Тема: Планирование ресурсов и назначений для проекта

Лабораторная работа №2

Тема: Планирование ресурсов и назначений для проекта

1. Формирование состава ресурсов проекта (создание пула ресурсов)

a. Загрузите проект «Подготовка номера журнала к изданию»

b. Сформируйте список людей, участвующих в проекте (трудовых ресурсов) [1] в соответствие со следующей таблицей:

№	Название ресурса	Кратк. назв.	№	Название ресурса	Кратк. назв.	№	Название ресурса	Кратк. назв.
	Иванов	И		Баранов	В		Бурков	В
	Петров	Е		Ураганов	И		Семенов	Г
	Сидоров	И		Еремин	Д		Борисов	Э
	Галкина	И		Жуков	М		Тарарухин	А
	Уваров	А		Сергеева	Е		Терехов	Л
	Васин	О		Улендеева	М		Фотомодель по контракту	-
	Козлов	Е		Лимонов	П		Тарасова	Т

c. Добавьте в список ресурсов материальные ресурсы (материалы и оборудование). Для реализации проекта потребуются Фотопленка, Бумага для типографии и Краска для вывода пленок. Измените для этих ресурсов Тип. Введите единицы измерения этих ресурсов (соответственно рулон, коробка и бочонок).

Ресурсы проекта можно объединить в группы, например по их роли в проекте, должности, наименованию подразделения или названию внешней организации, предоставившей ресурс и.т.д.

d. В колонку Группа представления Таблицы ресурсов введите названия следующих групп (ролей) для соответствующих ресурсов [2]:

· Редактор раздела (Иванов, Петров, Сидоров);

· Ответственный редактор (Галкина);

· Главный редактор (Уваров);

· Технический редактор (Васин, Козлов);

· Корректор (Баранов, Ураганов);

· Дизайнер (Еремин);

· Фотограф (Жуков);

· Верстальщик (Сергеева, Улендеева, Тарасова);

· Оператор Mac. (Лимонов, Бурков, Семенов);

· Оператор печатного аппарата (Борисов, Тарарухин, Терехов);

· Фотомодель (Фотомодель по контракту).

2. Ввод информации о доступности ресурсов

a. Установите для ресурса Сергеева максимальную загрузку в данном проекте 50% [3], так как этот сотрудник занят в других проектах и не может тратить на планируемый проект более половины своего рабочего времени.

b. Учитывая, что ресурс Иванов с 10 по 14 ноября будет находиться в командировке, введите ограничения его загрузки в проекте на этот период [4].

c. Ограничьте участие в проекте оператора печатного аппарата Терехова, который будет находится в отпуске в период с 01.12.11 по 14.12.11.

3. Определение времени выполнения проекта

a. Определите рабочее время, в рамках которого будет выполняться проект как стандартное [5].

b. Учитывая, что отдел предпечатной подготовки издательства работает круглосуточно, создайте в проекте отдельный календарь с именем Отдел предпечатной подготовки [6].

c. Назначьте этот календарь для всех операторов типографских машин [7]: Лимонова, Буркова, Семенова, Борисова, Тарарухина, Терехова.

4. Ввод в проект затрат на использование ресурсов.

a. Проверьте настройку установленного «по умолчанию» символа валюты в окне стоимости ресурсов - р (руб) [8]

Важное свойство ресурсов – стоимость их использования в проекте. В MS Project доступны два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 р/час или 500 р/день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку (обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов – исполнителей и оборудования).

b. Внесите в пул (таблицу) ресурсов затраты на использование следующих групп ресурсов:

Название группы	Стандартная ставка [9]	Ставка сверхурочных [10]
Главный редактор	15 000 р/месяц	15 000 р/месяц
Ответственный редактор	12 000 р/месяц	12 000 р/месяц
Редактор раздела	8 000 р/месяц	8 000 р/месяц
Дизайнер	7 500 р/месяц	7 500 р/месяц
Технический редактор	5 200 р/месяц	5 200 р/месяц
Корректор	6 000 р/месяц	6 000 р/месяц
Верстальщик	4 500 р/месяц	5 000 р/месяц
Фотограф	4 000 р/месяц	5 000 р/месяц
Оператор Mac.	4 000 р/месяц	4 000 р/месяц
Оператор печатного станка	3 800 р/месяц	4 200 р/месяц

Величина затрат за использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени они задействованы в проекте. Общие затраты на использование ресурса в этом случае определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.

c. Внесите в пул ресурсов затраты на использование фотомодели (3000 р), установив тип ресурса как материальный.

d. Все ставки использования ресурсов будут действовать на дату старта проекта, однако с 01.11.11 (т.е. уже в период реализации проекта) предполагается увеличить ставку использования ресурса Еремин на 15%, а ресурсов группы Редакторы разделов на 10% [11]. Изменения касаются использования этих ресурсов как в основное рабочее время, так и на сверхурочных работах.

e. Введите стоимость использования материальных ресурсов проекта (укажите самостоятельно).

