Одним из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word фирмы Microsoft, приобретающий с каждой версией всё большее число сторонников. Особой популярностью пользуется версия Word 2000,

ВВЕДЕНИЕ

Одним из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word фирмы Microsoft, приобретающий с каждой версией всё большее число сторонников. Особой популярностью пользуется версия Word 2000, входящая в состав интегрированной среды Microsoft Office. Им пользуются как профессионалы, подготавливающие рукописи книг к изданию в типографии, так и начинающие пользователи для работы с текстами и документами. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде текстового процессора Word 2000.

Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием. Само слово “форматирование” происходит от слова “форма”, т.е. чему-либо надо придать определённую форму. Различные способы и инструменты форматирования, которые предоставляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст.

СНОСКИ

Сноски — это один из приемов размещения в документе дополнительной формации. Сноски применяют для самых разнообразных целей, например для указания источника при цитировании или для указания перевода, если в основной текст документа включен фрагмент на иностранном языке.

Вообще говоря, использование сносок не является обязательным, поскольку тех же целей можно достичь, заключая дополнительную информацию в скобки или отделяя ее от основного текста иным способом. Однако в больших документах, особенно научного содержания, сноски используются очень часто, поскольку они повышают удобочитаемость и компактность основного текста.

Вообще говоря, сноска – это дополнительный текст, связанный с определенным местом в основном тексте, которое отмечается специальным символом – символом сноски. Символ сноски форматируется особым образом, чтобы его можно было легко отличить от символов основного текста. Сам же текст сноски размещается в другом месте, но ему предшествует тот же самый символ сноски, чтобы было видно, к какому месту основного текста относится сноска.

Word поддерживает два вида сносок: обычные сноски и концевые сноски. Обычная сноска размещается внизу той страницы, на которой находится символ сноски, и отделяется от основного текста горизонтальной чертой. Концевая сноска размещается в конце раздела документа или всего документа, в котором присутствует символ сноски, и также отделяется от основного текста горизонтальной чертой.

Если на странице имеется несколько обычных сносок, то используется только одна горизонтальная черта. Все концевые сноски также отделяются от основного текста только одной горизонтальной чертой. Word позволяет включать в текст сноски не только обычные символы, но и информацию любого типа, например таблицы, иллюстрации, примечания и т. д.

РАБОТА СО СТИЛЯМИ

В отличие от таких документов как письма, платежные поручения, научные статьи и т. д. есть документы, которые имеют большой объём. Для таких документов характерно наличие таких элементов оформления как оглавление, предметный указатель, колонтитулы, нумерация заголовков и рисунков (таблиц, формул) и задание ссылок на них.

Для форматирования элементов таких документов необходимо использование стилей. Это позволит автоматизировать настройку параметров оформления однотипных элементов, а также обеспечить идентичность их форматирования. Благодаря стилям, при необходимости можно быстро задать другой вид оформления документа, изменив отдельные стили.

Создание стиля

Выбрать команду Формат / Стиль. Откроется окно диалога “Стиль”.

1. Нажать кнопку Создать. Откроется окно диалога “Создание стиля”.

2. В поле Имя введите имя нового стиля, основываясь на приведенных ниже правилах. Имя стиля может содержать до 253 символов, включая любые символы, кроме:

­ обратной наклонной черты (\);

­ фигурных скобок ({});

­ точки с запятой (;);

­ запятые могут использоваться только в качестве символов, разделяющих несколько имен одного стиля.

3. В поле Основан на стиле указать один из стандартных или пользовательских стилей.

4. В зависимости от того, создается ли стиль абзаца или символа выбрать из списка Стиль соответствующую опцию.

5. Выбрать из списка Стиль следующего абзаца требуемый стиль.

6. Открыть меню Формат нажатием одноименной кнопки.

7. Выбрать параметры форматирования, которые надо внести в создаваемый стиль (шрифт, формат абзаца, табуляция, обрамление и т.д.).

8. Сделав требуемые установки, нажать OK.

9. В разделе “Описание” окна диалога “Создание стиля” проверить установленные параметры стиля и нажать Применить. MS Word отформатирует абзац, в котором установлен курсор, только что созданным стилем.

СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ

Автоматизированное создание оглавления обычно основано на использовании стилей заголовков (Заголовок1 (Heading 1),..., Заголовок9- (Heading9)). Поэтому при форматировании документа следует назначить соответствующие стили тем заголовкам, которые предусматривается включить в состав оглавления. Стили заголовков разделов (глав), подразделов, пунктов, подпунктов и т. д. следует назначать в порядке возрастания цифр в составе наименований соответствующих стилей.

Наглядное представление о внешнем виде создаваемого оглавления можно получить в режиме Структура (Outline). В этом режиме удобно определять, какие уровни заголовков следует учитывать при создании оглавления. По умолчанию учитываются заголовки первых трех уровней. При меньшем числе уровней оглавление может быть неинформативным, при большем — можетоказаться слишком громоздким.

Кроме стилей заголовков, оглавление может использовать и другие стили, например, Название (Caption), ВерхКолонтитул (Header), НижКолонтитул (Footer) и даже Обычный (Normal). В оглавлении им можно назначать произвольный уровень в диапазоне от 1 до 9.

Создание оглавления выполняется с помощью вкладки Оглавление (Table of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables). Вызов окна выполняется командой Оглавление и указатели... (Index and Tables...) меню Вставка (Insert) [3,4].

В результате будет выполнено автоматическое создание оглавления, возможный вид которого показан на рис. 3.3.

По умолчанию в поле Уровень: (ТОС Level:) элементам оглавления со стилями Заголовок1 (Headingl), Заголовок2 (Heading2) и Заголовок3 (Heading3) назначены значения 1, 2 и 3 соответственно.

ИСПРАВЛЕНИЯ, ВЕРСИИ, ПРИМЕЧАНИЯ

Исправления

Работа с большими документами, как правило, носит коллективный характер и продолжается достаточно долго. Рассмотрим важные средства эффективной работы с большим документом – исправления, версии, примечания.

Исправления позволяют отслеживать те изменения, которые делаются в документе. Каждый удаленный или добавленный фрагмент текста помечается датой, временем и инициалами автора. Пометки исправлений фактически фиксируют протокол правки документа.

Версии позволяют фиксировать определенные состояния документа в процессе работы над ним. Даже если документ не содержит пометки исправлений, их можно создать, сравнив текущую версию документа с исходной.

Примечания позволяют добавлять вопросы и замечания к тексту которые отображаются в специальном окне. Примечания не искажают исходный текст, а только присоединяются к документу. Каждое примечание помечается инициалами автора [2,4].

Работа с исправлениями

Средства для выполнения исправлений позволяют увидеть, какие исправления внесены в документ. Если несколько человек просматривают документ, то можно отмечать эти исправления разным цветом текста. Чтобы использовать указанные средства и сделать исправления видимыми, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Выделить исправления”. Появится диалоговое окно “Исправления”. Чтобы добавить отметки исправлений, нужно установить флажок “Записывать исправления” и щелкнуть по кнопке “ОК”. По умолчанию введенный текст подчеркивается, а удаленный текст зачеркивается, все исправления отмечаются на полях вертикальной линией.

Чтобы принять исправления и удалить отметки исправлений из документа, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Принять/Отклонить исправления” и щелкнуть по кнопке “Принять все”. Чтобы отказаться от всех исправлений, внесенных в документ, надо щелкнуть по кнопке “Отказ от всех”. Чтобы просмотреть каждое исправление, нужно щелкнуть по кнопке “Найти”. Возможно использование соответствующих кнопок на панели инструментов Рецензирование

Панель инструментов Рецензирование

В документе выделяется исправление, при этом в диалоговом окне “Просмотр исправлений” в секции “Описание” выводится описание данного исправления. Для того чтобы принять исправление, необходимо нажать кнопку “Принять”, в противном случае — кнопку “Отказаться”. С помощью кнопок “Найти” можно перемещаться от исправлений к исправлению как вперед по документу, так и назад. По окончании работы с исправлениями нужно нажать кнопку “Закрыть”, чтобы вернуться к работе со всем документом.

Если над документом работают несколько человек, то каждый из них может сохранить свою версию документа под другим именем (не выделяя своих исправлений). Чтобы просмотреть исправления, внесенные каждым пользователем, можно открыть исходный файл, затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии” и выделить все версии файла. Все изменения будут выведены описанным выше способом. Чтобы их просмотреть, следует воспользоваться приведенными ранее инструкциями.

