Формування, оформлення та забезпечення збереженості справ

Формування, оформлення та забезпечення збереженості справ

Справа — документ або сукупність документів, що стосу­ються одного питання чи напряму діяльності підприєм­ства, установи, організації (далі — організація) та зберігають­ся в окремій теці (палітурці).

Формування справи — групування виконаних службо­вих документів у справу відповідно до номенклатури справ.*

Де має відбуватися формування справ — у службі діловодства (за місцем роботи особи, відповідальної за ді­ловодство) чи в структурних підрозділах? Хто зазвичай контролює цей процес?

Порядок формування справ закріплюється номенклату­рою справ. При централізованій формі організації діловодства справи формуються та зберігаються у службі діловодства.

Централізоване формування справ можливе, якщо обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік.

При децентралізованій формі організації діловодства всі спра­ви формуються та зберігаються в структурних підрозділах.

Змішана форма передбачає часткову централізацію, за якої у службі діловодства формуються та зберігаються справи з розпоряд­чими документами, дорученнями органів вищого рівня, листуван­ням за підписом керівництва. До­кументи, що надходять на адресу структурних підрозділів та ство­рюються ними, групують у справи саме там.

Функції з надання відповідної методичної допомоги та контролю за формуванням справ можуть бути поклад єні на архів організа­ції (посадову особу, відповідальну за архів).

Як має виглядати справа? З чого почати її формування?

На початку року для кожної справи, зазначеної в номенклатурі, виділяють теку (папку) формату А4 (210 х 297 мм). Рекомендовані конструкції тек:

§ картонна тека із зав’яз­ками;

§ швидкозшивач;

§ тека-реєстратор (тека-сегрегатор).

На обкладинці картонної текн зазначають:

§ назву організації;

§ назву структурного підроз­ділу;

§ заголовок справи;

§ індекс справи за номенкла­турою;

§ строк зберігання справи.

§ Ці дані, як правило, оформлюють від руки. Інший варі­ант — роздрукувати й наклеїти на обкладинку справи створе­ний на комп’ютері титульний аркуш (див. Додаток 1).

§ На корінці кожної справи наводять індекс за номенкла­турою, що полегшує пошук справ при вертикальному розта­шуванні у шафах.

§ Конструкція тек-реєстраторів (тек-сегрегаторів) умож­ливлює зазначення на корінцях поряд з індексами ще й заго­ловків справ.

§ У картонних теках із зав’язками документи зберігають без підшивання і розташовують у міру їх надходження.

§ До швидкозшивачів і тек-реєстраторів (тек-сегрегаторів) документи підшивають за лівий берег, створивши отвори за допомогою діркопробивача або вмістивши в прозорі файли, що вже мають отвори вздовж лівого берега.

§ У поточному діловодстві аркуші документів у справах не нумерують.

§ На що слід звертати увагу під час перевіряння докумен­та перед включенням до справи? Чи потрібно оформ­лювати додаткові реквізити, які засвідчили б факт за­вершення роботи з документом і направлення його до справи?

Справа вважається заведеною після включення до неї першого документа. До справи вміщують документи, вид і зміст яких відповідають тим, що зазначені в заголовку спра­ви на обкладинці. Перед включенням кожного документа до справи перевіряють правильність його оформлення та наяв­ність усіх необхідних реквізитів — підписів, віз, грифів, дат, відміток про виконання, засвідчення копій тощо. Виявлені помилки усувають.

§ Номер справи, до якої має потрапити документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно­го документа.

§ Якщо порушені в документі питання вирішено і доку­мент має бути долучений до справи, на ньому оформлюють реквізит «Відмітка про виконання документа та направлен­ня його до справи», який включає:

§ я посилання на дату і номер документа, що засвідчує факт виконання, а за відсутності такого документа — стислі відомості про виконання;

§ ■ слова «До справи»; я номер справи;

■ назву посади й підпис відповідальної особи (із роз­шифруванням);

■ дату.

Відмітку про виконання документа та направлення його до справи проставляють від руки на лицьовому боці першого аркуша — у лівому куті нижнього поля. Наприклад:

До справи № 04-06
Відповідь надіслано 23.10.2013 М 04-06/1 /489
Головний спеціаліст Сорока	В. Д. Сорока
24.10.2013
або
До справи № 04-10
Питання вирішено позитивно під час оперативної
наради 28.10.2013
Головний спеціаліст Сорока	В.Д. Сорока
28.10.2013

Документи розкладають по теках (папках) щоденно. Най­доцільніше робити це наприкінці робочого дня, у крайньому разі — наступного дня вранці.

У якій послідовності необхідно розташовувати документи в справах?

Усередині справи документи мають бути розташова­ні так, щоб їх зміст послідовно висвітлював певні питання. Одночасно документи систематизують у хронологічному порядку або за алфавітом авторів чи кореспондентів, спо­чатку — ініціативний документ, потім — усі інші в логіч­ній послідовності.

Як потрібно формувати в справи розпорядчі документи

та затверджені ними організаційно-правові документи: разом чи окремо?

Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, роз­порядження) та затверджені ними організаційно-правові до­кументи (положення, правила, інструкції тощо) підшивають до справ разом. Наприклад, до наказу керівника з основної ді­яльності підшивають положення про структурні підрозділи організації, затверджені цим наказом.

Якщо ж організаційно-правові документи затверджено як самостійні документи шляхом проставляння грифа затвер­дження, їх розподіляють по окремих справах за видами, на­приклад:

■ «Інструкції з питань техніки безпеки та промислової санітарії»;

■ «Технологічні регламенти виробництва».

Як правильно розподілити по справах основні види документів — накази, документи засідань, листи, звернення тощо?

Накази (розпорядження) з основної діяльності, з адміні­стративно-господарських питань і з кадрових питань (особо­вого складу) мають різні строки зберігання. З огляду на це їх необхідно групувати в різні справи.

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) систематизують за видами та строками зберігання.

Якщо таких наказів багато і вони мають значний об­сяг, доцільно розбити їх на підгрупи за напрямами діяльності (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), виділивши для кожної з них окрему справу.

У разі незначної кількості наказів (розпоряджень) з ка­дрових питань (особового складу) їх формують у дві справи залежно від строків зберігання, наприклад:

1) «Накази з кадрових питань (особового складу) трива­лого строку зберігання (про прийняття на роботу, переміщен­ня, переведення, звільнення, преміювання тощо)»;

2) «Накази з кадрових питань (особового складу) тимча­сового строку зберігання (про стягнення, надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, про коротко­строкові відрядження працівників у межах України та за кордон)».

До першої справи долучають всі накази зі строком збе­рігання 75 років. Якщо кількість видів наказів значна (хоча загалом документів небагато й усі вони можуть бути вміщені в одну справу), допускається не перераховувати їх в заголо­вку справи, наприклад:

Накази з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання»

У другу справу групують накази зі строком зберігання 5 років

Документи засідань колегіальних органів вміщують у дві справи:

1) «Протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо)»;

2) «Документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо)».

Протоколи засідань колегіальних органів розташо­вують у справі в хронологічному порядку і за номерами, а документи (доповіді, довідки, проекти рішень тощо), які стосуються одного протоколу, — за порядком денним засі­дання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, за невеликої кількості групують в одну справу, наприклад:

Доручення органів вищого рівня та документи з їх виконання

Якщо таких документів багато, з-поміж них для окремих справ виокремлюють групи — за авторами:

я «Доручення Кабінету Міністрів України та докумен­ти з їх виконання»;

■ «Доручення облдержадміністрації та документи з їх виконання».

За напрямами діяльності організації:

■ «Доручення органів вищого рівня з питань охорони здоров’я населення»;

■ «Доручення органів вищого рівня з питань впрова­дження новітніх технологій».

Залежно від кількості документів можливе групування доручень і за авторами, і за напрямами діяльності:

■ «Доручення Кабінету Міністрів України з питань со­ціального захисту населення»;

а «Доручення Кабінету Міністрів України з питань розвитку малого підприємництва та фермерського господарства».

У справах з дорученнями документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листи розподіляють по справах за змістом і кореспон­дентською ознакою:

«Листування з Міністерством юстиції України з пи­тань роз’яснення норм законодавства»;

■ «Листування з навчальними закладами про умови вступу до них та оплати за навчання».

У межах кожної справи листи систематизують у хроноло­гічному порядку, розташовуючи документ-відповідь за документом-запитом.

Листування з органами вищого рівня рекомендується формувати в справи відповідно до питань, які порушено в цих! документах.

Особові справи ведуть протягом усього часу роботи в ор­ганізації відповідних працівників. Документи в особових справах систематизують за хронологічною ознакою та в міру їх надходження розташовують у такій послідовності:

■ внутрішній опис документів справи;

■ заява про прийняття на роботу (контракт);

■ направлення або подання;

■ особовий листок з обліку кадрів;

ш автобіографія;

■ документи про освіту (копії);

■ витяги з розпорядчих документів або засвідчені ко­пії (наказів, розпоряджень) про призначення, переве­дення на посаду, звільнення працівника тощо;

■ доповнення до особового листка з обліку кадрів;

■ довідки та інші документи.

Копії наказів (розпоряджень) про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівників тощо до особових справ не вклю­чають. Ці відомості вносять в доповнення до особових листків з обліку кадрів або до трудових книжок.

Особові справи державних службовців формують відпо­відно до Порядку ведення особових справ державних служ­бовців в органах виконавчої влади, затвердженого постано­вою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 № 731.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) пра­цівників організації систематизують у межах року, за прізви­щами, в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) групують щомісяця в межах року.

