2.1 Основные понятия и определения: функция и бизнес-процесс

2.1 Основные понятия и определения: функция и бизнес-процесс

При проектировании организации приходится сталкиваться с такими объектами как бизнес-процессы и функции. Давайте рассмотрим эти понятия подробнее.

Классическое определение функции выглядит следующим образом.

Функция – устойчивая совокупность однородных специализированных работ (действий, операций), способность реализации которых поддерживается в компании.

Что касается процессов, то в настоящее время различными специалистами по организационному проектированию сформулированы несколько различающихся определения бизнес-процессов. Давайте рассмотрим основные из них.

Основная идея бизнес-процессов это переход от узкого разделения труда по операциям, функциям к производственным процессам в целом. Существует множество определений или интерпретаций базовой категории процессного подхода. К сожалению, не только мнения авторов по этому вопросу не сходятся, но число этих мнений превышает количество авторов. Приведем основные из определений. Бизнес-процесс это:

- совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;

- серия операций (видов деятельности), которые осуществляются над исходными материалами (вход процесса), увеличивают его ценности и приводят к определенному результату (выходу процесса). Ценность исходного материала увеличивается за счет применения квалифицированного руда и знаний;

- система последовательно-параллельных действий (шагов, работ), направленная на создание стоимости в компании путем производства материального или нематериального продукта для внутреннего или внешнего потребителя – клиента бизнес-процесса;

- это поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, вероятно, от одного отделения к другому;

- логичный последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю;

- это устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя;

- цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения.

Из приведенных определений и смысла вкладываемого консультантами практиками в данные понятия, бизнес-процессы и функции можно охарактеризовать следующим образом:

- бизнес-процессы и функции состоят из работ;

- различие между бизнес-процессами и функциями заключается в различии способов объединения работ и используемых элементов для их описания;

Таблица 2.1 – Характеристики работ составляющих бизнес-процессы и функции

Функция	Бизнес-процесс
Однородные (одинаковые); Специализированные (узкие).	Разнородные (различные); В совокупности представляют широкопрофильный вид деятельности на выходе которого получается результат, обладающий ценностью для потребителя; Содержат описание «входов» и «выходов».

Функция является частью бизнес-процесса и при этом может входить в различные бизнес-процессы (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 – Бизнес-процессы и функции

Анализируя указанные определения можно отметить, что в зависимости от задач внимание авторов акцентируется лишь на одном или нескольких свойствах бизнес-процесса. Тем не менее, при всем многообразии определений этого понятия, существует ряд элементов, которые входят в состав каждого бизнес-процесса. Как отмечают Хаммер М. и Чампи Д., можно говорить о типичных характеристиках, присущих бизнес-процессам вне зависимости от того, какая организация рассматривается.

Во-первых, общую схему бизнес-процесса любой организации можно представить так, как показано на рисунке 2.2.

Так же если говорить о составе бизнес-процесса, то каждый бизнес-процесс состоит из следующих основных элементов: владельца процесса; внешнюю среду процесса; технологии процесса; системы показателей процесса; управление процессом; ресурсы процесса.

Обратная связь

На входе

На выходе

ПРОЦЕСС

Рисунок 2.2 – Общая схема бизнес-процесса

При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.

Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80. Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно большим и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании. Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями, приведенными в таблице 2.2 и примерами.

Таблица 2.2 – Характеристики первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесс.

Элемент	Определение и характеристики
Первичный выход	• Основной результат, ради которого существует бизнес-процесс. • Определяется целью, назначением бизнес-процесса.
Вторичный выход	• Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами. • Не является основной целью бизнес-процесса.
Первичный вход	• Поток объектов, инициирующий «запуск» бизнес-процесса - заказ клиента, план закупок и т.д.
Вторичный вход	• Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса -стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Каждое последующее звено макропроцесса может выступать в роли заказчика или клиента для предшествующего звена процесса (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью требования

В схеме взаимодействия бизнес-процессов «клиент-исполнитель» цепочка создания добавленной стоимости организуется не на основе директивных заданий, а на основе договорных отношений, в которых оговариваются условия поставок (вид продукции/услуг, внутренние цены, особые условия).

На однородных предприятиях схема множества двухсторонних договорных отношений «клиент и исполнитель» может быть заменена на схему «1 владелец процесса - N владельцев ресурсов». Клиент процесса в этом случае становится единоличным владельцем некоторого макропроцесса, координирующим выполнение отдельных бизнес-процессов, а владельцы отдельных процессов превращаются, по сути, во владельцев ресурсов или, точнее, в поставщиков необходимых ресурсов (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Интерфейс бизнес-процесса с помощью плана-графика

Использование планов-графиков, устанавливающих четкие временные рамки и ответственность владельцев ресурсов, устраняет процесс согласования работ между взаимодействующими бизнес-процессами, но добавляет вспомогательный процесс создания и корректировки единых регламентирующих плановых документов.

В обоих случаях организации интерфейсов между бизнес-процессами происходит существенное изменение организационной структуры предприятия. При этом наиболее целесообразной организационной формой становится матричная структура, которая разделяет структурные подразделения на основные (процессные) и обеспечивающие (ресурсные) подразделения и вводит между ними обязательность договорных отношений.

Матричная структура управления строится на основе принципа двойного подчинения исполнителей. С одной стороны, исполнители процессов подчиняются в долговременном аспекте непосредственному руководителю ресурсного подразделения, который предоставляет персонал и другие ресурсы менеджеру процесса (руководителю проекта). С другой стороны, исполнитель в оперативном плане подчиняется менеджеру процесса, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и затраты на выполнение бизнес-процесса.

