Календарный план-график организации и проведения VII Международного молодежного форума «PR-Охота!» (2012 г.)

Календарный план-график организации и проведения VII Международного молодежного форума «PR-Охота!» (2012 г.)

Тема форума: Международные маркетинговые коммуникации в российско-азиатском сотрудничестве

Даты проведения: 25-29 июня 2012г.

Задачи форума: оценитьспецифику и потенциал международных коммуникаций в сфере СО и рекламы на российско-азитском пространстве, ознакомиться с российской и зарубежной практикой международного позиционирования, освоить технологии продвижения организации/товара на рынках стран Восточной и Центральной Азии.

Этапы	Направления работы	Сроки исполнения	Ответственные	Необходимые ресурсы
1. Подготови-тельный 01.02– 24.06	1. Идеология и концепция проведения форума 1) разработка идеи, темы, концепции, принципов и проекта программы форума, 2) формирование списка спикеров и работа по приглашению, 3) формирование сметы форума, 4) формирование взрослого и студенческого оргкомитета, распределение функций, 5) подготовка документации форума	01.02– 15.03 15.03 - 30.04 01.04 - 10.04 01.04 - 30.04 01.04 – 30.04	Рабочая группа: Кузнецова Н.А., Макарова Е.В., Серова Е.В., комитет СУНИЦ	· Визы для зарубежных спикеров (отдел международных связей АлтГУ) · Деньги на оплату виз для зарубежных спикеров · Официальные документы о гарантированном финансировании проекта из 3 источников в соответствии со сметой · Информация о финансировании проезда экспертов на форум «PR-Охота!» и Азиатский форум · Информация о сроках и условиях участия студентов и экспертов форума «PR-Охота!» в Азиатском форуме
2. Организация форума I. работа со студентами: 1) рассылка информационных писем по вузам, работа с базой данных (формирование реального и резервного списка участников форума), заказ гостиницы АлтГУ.	20.04– 15.05	Серова Е.В., Комиссарова Л.М., Комитет СУНИЦ
2) разработка мероприятий форума, дизайна рекламы и раздаточных материалов, сценариев открытия и закрытия форума	20.04– 15.05	Гундарин М.В., Макарова Е.В., Явинская Ю.В., Серова Е.В,, Комиссарова Л.М., комитет СУНИЦ
3) презентация форума 2012, акции по поддержке бренда	16.04– 20.05	Серова Е.В., Явинская Ю.В., Комитет СУНИЦ
4) организация конкурса студенческих проектов, представляемых на PR-Охоте2012 – · разработка положения, кейсов, · рассылка материалов участникам	10.04–30.04	Гундарин М.В., Кузнецова Н.А., Макарова Е.В., Сидорова А.Г., Комиссарова Л.М., Серова Е.В., Явинская Ю.В., Комитет СУНИЦ
5) подготовка кураторов команд,	10.05 – 20.05	Кузнецова Н.А., Серова Е.В., Комитет СУНИЦ
6) разработка системы вознаграждения студентов ОСО.	10.05 – 20.05	Кузнецова Н.А., Комиссарова Л.М.
II. работа со спикерами: 1) сбор тем мастер-классов, тренингов и т.д., справок и фотографий спикеров,	до 30.04	Макарова Е.В., Кузнецова Н.А, Комитет СУНИЦ
2) покупка авиабилетов спикерам, бронирование гостиниц, отработка схемы оплаты и передвижения (формирование орглиста на каждого спикера).	до 12.05	Комиссарова Л.М., Кузнецова Н.А., Макарова Е.В.	· Деньги на проезд спикерам
III. СМИ-сопровождение проекта: подготовка материалов по форуму, работа по медиаплану	до 30. 05	Сидорова А.Г., Явинская Ю.В., Комитет СУНИЦ