Корисно знати! Документи постійного та тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, протягом року можна тимчасово групувати в одну справу (як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи організації). Після закінчення року або вирішення питання документи постійного й тимчасового строку зберігання необхідно розподілити по окремих справах згідно з номенклатурою справ

Звернення громадян (заяви, скар­ги, пропозиції) з питань роботи органі­зації, а також усі документи з їх роз­гляду й виконання групують у справи окремо від звернень громадян з осо­бистих питань. У межах справ звер­нення розташовують у хронологічно­му порядку або в алфавітному порядку

прізвищ заявників. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду й вирішення становить у справі самостій­ну групу і вміщується в м’яку обкладинку. Якщо звернень ба­гато, для їх зберігання можна створити низку справ, присвя­тивши кожну з них окремому напряму діяльності:

§ «Звернення громадян з питань медичного обслугову­вання та документи з їх виконання»;

§ «Звернення громадян з питань роботи громадського транспорту».

Де мають зберігатися справи? Як правильно організувати зберігання справ?

До передавання в архів організації справи зберігаються за місцем формування. У невеликих організаціях справи до­цільно зберігати централізовано — у службі діловодства. Від­повідальність за зберігання справ покладають на керівників структурних підрозділів та працівників, відповідальних за ді­ловодство.

У робочих кімнатах справи мають зберігатися у закритих шафах, конструкція яких уможливлює вертикальне розташу­вання справ, а також дає змогу захистити їх від шкідливого впливу пилу та світла.

Документи, які потребують особливих умов зберігання (особові справи, трудові книжки, документи з грифом обме­женого доступу тощо), зберігають у сейфах або шафах, що на­дійно замикаються та опечатуються.

Зберігати справи в столах працівників забороняється!

Для підвищення оперативності пошуку документів спра­ви розташовують на полицях шафи у тій послідовності, в якій їх наведено в номенклатурі справ. На корінцях обкладинок за­значають індекси справ за номенклатурою. Копію номенкла­тури прикріплюють на внутрішньому боці дверцят шафи, що дає змогу швидко знаходити потрібні справи за їх індексами.

Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фоногра­мами засідань колегіального органу зберігають у секретаря колегіального органу. На пакованнях фонограм роблять від­мітки про дати засідань і час записів. За зберігання зазначе­них фонограм відповідає секретар колегіального органу.

Особові справи зберігають у кадровій службі окремо від інших справ. Відповідальність за їх збереженість несе керів­ник кадрової служби. Документи особових справ бажано вмі­щувати до папок-реєстраторів, які значно полегшують до- лучення нових документів. Особові справи систематизують

і зберігають за їх номерами або алфавітом осіб чи назвами структурних підрозділів відповідно до штатного розпису або класифікатора структурних підрозділів. За наявності в орга­нізації значної кількості особових справ їх реєструють відпо­відно до порядкових номерів і відміток на обкладинках справ у спеціальному журналі обліку особових справ.

Як має відбуватися видавання справ у тимчасове користування?

Видавання справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів організації здійснюється з дозволу керівників структурних підрозділів, де сформовано справи, а стороннім структурам — з письмового дозволу керівника організації. На видану справу складають картку-замінник (див. Додаток 2), де зазначають такі відомості:

■ найменування структурного підрозділу;

■ індекс справи;

■ заголовок справи;

■ дата видавання справи;

■ особа, якій видано справу;

■ дата повернення справи

Картку-замінник справи засвідчують підписами осіб, які видали та прийняли справу. Посадова особа, яка видала або прийняла справу, зобов’язана перевірити наявність усіх до­кументів у справі.

Не дозволяється видавати у тимчасове користування окремі документи справ.

Справи надаються в тимчасове користування на строк, який не перевищує один місяць.

Вилучення документів зі справ забороняється. У винят­кових випадках на письмову постанову судово-слідчих орга­нів у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, вилучення документів допускається з дозволу керівника ор­ганізації з обов’язковим залишенням у справі засвідчених на­лежним чином копій.**

Завершені справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання зберігаються за місцем формування про­тягом двох років. Потім їх передають до архівного підрозділу (архіву) організації.

8 правил формування справ

1.Подавайте заголовки справ у тій формі, в якій їх викладено у зведеній номенклатурі

2. Вміщуйте у справи тільки виконані документи. Перевіряйте відповідність видута змісту документа тим, що зазначені в заголовку справи

3. Формуйте справи протягом одного календарного року. Виняток становлять:

— перехідні справи — формуються протягом кількох років;

— особові справи — формуються протягом періоду роботи особи в організації;

— судові справи — формуються до прийняття постанови про їх закриття;

— справи з документами виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп — формуються протягом періоду скликання;

— справи з документами навчальних закладів — формуються протягом навчального року;

— справи з документами театру, які характеризують сценічну діяльність, — формуються протягом театрального сезону

4. Вміщуйте в справи лише оригінали документів, а за їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії

5. Не включайте до справ чернетки, особисті документи, розмножені копії та документи, що підлягають поверненню

6. Об'єднуйте в одній справі документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс

7. Групуйте в окремі справи документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового строків зберігання

8. Не перевищуйте внормований максимальний обсяг справ постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання — 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Дата добавления: 2015-09-29