).

Окно конструктора состоит из верхней/нижней частей, в Верхней-выводятся три колонки: Имя поля, Тип данных, Описание. В Нижней части для каждого поля выводятся список свойств. Этот список будет различный для каждого типа данных.

Имя поля	Тип данных	Описание
ИД	Счетчик
Номер группы	Текстовый
Курс	Числовой
ИД Фак.	Мастер Подстановок	МП, т. фак, наз. фак-та

Свойства могут задавать по умолчанию или же выбираться из списка или вводиться в ручную. Соглашаться с тем, что выдается по умолчанию!

Для текстовых полей устанавливается размер по умолчанию в 255 символов, вручную ввести нужное кол-во.

Для поля Курс можно задать свойства «условия на значения»: Первый пробел, пробел Второй и т.д.

С этим свойством можно связать след. свойство «сообщение об ошибке. Можно ввести любой текст(указание на ошибку).

После того как структура таблицы в Конструкторе определена, переходит в Режим таблицы и вводит данные.

Заметим, что в Поле ИД данные вводятся автоматически. в Поле ИД фак. открыть список и выбрать из списка нужное название.

После того, как таблица составлена около каждой записи появляются значки «+».
По троке группы 2202, то появится диалоговое окно «вставка под таблицей»: перечислены исходные таблицы.

Запросы и фильтры.

Они служат для отбора записей по определенным критериям.

Фильтры позволяют отобрать записи только в 1 таблице. При выводе таблицы в Режиме таблицы каждое поле таблицы содержит кнопку со стрелкой вниз. Открыв в нужном поле, можно отобрать нужные записи.

Если открыть поле Фамилия, можно отобрать фамилии, нач. с опр. буквы. Фильтрацию можно осуществлять по конкретным значениям, или же при фильтрации использовать Операторы (=, начиная с…, кончая на …, и т.д.) Фильтры как правило не сохраняются, за искл. расширенного фильтра.

Запросы, как и табл., основной объект Acccess, в котором хранятся данные. Запросы как правило сохр. на основании нескольких таблиц. Запросы бывают разных типов. Основной запрос-называется запрос на выборку.

Запрос на выборку.

Напр.: создать запрос, отражающий фамилии студентов, группы 2202, которые получили по курсу I.T. во 2 семестре оценки 4 или 5. Для создания запросов сначала нужно определить таблицы, которые будут задействованы в запросе, затем определить поля, которые должны входить в запрос.

Для создания данного запросы нужны таблицы: Студент, Группа, Предмет, Успеваемость.

Запрос с параметрами.

В рассмотренном запросе критерии отбора задаются непосредственно в конструкторе запроса-это не всегда удобно.

запрос с параметрами.

Напр.: нужно создать запрос для разных параметров, т.е. для разных семестров, групп, предметов. В этом случае по строке условия отбора вводятся не конкретные значения, а имя поля в квадратных скобках. При запуске запроса на выполнение на экране появится диалоговое окно. Для более эффективной работы с запросом параметра создается форма, которая должна содержать элементы управления.

В форму еще вставляется кнопка «запустить запрос», которая должна обеспечить выполнение действия запустить запрос.

Запрос на выборку.

Запрос с вычисляемыми полями.

Поля-Количество, цена. Можно создать вычислительное поле: можно отнести и текстовые значения. Напр.: таблица студент содержит поля: Фамилия, Имя, Отчество. в Таблице же успеваемость нужно указать ФИО, а не подробно. Для этого с помощью инструмента «построитель» вводятся выражение, предусматривающее выборку первой буквы имени и фамилии, ввода после них знака «.» и ввода операторов «объединения».

Запрос с групповыми операциями.

Создать запрос, в котором будет подсчитано кол-во полученных оценок в 1 семестре, средний балл, а затем размер стипендии.

Отобрать таблицы для каждого студента (студент), Успеваемость, группы. Из таблицы Успеваемость: Оценка, Семестр. Поле оценка должно выводится 2 раза. в одном-должно подсчитываться кол-во(COUNT), а в другом-среднее (AVG). Для создания такого запроса используется кнопка «итоги». для расчета же стипендии надо построить выражение, определяющее след: Если сред. значение равно 5, то стипендия равна 2200.

Если сред. значение меньше 3, то стипендия равна 0. во всех остальных случаях стипендия равна 1100.

Для этих целей используется оператор «I IF».

Запрос перекрестный.

позволяет создать запрос в виде электронной таблицы.

Сначала надо создать запрос на выборку, а затем этот запрос преобразуется в перекрестный.

После создания запроса на выборку выбирается тип запроса: перекрестный. По строке перекрестная таблица выбирается поле, которое будет заголовком строки, выбирается поле, которое будет заголовком столбцов и поле, которое определит значения. В качестве заголовка строк можно выбрать номер группы, заголовка столбцов-название предмета и значение средняя оценка по группам.

Запросы на изменение.

Включает в себя запрос на создание таблицы, запрос на обновление, запрос на добавление записей, запрос на удаление записей.

в основе этих запросов: как первый этап всегда создается запрос на выборку.

Для создания таблицы выбирается тип запроса создание таблицы.

Напр.: нужно создать резервную табл студенты, для того, чтобы поместить ее в др базу данных (БД кадры), при создании этого запроса нужно будет указать местоположение БД кадры.

Пр.: студент может находиться в трех состояниях: учеба, академ. отпуск, отчисление.

Поле состояние должно быть вкл. в структуру таблицы Студент.

В свойстве условия назначения для поля состояние: «» or «а» or «о»

В окт. студент возвращается из академ. отпуск-надо удалить «а» для поля состояния, т.е. табл должны быть обновлена. Для этих целей используется запрос на обновление.

Если студент отчислен, то информация о нем должны попасть в отдельную таблицу об отчисленных студентах. Т.е. информация об отчисленных студентах должна добавляться в таб отчисленных студентов. И одновременно в таб студенты должны быть удалены записи об отчисленных студентах. для этого используется запрос на удаление.

Значит, запрос на добавление и добавление связаны между собой.

На основании запросов могут быть получены сводные таблицы, для этого открывается нужный запрос и в режиме запросов выбирается Сводная Таблица.

Дата добавления: 2015-11-04