Координация бизнес-процессов процессных и ресурсных подразделений, как правило, в оперативном плане осуществляется на основе календарных планов-графиков или заказов, а в долговременном плане - на основе договоров, которые регламентируют условия взаимодействия между структурными подразделениями.

Введение матричной организационной структуры наряду с существующей функциональной структурой обуславливает развитие экономических отношений внутри организации. Как правило, развитие экономических отношений внутри предприятия на основе сочетания принципов бюджетирования и самоокупаемости потенциально способствует повышению эффективности всех его основных и обеспечивающих бизнес-процессов.

Следует отметить, что абсолютизация идеи рыночного функционирования подразделений предприятия способна нанести урон его системной целостности и послужить тормозом его стратегическому развитию. Это может произойти в том случае, когда ресурсным подразделениям будет выгоднее обслуживать сторонние организации, чем процессные подразделения самого предприятия. Поэтому функционирование процессных и ресурсных подразделений предприятия должно быть скоординировано и должно осуществляться в русле его стратегических и тактических целей, закрепленных в коллективном договоре, устанавливающем рамки хозяйственной самостоятельности подразделений предприятия.

Без тщательной проработки проекта реструктуризации предприятия на принципах процессного управления в результате его внедрения могут произойти усложнение организационной структуры предприятия и утрата общей управляемости. Поэтому очень важно провести экономическое обоснование выполняемого проекта на базе рационального выбора метода реструктуризации предприятия и применения формализованных методик выделения, моделирования и структуризации бизнес-процессов.

Пример проектирования деятельности компании «Эврика»

Давайте рассмотрим пример проектирования деятельности компании «Эврика».

На первом этапе нужно разработать стратегию для компании «Эврика». Одним из основных элементов стратегии является ее продуктово-рыночной срез, который содержит описание продуктов и рынков на которых компания планирует работать в перспективе горизонта стратегического планирования.

Согласно разработанной стратегии компания «Эврика» в долгосрочной перспективе решила реализовывать три бизнес-направления:

- Торговля чаем,

- Торговля одеждой,

- Торговля мебелью.

После определения бизнес-направлений нужно перейти к проектированию работ, функций и бизнес-процессов. Для того чтобы реализовывать свои бизнес-направления, компании «Эврика» нужно осуществлять следующие основные группы работ (таблица 2.3)

Таблица 2.3 – Группы работ компании «Эврика»

	Закупка	Хранение	Продажа
Торговля чаем	закупка чая	хранение чая	продажа чая
Торговля одеждой	закупка одежды	хранение одежды	продажа одежды
Торговля мебелью	закупка мебели	хранение мебели	продажа мебели

На примере спроектированных работ компании «Эврика» давайте рассмотрим, что такое функция и что такое бизнес-процесс.

Бизнес-процессы компании «Эврика» представляет собой горизонтальную нарезку спроектированных работ:

Процесс 1. «Торговля чаем» состоит из работ:

- закупка чая,

- хранение чая,

- продажа чая.

Процесс 2. «Торговля одеждой» состоит из работ:

- закупка одежды,

- хранение одежды,

- продажа одежды.

Процесс 3. «Торговля мебелью» состоит из работ:

- закупка мебели,

- хранение мебели,

- продажа мебели.

Функция компании «Эврика» представляет собой совокупность работ, нарезанных по вертикали:

Функция 1. «Закупка» состоит из работ:

- закупка чая,

- закупка одежды,

- закупка мебели.

Функция 2. «Хранение» состоит из работ:

- хранение чая,

- хранение одежды,

- хранение мебели.

Функция 3. «Продажа» состоит из работ:

- продажа чая,

- продажа одежды,

- продажа мебели.

-

Рисунок 2.5 – Бизнес-процессы и функции компании «Эврика»

В настоящее время существуют три основных способа описания (рисунок 2.6). Первый способ – есть не что иное как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.

Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный не подходит. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент, и доходит до его конца, практически всегда он забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса связан с тем, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит дополнительно временя и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

Текстовый

"Отдел продаж составляет договор и согласует его с юридическим отделом"

Табличный

№	От кого	Что/ Вход	Операция	Штатная единица	Что/ Выход	Кому
1.	-	-	Составляет договор	Отдел продаж	Договор	Юридический отдел
2.	Отдел продаж	Договор	Согласует договор	Юридический отдел	-	-

Графический

Рисунок 2.6 – Способы описания бизнес-процессов.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

В последнее время интенсивно стали развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании.

Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество связанно с тем, что менеджер, является человеком с правополушарным мышлением и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он раскладывает в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по анализу и принятию решений. В книге преимущественно будут рассматриваться именно графические подходы к описанию процессов, так как именно они себя хорошо зарекомендовали и их можно эффективно использовать для оптимизации деятельности организации.

Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесс с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.

Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании», входом является заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.

За счет описания входов, выходов, поставщиков и клиентов горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более четко описать бизнес-процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным описанием.

Давайте рассмотрим следующий пример. В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-ппоцессов, был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники приходящие в компанию долго не могли понять что это за бизнес-процесс. Интересным является факт, что и сотрудники проработавшие несколько лет в данной организации путано и по-разному объясняли его структуру.

Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием не возможно четко определить бизнес-процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то оказалось следующее. Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса - отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставка, который далее доставлял заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что этот бизнес-процесс «Комиссионирование» связан с набором заказа для клиента, который происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса и зачастую без горизонтального описания бизнес-процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.

При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему, приведенную на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7– Схема окружения бизнес-процесса

Дата добавления: 2015-08-29