Сохранение нескольких версий документа

В предыдущих версиях Microsoft Word для сохранения различных версий файла использовалась команда “Сохранить как”. В Word 97 появилась возможность сохранить разные версии документа в одном файле. Такая функция позволяет просматривать предыдущие версии документа, и, что особенно ценно, видеть, кто и когда вносил исправления. Можно настроить Word таким образом, что он будет автоматически сохранять версию документа при закрытии файла. Чтобы сохранить текущую версию документа необходимо:

1. Выбрать команду “Файл, Версии”.

2. Нажать кнопку “Сохранить”.

3. В текстовом поле “Заметки к версии”ввести те комментарии, которые относятся для данной версии документа.

4. Для сохранения текущей версии документа нажать кнопку “ОК”.

После сохранения нескольких версий документа в одном файле может потребоваться сохранение одной версии в отдельном файле.

При сохранении нескольких версий документа в одном файле проводится его архивация. Невозможно изменить сохраненную версию документа. Если впоследствии может возникнуть необходимость исправлений вранней версии файла, то следует делать копии файла в отдельных файлах с помощью команды “Файл, сохранить как”.

Если нужно составить список лиц, вносивших изменения, и зафиксировать время правки, то следует установить автоматическое сохранение версии при закрытии документа. Для этого необходимо выбрать команду “Файл, Версии”, установить флажок “Автоматически сохранять версию при закрытии” и нажать кнопку “Закрыть”. Теперь при каждом сохранении файла Word будет автоматически создавать версию документа, а в поле заметок будет записано “Автоматическая версия”.

Если нужно, чтобы Word выполнял сравнение версий документа, то необходимо сохранять версии документа в разных файлах, а затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии”, что описано ранее.

Работа с примечаниями

Исправления полезны для отслеживания изменений в документе, а примечания предназначены для присоединения комментариев к документу. Примечания е печатаются вместе с документом, если только об этом не указано специально.

Работа с примечаниями	Операции
Вставка примечаний	Вставка – Примечание
Изменение примечания	Щелкните в выноске примечания, которое требуется изменить. Внесите в текст нужные изменения.
Удаление примечаний	Выделить знак примечания в документе (иначе удаление не произойдет) и нажать клавишу delete
Удаление всех примечаний	Выполнить команду Правка – заменить; Нажать кнопку Специальный; Выбрать из списка элемент Символ примечания в поле Найти, а поле Заменить не оставьте пустым; Нажмите кнопку Заменить все – все примечания будут удалены.
Поиск примечаний	Найти знак определенного примечания можно с помощью, например, панели инструментов Рецензирование, на которое имеются кнопки Предыдущее замечание и Следующее примечание.

КОНЦЕПЦИЯ ГЛАВНОГО ДОКУМЕНТА

Концепция главного документа в Word заключается в следующем: главный документ, наряду с обычным текстом, содержит специальные ссылки на другие документы, которые называются вложенными документами. Работа с главным документом происходит в двух режимах:

В обычном режиме главный документ выглядит как один большой документ, т.е. все вложенные документы «раскрыты» и пользователь может производить глобальные операции, например, поиск, замену или создание оглавлений как в обычном документе, без учета наличия вложенных документов.

В режиме главного документа, напротив, отображается структура главного документа и видно, из каких вложенных документов он состоит. Пользователь может производить в этом режиме различные операции с вложенными документами, например добавление, удаление и перемещение вложенных документов. Работа в режиме главного документа напоминает работу в режиме структуры, с тем отличием, что некоторые элементы структуры на самом деле хранятся в отдельных вложенных документах.

Вложенный документ сам может содержать вложенные документы. Таким образом аожно строить сложные иерархические структуры документов. Важным аспектом концепции главного документа является возможность независимого открытия и редактирования вложенных документов разными авторами [2].

Работа с главным документом производиться с помощью панели инструментов Структура

Способы создания главного документа

Существуют три способа создания главного документа:

­ создание нового главного документа («с нуля»);

­ преобразование существующего большого документа в главный окумент путем разбиения его на вложенные документы;

­ сборка главного документа из существующих независимых документов

Работа с главным документом и вложенными документами

С главным документом можно работать в режиме просмотра структуры и в обычном режиме просмотра. В режиме просмотра структуры очень удобно просматривать и реорганизовывать структуру главного документа. В обычном режиме просмотра с главным документом можно работать как с единым документом. Его можно форматировать, вставлять номера страниц, формировать оглавления и указатели, и т. п.