5. Определение типов задач и назначение ресурсов.

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Фиксированная длительность, Фиксированные трудозатраты или Фиксированный объем ресурсов. Тип задачи выбирается на вкладке Дополнительно в диалоговом окне Сведения о задаче и определяет, как редактирование одного из свойств задачи – длительности, трудозатрат или назначений – будет влиять на два других свойства.

От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств фик­сируется. Например, если вы определите тип задачи как Фиксирован­ная длительность, то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполне­ние задачи сотрудников не изменит ее длительность. Например, длительность задачи Сбор предложений от авторов в нашем проекте не зависит от того, сколько сотрудников издательства общаются с авторами, а зависит от скорости поступления информации от авторов.

Если вы создадите задачу с фиксированной длительностью и определите ее дли­тельность в 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатра­ты автоматически будут установлены в 40 часов. После того как вы добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 часов (то есть 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Если же увеличить длительность задачи до 6 дней, то трудозатраты каждого из задействованных в ней сотрудников возрастут, и суммарно составят уже 96 часов.

Тип Фиксированные трудозатраты используется в плане проекта для обозначения задач, для выполнения которых нужны определенные трудозатра­ты. Длительность исполнения таких задач напрямую зависит от числа выделен­ных на исполнение сотрудников. Чем больше сотрудников, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена.

Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить ее тип Фиксированные трудозатраты, то MS Project зафиксирует объем тру­дозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудни­ка, то программа разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя из них, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до 2,5 дня (рис. 12.9).

Если же у задачи с фиксированными трудозатратами увеличить длительность, то есть дать назначенным ресурсам больше времени на выполнение работы, то программа уменьшит их среднюю ежедневную нагрузку. В предыдущем примере два сотрудника выполняли задачу за 2,5 дня, работая в первые два дня по 8 часов и по 4 в последний. Если же мы увеличим длительность этой задачи до 5 дней, то MS Project понизит загрузку сотрудников до 50%, и теперь они будут работать по 4 часа в день, но в течение недели (рис. 12.10).

Тип Фиксированный объем ресурсов используется в плане проекта для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительно­стью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудоза­траты возрастут до 80 часов, поскольку теперь над выполнением задачи трудятся два человека. Если теперь изменить длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 часов. А если теперь изменить объем трудозатрат на 80 часов, то длительность автоматически уменьшится до 5 дней (рис. 12.11).

В табл. 12.1 показано, как изменение одного из свойств задачи влияет на другие свойства в зависимости от ее типа.

Таблица 12.1. Взаимосвязь свойств для задач разных типов

Тип задачи	Изменение объема ресурсов	Изменение длительности	Изменение работы
	приводит к пересчету
Фиксированные трудозатраты	длительности	объема ресурсов	длительности
Фиксированная длительность	трудозатрат	трудозатрат	объема ресурсов
Фиксированный объем ресурсов	длительности	трудозатрат	длительности

a. Настройте параметры назначений:

· cбросьте флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи на вкладку Общие диалогового окна Параметры [12] (это позволит избежать автоматического появления в списках нового ресурса, если Вы случайно допустили опечатку при вводе его названия);

· отключите режим автоматического выравнивания загрузки ресурсов (этот режим блокирует использование ресурса на «сверхурочных» работах) [13].

b. Установите следующие типы для задач плана проекта [14]:

· для задач первой фазы проекта (за исключением вехи Номер утвержден, для которой следует оставить значение «по умолчанию» - Фикс. объем ресурсов) – Фикс. длительность. Выполнение этих задач связано не столько с загрузкой ресурсов редакции, сколько с поступлением предложений от авторов;

· для задач Отбор модели и Верстка обложки также устанавливается – Фикс. длительность;

· для задач Фотосъемка модели и вехи Обложка готова – Фикс. объем ресурсов;

· для задачи Подготовка анонсов материалов номера для обложки – Фикс. трудозотраты.

