10. Систематизация документов, формирование документального фонда организации ФПБ, обеспечение сохранности документов и подготовка их к сдаче в архив

10. Систематизация документов, формирование документального фонда организации ФПБ, обеспечение сохранности документов и подготовка их к сдаче в архив

Сохранение архивных документов - это государственная задача. Принципы организации архивного дела определяются Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь". Этот документ, регулируя специфическую область - архивное дело, напрямую относится и ко всем руководителям организаций ФПБ и их структурных подразделений, особенно к штатным работникам делопроизводственной службы или иным работникам, ответственным за ведение делопроизводства в организациях ФПБ и их соответствующих структурных подразделениях, поскольку положения этого Закона определяют права и ответственность владельцев документов и безусловность сохранения документальных фондов организаций ФПБ.

Возникающие в управленческой деятельности организаций ФПБ документы можно условно разделить на две большие группы: документация, относящаяся к основной деятельности организаций ФПБ, и документы, относящиеся к вспомогательной деятельности.

К документам, характеризующим основную деятельность, относятся все распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, другие важнейшие внутренние документы, документы, направляемые вышестоящим организациям ФПБ. К документам, характеризующим вспомогательную

деятельность, относится оперативная документация, возникающая в управленческой деятельности, - проекты документов, докладные записки, справки, письма, телеграммы и т.п. Часть таких документов теряет свое самостоятельное значение сразу же после составления основного документа. Ценность указанных групп документов неодинакова. Если документация, отражающая основную деятельность, как правило, должна храниться постоянно, документация по личному составу имеет долговременное (75 лет) хранение, вспомогательные документы имеют кратковременное практическое значение, и следовательно, они должны храниться в течение сроков возможного их использования.

Сроки архивного хранения документов устанавливаются в соответствующих перечнях документов, которые разрабатывают учреждения департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. В организациях ФПБ должен применяться Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (см. в данном Перечне главу 35 "Деятельность общественных организаций"), а также Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, а работники делопроизводства в организациях ФПБ этими перечнями должны неукоснительно руководствоваться. Причем перечни устанавливают или постоянный срок хранения документов или минимальный временный срок, а в организации ФПБ, конечно, могут увеличивать сроки хранения по решению своей экспертной комиссии, исходя из своих потребностей или представлений о ценности документов.

66. Составление номенклатуры дел:

66.1. в целях правильного формирования и учета дел составляется и утверждается ежегодно номенклатура дел.

Номенклатура дел является систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и индекса. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в организации ФПБ, отражающие ее основные виды деятельности;

66.2. работу по составлению номенклатуры дел выполняет работник, ответственный за ведение делопроизводства, совместно с уполномоченными работниками организации ФПБ.

Сводная номенклатура подписывается работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Центральной экспертной комиссией организации ФПБ (далее - ЦЭК), Экспертно-методической комиссией государственного архива Республики Беларусь (далее - ЭМК) и утверждается руководителем организации ФПБ.

Первый экземпляр сводной номенклатуры дел хранится у работника, ответственного за ведение делопроизводства, второй - в текущем архиве организации ФПБ в качестве учетного документа, третий - в государственном архиве Республики Беларусь.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел организации ФПБ;

66.3. ежегодно номенклатура дел уточняется с внесением необходимых изменений, утверждается руководителем организации ФПБ и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатуры дел организаций ФПБ, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации ФПБ независимо от срока предыдущего согласования.

В номенклатуру дел включаются дела с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения и справочные картотеки;

66.4. графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (см. приложение 3 к главе 10).

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения (работника, выполняющего соответствующие функции) и порядкового номера дела (например: № 06-21).

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера (например: 02-01, 03-01, 04-01 и т.д.) и типовые названия.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры дел, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел.

Заголовок должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входят: название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка) или разновидности документов (распоряжения, планы- протоколы, отчеты, акты и т.д.).

Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов - приложений к какому-либо другому документу (например: "Документы по подготовке постановлений президиума (проекты постановлений, справки, информации)").