Работать с вложенными документами можно, просто открывая их как независимые файлы. Однако гораздо удобнее работать с вложенными документами в режиме просмотра структуры главного документа. Можно открывать, переставлять, объединять, разбивать и удалять вложенные документы [2,3].

Открытие и блокировка вложенных документов

Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в режиме просмотра структуры главного документа дважды щелкнуть по значку вложенного документа. При этом вложенный документ откроется в отдельном окне, а в окне главного документа рядом со значком вложенного документа появится значок в форме замочка, который означает, что вложенный документ заблокирован.

Заблокированный вложенный документ не может быть открыт другим пользователем на редактирование, он может быть открыт для просмотра в режиме только на чтение.

Если какой-то пользователь открыл вложенный документ на редактирование, то этот документ будет заблокирован для других пользователей независимо от того, как был открыт вложенный документ: через главный документ или непосредственно. Однако при этом другие вложенные документы не являются заблокированными и с ними можно работать. Именно блокировка вложенных документов в главном документе является тем удобным средством, которое обеспечивает одновременную работу над одним большим документом нескольким пользователям Word.

Открытие вложенного документа на редактирование может быть не единственной причиной его блокировки. Документ может быть заблокирован пользователем по различным причинам, например, из-за нежелательности внесения во вложенный документ каких-либо изменений. Аналогично заблокированный вложенный документ может быть разблокирован, если обстоятельства изменились.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЭВМ настолько прочно вошли в нашу жизнь, что без них уже невозможно представить практически ни одну сферу жизни и деятельности человека.

В дальнейшем ЭВМ будут еще более часто использоваться в связи с тем, что они позволяют повысить удобство работы, производительность труда и уменьшить трудозатраты.

С расширением областей деятельности человека для них будут разрабатываться наиболее удобные, необходимые и многофункциональные программы, поэтому разнообразие возможностей, пусть даже в рамках Word, будет постоянно расти.

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Все новации, требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы встречаются без большого энтузиазма, особенно если результат неочевиден, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, создание интегрированной информационной системы, обеспечивающией возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных это не дань моде, а настоятельная необходимость.

В качестве простого примера можно привести распространенные ныне практически везде системы офисного документооборота и электронной почты и, без которых сотрудники уже не могут обойтись: офисная культура не предполагает такой организации, когда по каждому требующему того поводу нужно обзванивать коллег, писать записки секретарям, отрывать время у руководства и сотрудников и т.д., если имеется информационная система группового использования, позволяющая выполнить все необходимое без отрыва от производства.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Р.Винтер, П.Винтер. Microsoft Office 97 в подлиннике: В 2т.: пер. с англ.СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997. Том I – 640с.

2. Беленький Ю.М., Власенков С.Ю. Microsoft Word 2000. СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000. – 992с.

3. Microsoft Word 2000: справочник – СПб: Издательство «Питер»; 1999 – 352с.

4. Новиков Ф, Яценко А. MS Office 2000 в целом. – СПб.: BHV, 1999 г. 750с.

5. Джекобсон Р. Microsoft Office 2000. Основные приложения. – СПб.: Рус. Ред., 2000 г.

6. Виллет Э. Библия пользователя: Microsoft Office 2000 – М.: Диалектика, 2002 г. 1040 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Тесты по теме

1. Ссылки используются для:

a) Удобства работы с документом;

b) Вставки нумерации страниц;

c) Ускоренной навигации по документу.

2. В Microsoft Word сноски можно создавать:

a) автоматически;

b) только вручную;

c) с применением специальной программы.

3. Сноски бывают:

a) двух типов;

b) трех типов;

c) количество типов неограниченно.

4. Для того чтобы создать сноску, нужно:

a) поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, и выполнить команду Вставка-Ссылка-Сноска;

b) поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, напечатать порядковый номер ссылки, внизу страницы провести черту, и под чертой написать название книги;

c) поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, и выполнить команду Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели.

5. Сноска служит для:

a) создания оглавления;

b) создания списка литературы;

c) создания сносок на использованный источник.

	а, с
	a
	a
	a
	с

Дата добавления: 2015-10-21