Для остальных задач проекта типы будут установлены в ходе назначения на эти задачи ресурсов.

c. Установите следующие назначения для фазы проекта Планирование номера:

· для выполнения задачи Сбор предложений от авторов назначьте редакторов разделов (Иванов, Петров, Сидоров) [15]. При этом трудоемкость задачи составит 120 час. (3 исполнителя будут работать 5 дней по 8 час.). Известно, что на переговоры с авторами материалов редакторы разделов обычно затрачивают ежедневно не более 1 часа своего рабочего времени, следовательно общие трудозатраты для данной задаче должны составлять 15 час. Введите это значение в графе Трудозатраты для данной задачи. Обратите внимание на то, как изменились трудозатраты каждого из назначенных на задачу ресурсов. Просмотрите, как теперь выглядят объемы назначений для задачи [16];

· учитывая, что обычно авторы проявляют активность только в конце срока, отведенного для сбора предложений, установите профиль загрузки каждого из назначений задачи Сбор предложений от авторов как Поздний пик [17];

· для задачи Подготовка плана номера назначьте редакторов разделов и главного редактора (Уваров). Объем назначений установите в размере 25%. Общая длительность задачи составляет 3 дня, однако главный редактор будет участвовать в ее реализации только один день в середине указанного срока. Введите для данного назначения [18] начало назначения – 18/09/03, конец назначения- 18/09/03. Проверьте: для назначения Уваров трудозатраты должны составить 1,03 час., а суммарные трудозатраты для данной задачи – 19,03 час.;

· продолжительность задачи Предварительная редколлегия 3 часа и в ней примут участие редакторы отделов, ответственный (Галкина) и главный редакторы. Все ресурсы используются в данной задаче на 100%. Проверьте: трудозатраты для каждого ресурса должны составить 3 час., а суммарные трудозатраты задачи – 15 час.;

· Доработка планов с учетом замечаний реализуется силами редакторов разделов. Все они будут задействованы на 25 %. Суммарные трудозатраты задачи составят 18 час., каждого из назначений – 6 час.;

· в работе редколлегии на 100% используются редакторы разделов, ответственный и главный редактор. Суммарные трудозатраты составят 10 час., а трудозатраты каждого из ресурсов равны длительности задачи. Учитывая, что в обязанности Галкиной входит подготовка плана номера для утверждения главным редактором, следует изменить трудозатраты этого ресурса в задаче Редколлегия, добавив один час. Теперь объем назначений Галкиной составит 150%, а общие трудозатраты задачи - 11 час.

d. Установите следующие назначения для фазы проекта Планирование номера (проверяйте трудозатраты отдельных назначений и суммарные трудозатраты задач, а также следите за изменениями длительности задач):

Название задачи	Тип задачи	Длительность	Название ресурса	Объем назначений (%)	Трудозатраты назначений	Трудозатраты задач
Отбор модели	Фиксированная длительность	2 дней	Еремин
Фотосъемка модели	Фиксированный объем ресурсов	4 дней	Жуков Фотомодель по контр.[19] Фотопленка
Подготовка анонсов материалов номера для обложки	Фиксированные трудозатраты	3 дней	Сидоров		16,8	16,8
Верстка обложки	Фиксированная длительность	3 дней	Еремин Жуков		16,8 4,8	21,6
Подготовка редакционных заданий	Фиксированный объем ресурсов	3 дней	Иванов Петров Сидоров Галкина
Рассылка заданий авторам	Фиксированный объем ресурсов	1,38 дня	Галкина		3,65	3,65
Утверждение заданий авторам	Фиксированный объем ресурсов	4 дня	Галкина		4,17	4,17
Редактирование материалов	Фиксированный объем ресурсов	13,5 дней	Иванов Петров Сидоров
Техническое редактирование	Фиксированный объем ресурсов	14 дней	Иванов Петров Сидоров Галкина Васин Козлов		33,6 33,6 33,6	380,8

e. Установите следующие назначения для фазы проекта Верстка журнала:

Название задачи	Тип задачи	Длительность	Название ресурса	Объем назначений (%)	Трудозатраты назначений	Трудозатраты задач
Обработка текста и иллюстраций	Фиксированный объем ресурсов	14 дней	Сергеева Улендеева
Вычитка	Фиксированный объем ресурсов	14 дней	Баранов Ураганов
Сверка	Фиксированный объем ресурсов	12 дней	Иванов Петров Сидоров Баранов Ураганов		28,8 28,8 28,8	182,4
Подготовка оглавления	Фиксированный объем ресурсов	2 дней	Сидоров
Окончательная сборка	Фиксированный объем ресурсов	2 дней	Сидоров Васин

f. Установите следующие назначения для фазы проекта Предпечатная подготовка:

Название задачи	Тип задачи	Длительность	Название ресурса	Объем назначений (%)	Трудозатраты назначений	Трудозатраты задач
Конвертция сверстанного номера в формат Mac	Фиксированный объем ресурсов	6 дней	Лимонов Бурков Семенов
Цветоделение	Фиксированный объем ресурсов	7 дней	Бурков Семенов Борисов Тарарухин Терехов		11,2 11,2 11,2 11,2 11,2
Коррекция	Фиксированный объем ресурсов	7 дней	Лимонов Бурков Семенов
Вывод пленок	Фиксированный объем ресурсов	14,38	Лимонов Бурков Борисов Тарарухин Терехов Краска для вывода пленок		25,07 25,07 25,07 30,08 30,08 30,08	140,4

[1] Вызовите Таблицу ресурсов (меню Вид/Лист ресурсов)

[2] Названия групп в таблице ресурсов можно копировать (аналогично тому, как это делается в Excel)

[3] Значение вводится в колонку Макс. единиц (Max.Units) Таблицы ресурсов или колонку Единицы поля Доступность ресурса вкладки Общие диалогового окна Сведения о ресурсе (окно вызывается двойным щелчком на строке соответствующего ресурса в Таблице ресурсов).

[4] Вновь воспользуйтесь окном Сведения о ресурсе. Потребуется внести 3 интервала доступности ресурса, как показано на след. рисунке (использование аббревиатуры НД позволяет MS Project рассматривать в качестве границы интервала дату старта/завершения проекта):

[5] Проверьте, значение поля Календарь диалогового окна Сведения о проекте (Меню Проект / Сведения о проекте) должно иметь установку Стандартный.

[6] Меню Сервис / Изменить рабочее время. В появившемся окне диалога нажать кнопку Создать. Ввести название нового календаря, установить переключатель в положение. Создать копию календаря и выберите 24 часа. Сохраните установки кнопкой ОК.

[7] В Таблице ресурсов (колонка Базовый календарь).

[8] Поля Символ и Положение символа валюты вкладки Вид диалогового окна Параметры (Сервис / Параметры)

[9] Вводится в колонку Std.Rate представления Таблица ресурсов. Для того, чтобы удобней было работать с группами ресурсов можно установить автофильтр (нажать кнопку Автофильтр на панели инструментов Форматирование).

[10] Вводится в колонку Ovt.Rate представления Таблица ресурсов.

[11] Изменения вводятся отдельной строкой в Таблицу норм затрат вкладки Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе (вызывается двойным щелчком на строке соответствующего ресурса).

[12] Меню Сервис / Параметры.

[13] Меню Сервис / Выравнивание загрузки ресурсов, установить переключатель зоны Вычисления для выравнивания в положение Выполнять вручную.

[14] Перейдите к представлению Использование задач. Добавьте в представление колонку Тип (установите курсор на «шапке» таблицы-представления, в контекстном меню выберите Вставить столбец и в появившемся окне диалога установите Имя поля – Тип). Тип задачи можно вводить непосредственно в таблицу представления Использование задач или в диалоговом окне Сведения о задаче (вкладка Дополнительно)

[15] Откройте представление Использование задач (Меню Вид / Использование задач). Дважды кликнув на номере задачи, введите Тип задачи (вкладка Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче), ресурсы и их объем (вкладка Ресурсы). При необходимости измените длительность задачи.

[16] Вкладка Ресурсы диалогового окна Сведения о задаче.

[17] Профиль загрузки можно изменить после того, как сделано назначение ресурсов задачи. Нужно перейти на лист Использование ресурсов или Использование задачи, установить курсор на данной задаче, вызвать контекстное меню и выбрать опцию Сведения о назначениях. Установка профиля загрузки производится на вкладке Общие.

[18] Вкладка Общие диалогового окна Сведения о назначениях (окно вызывается двойным щелчком на строке назначения)

[19] Установите для данного назначения срок начала назначения – 02/10/03, срок окончания назначения – 06/10/03

Дата добавления: 2015-08-29