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента и о чем переписка (например: "Переписка с членскими организациями ФПБ, ассоциированными членами ФПБ о профсоюзной работе").

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с нормативными правовыми актами Республики Беларусь (копии декретов, указов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь и др.), учредительными документами организации ФПБ (устав, положение, свидетельство о регистрации и др.), распорядительными документами вышестоящих профсоюзных органов (постановления, приказы (распоряжения) и др.), затем располагаются группы распорядительных документов организации ФПБ (постановления, приказы (распоряжения) и др.), организационных документов (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.), протоколы, планы, отчеты, договоры, справочно- информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.), переписка, учетно-регистрационные формы. Внутри групп документов заголовки дел также размещаются по степени их важности и сроками их хранения: распорядительные документы по основной деятельности располагаются перед распорядительными документами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.

Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации ФПБ.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному и типовым перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются центральной экспертной комиссией.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др. Названия перечней указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "Наименование должности составителя";

66.5. после утверждения сводной номенклатуры дел организации ФПБ структурные подразделения (работники, выполняющие определенные функции) получают выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе по направлению документов в дела.

По окончании делопроизводственного года работник, ответственный за ведение делопроизводства, совместно со структурными подразделениями (работниками, выполняющими соответствующие функции) оформляют запись о категориях, количестве заведенных за истекший год дел и заверяют ее.

67. Формирование дел и подготовка их к сдаче в архив:

67.1. в начале года работник, ответственный за ведение делопроизводства, заводит дела в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел (см. приложение 4 к главе 10).

Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса структурного подразделения (работника, выполняющего соответствующие функции) и порядкового номера по номенклатуре дел (например: № 06-21);

67.2. в дела подшиваются документы только по законченным рассмотрением вопросам. На документе с решенным вопросом на нижнем поле последнего листа документа слева, а при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа исполнителем делается надпись "В дело", указывается индекс дела по номенклатуре дел, ставятся подпись и дата.

Если вопрос решен устным указанием руководства или исчерпан ранее принятым решением, надпись "В дело" и отметка о том, что послужило основанием считать вопрос решенным, делаются на оборотной стороне последнего листа основного документа;

67.3. документы в деле располагаются по разделам (на каждый законченный вопрос), а в разделах - в логической последовательности и хронологическом порядке.

Первым подшивается документ, на основании которого заведен раздел, а под ним - все остальные документы по данному вопросу. Последним подшивается документ, которым вопрос решен;

67.4. в делах, подлежащих постоянному хранению, работник, ответственный за ведение делопроизводства, ведет перечень разделов (внутреннюю опись), в который записывает каждый новый вопрос по мере подшивки документов. В перечне указываются номера листов каждого раздела.

Наименования разделов определяются работником, ответственным за ведение делопроизводства, по согласованию с исполнителем и должны отражать содержание подшитых в них документов.

Перечень ведется по каждому тому дела отдельно и помещается в его начале;

67.5. приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

Приложения большого объема могут формироваться в отдельные тома. В этом случае на основном документе делается отметка о том, что приложение к нему находится в другом томе. На обложке или первом листе приложения (при отсутствии обложки) должна быть сделана надпись следующего образца:

"Приложение к делу № 02-9, т.1 (к вх. № 124-112) за 2007 год";

67.6. постановления коллегиального органа и приказы (распоряжения) руководителя организации ФПБ группируются в деле по видам вместе с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила и другие документы, утвержденные постановлениями или приказами (распоряжениями) руководителя организации ФПБ, группируются вместе с указанными документами.

Если документы утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

67.7. документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; дополнение к личному листку по учету кадров (справки и другие документы, имеющие отношение к делу, кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно); личный листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; заявление о приеме на работу; направление или представление; трудовой договор; выписки или копии приказов (распоряжений) о приеме на работу (назначении на должность).

Лицевые счета работников организации ФПБ группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту;

67.8. документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело подшиваются также те листы других экземпляров документа, на которых имеются замечания или указания руководителя, а остальные листы уничтожаются. Отметка об их уничтожении делается на листах, помещаемых в дело, и заверяется подписью работника, ответственного за ведение делопроизводства.