IV. разработка и реализация сопроводительной продукции, бренд-поддержка форума: макеты сертификатов участников, дипломов победителей, пакета участника, призовой продукции, благодарственных писем и т д.; изготовление рекламно-информационных материалов	до 15.06	Серова Е.В., Комитет СУНИЦ	· Деньги на призовую продукцию, изготовление сертификатов участников, дипломов победителей, благодарственных писем [статьи сметы «Типографские расходы (печатная продукция и канцелярия)» и «Изготовление призов, дипломов»] · Деньги на изготовление рекламно-информационных материалов [статья сметы «Оформление мест проведения (торжественное открытие и закрытие: сценическое и рекламное оформление, вода)»] · Деньги на представительские расходы
V. работа со спонсорами: Формирование базы данных организаций-спонсоров, спонсорского пакета, работа со спонсорами	в течение всего периода	Комиссарова Л.М., Гундарин М.В., Комитет СУНИЦ
	VI. Техподдержка: 1) Подготовка техники, оборудования 2) Подготовка сопроводительной документации (представления о вносе-выносе техники между корпусами вуза, о допуске в корпуса участников форума) к началу форума; 3) Заказ аудиторий 4) Обеспечение широкополосного высокоскоростного интернет-канала и аудитории для проведения видео-конференций	До 30.05	Густокашина Е.А., Серова Е.В.	Аудитории АлтГУ Широкополосный высокоскоростной интернет-канал и аудитория для проведения видео-конференций
2. Проведение форума 25.06-27.06	1) Встреча, расселение иногородних студентов	24.06	Комитет СУНИЦ, Комиссарова Л.М.	· Места проживания для иногородних участников
2) Встреча, расселение спикеров	24.06	Комитет СУНИЦ, Макарова Е.В., Серова Е.В.	· Деньги на оплату гостиниц спикерам · Оплата услуг переводчика
3) Регистрация иностранных спикеров и участников форума в Федеральной миграционной службе	25.06	Губернаторова Э.В. (отдел по международным связям АлтГУ)	· Деньги на оплату регистрационных пошлин
4) Реализация мероприятий форума согласно программе	25.06 – 27.06	Кузнецова Н.А., Гундарин М.В., Макарова Е.В.
5) Организация выезда студентов, спикеров и преподавателей на Азиатский форум	27.06	Серова Е.В., Комиссарова Л.М., Оргкомитет Азиатского форума
6) Регистрация иностранных участников и спикеров форума в Республике Алтай	27.06	организаторы Азиатского форума
7) Организация расселения студентов в Республике Алтай	27.06	организаторы Азиатского форума, Комиссарова Л.М., Комитет СУНИЦ
8) Организация расселения спикеров и преподавателей в Республике Алтай	27.06	организаторы Азиатского форума, Макарова Е.В., Серова Е.В.
9) Контроль участия студентов и спикеров в Азиатском форуме согласно программе	27-30.06	Макарова Е.В., Гундарин М.В., Серова Е.В., Комиссарова Л.М., Комитет СУНИЦ
10) Экскурсионная программа для участников и спикеров	27-30.06	организаторы Азиатского форума, Макарова Е.В., Серова Е.В.
11) Сопровождение спикеров на Азиатском форуме, организация их отъезда,	27-30.06	организаторы Азиатского форума, Гундарин М.В., Комиссарова Л.М., Макарова Е.В, Комитет СУНИЦ
12) Организация отъезда студентов и преподавателей, проводы.	30.06 – 01.07	Комиссарова Л.М., Макарова Е.В, Комитет СУНИЦ
3. Посторгани-зационный 27.06-01.07	1) Разбор полетов, разработка перспективного плана форума в 2013 г.	02.07	Все члены кафедры, комитет СУНИЦ
2) Составление отчетной документации	02.06. – 06.07	Кузнецова Н.А., Макарова Е.В., Комиссарова Л.М., Серова Е.В.
3) Работа со СМИ согласно медиаплану	До 06.07	Сидорова А.Г., Явинская Ю.В., Комитет СУНИЦ
4) Работа по сбору отзывов	До 06.07	Комитет СУНИЦ

Дата добавления: 2015-09-29