В каждый том дела следует подшивать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся второй и последующие тома дела;

67.9. листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Если лист сложен и подшит за середину, он нумеруется как два листа. Резолюция, составленная на отдельном от документа листе, подшивается и нумеруется как самостоятельный лист;

67.10. в конце дела на отдельном листе помещается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела. Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с указанием должности и даты составления.

68. Организация хранения документов:

68.1. дела, сформированные за год, хранятся у работника, ответственного за ведение делопроизводства, до конца следующего года.

Дела находятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Располагаются они в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре;

68.2. выдача документов и дел сторонним организациям, в том числе и копирование для них документов, производится с разрешения руководителя организации ФПБ. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа, или его копию.

Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускаются в исключительных случаях с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника;

68.3. работник, ответственный за ведение делопроизводства, составляет опись сдаваемых дел на бланках установленной формы и обеспечивает сохранность документов до передачи на хранение в текущий архив;

68.4. перед сдачей дел в текущий архив работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан проверить соответствие наименований разделов и перечня (внутренней описи) содержанию находящихся в них документов и правильность расположения их в деле, а также удалить из дела скрепки и булавки;

68.5. законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения и по личному составу в течение двух лет остаются у работника, ответственного за ведение делопроизводства, а затем помещаются в текущий архив организации ФПБ не позднее 1 марта,

69. Хранение документов в текущем архиве организации ФПБ, порядок выдачи их во временное пользование и уничтожения по истечении сроков хранения, передача дел на государственное хранение:

69.1. работник, ответственный за ведение делопроизводства, при приеме документов и дел проверяет правильность их оформления.

Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше

10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится работником, ответственным за ведение делопроизводства, при участии членов центральной экспертной комиссии и специалистов организации ФПБ;

69.2. отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются на заседаниях центральной экспертной комиссии, согласовываются и подписываются работником, ответственным за ведение делопроизводства, проводившим экспертизу ценности документов.

Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭМК;

69.3. непосредственный отбор документов к уничтожению в организации ФПБ осуществляет работник, ответственный за ведение делопроизводства.

Проверку правильности произведенного отбора осуществляет центральная экспертная комиссия.

Ответственность за организацию уничтожения документов возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства;

69.4. акт подписывается лицом, производящим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии одновременно с описями дел. После согласования центральной экспертной комиссией акт представляется на рассмотрение ЭМК, после чего - на утверждение руководителю организации ФПБ;

69.5. работник, ответственный за ведение делопроизводства, имеет право уничтожить дела только после подписания и утверждения акта. Подлежащие уничтожению документы сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов;

69.6. документы организации ФПБ постоянного срока хранения до передачи на государственное хранение находятся в текущем архиве организации ФПБ в течение 15 лет для использования в служебных и научных целях;

69.7. документы и дела в текущем архиве организации ФПБ хранятся в порядке, установленном государственной архивной службой;

69.8. дела выдаются из архива по запросам работников организации ФПБ под расписку.

Первые экземпляры постановлений коллегиального органа и приказов (распоряжений) руководителя организации ФПБ на руки не выдаются, за исключением случаев, когда их истребование предусмотрено законодательством;

69.9. запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания на документах, полученных из текущего архива организации ФПБ;

69.10. изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях изъятие производится по разрешению руководителя организации ФПБ с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника;

69.11. взятые из текущего архива организации ФПБ документы подлежат возврату в этот архив по миновании надобности.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, ведет контроль за своевременным возвратом документов и дел;

69.12. на государственное хранение в государственный архив Республики Беларусь передается три экземпляра утвержденной ЭМК описи.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах;

69.13. передача дел осуществляется поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив Республики Беларусь. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в текущем архиве организации ФПБ;

69.14. при первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историко-архивная справка к фонду организации ФПБ, в которой излагается история фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

При последующем утверждении ЭМК годовых разделов описи дел составляется дополнение к историко-архивной справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре организации ФПБ и составе переданных на государственное хранение документов.

Дата добавления: 2015-11-04