План дій і обов’язки координатора міста

План дій і обов’язки координатора міста

Перед тим, як погоджуватись на координування області

1. Ознайомся з цим планом дій і виріши для себе, чи зможеш його виконати.
2. Напиши Координаторам по волонтерам про свою готовність і бажання координувати прибирання в області:
1. Адресати: [e-mail]; [e-mail];
2. Тема листа: «Хочу координувати прибирання в області …»
3. В тексті листа вкажи:

i. Ім’я та прізвище

ii. Е-мейл

iii. Номер мобільного телефона

iv. Назва області

v. Трохи про себе: який організаційний досвід маєш

1. Дізнайся у Координаторів по волонтерам, чи є інші бажаючі координувати прибирання в цій області – щоб організувати прибирання разом із ними

Обов’язки координатора міста

1. Для координатора області обов’язковим є регулярний зв’язок (4-7 разів на тиждень з 8:00 до 22:00) з іншими членами команди за допомогою одного або кількох таких інструментів:

a. мобільний телефон, номер якого залишається незмінним під час підготовки та проведення акції

b. соціальні мережі Facebook, вКонтакті

c. Skype

2. Необхідно щоразу відповідати на всі запити організаторів акції – як мінімум фразою «Отримав і прочитав.»

Що має робити координатор міста в хронологічному порядку:

1. Сформуй команду з людей, які хочуть брати активну участь у організації акції у своєму місті.

2. Встанови контакти та підтримуй стосунки з:

a. громадськими організаціями міста

b. місцевими органами влади (начальники управлінь благоустрою міст, управління юстиції)

c. компаніями, які займаються збором, вивезенням та/або переробкою побутових відходів

3. Залучи людей до участі в акції самостійно, через медіа-партнерів і організації з багатьма людьми (комерційні компанії, громадські організації, ВНЗ і школи) – використай (отримай від координаторів по волонтерам):

a. текст з медіа-кіту

b. лист-звернення

c. інші доступні матеріали

4. Організуй і проконтролюй поширення позитивної інформації про акцію (PR- та рекламну кампанію) у своєму місті

5. Запроси місцеві ЗМІ до участі у акції і її висвітлення

a. Розповсюдити медіа-пакет за допомогою місцевих ЗМІ

b. Забезпечити висвітлення у ЗМІ ходу і результатів акції

c. Залучити ЗМІ під час проведення перед акційних інформуючих активностей (прес-конференції, брифінги, флешмоби та інші акції)

6. Визнач місця проведення прибирань (парки, околиці міста, які відвідують багато людей). Можна провести опитування про те, які місця відпочинку люди хотіли б прибрати від сміття.

7. Знайди і тримай контакт з координаторами усіх парків. Маєш знати:

a. Що їм потрібно для підготовки і проведення акції

b. Які мають складності під час підготовки до акції

c. Для кожного конкретного парку – приблизну кількість людей, які хочуть прийти на прибирання 20 квітня

8. Допомагай координаторам парків з організацією їх частини роботи, звертайся до них по допомогу.

9. Перерозподіляй учасників по місцях прибирань – якщо у одних місцях бажаючих прибирати забагато, а в інших замало. Робити це разом із координаторами парків.

10.Залучи до підготовки акції людей, які мають такі можливості:

a. Контакти з медіа-партнерами і організації з багатьма людьми (комерційні компанії, громадські організації, ВНЗ і школи) – для залучення максимальної кількості учасників (Кожен, хто хоч рас прибирав у парку, вже ніколи не насмітить!)

b. Автотранспорт – для перевезення матеріалів для підготовки і проведення акції)

c. Фото- і відеокамери – для зйомки підготовки і самої акції

d. Популярні блоги і профілі в соціальних мережах – для поширення інформації про акцію

11. Забезпеч вивезення зібраних відходів з усіх місць прибирання – домовся із відповідними компаніями або з комунальними службами свого міста. У випадку з комунальними службами бажано мати підтримку від мера міста або іншого вищого керівного органу міста.

12. Отримай у організаторів акції або зроби самостійно (за допомогою спонсорів) плакати та іншу рекламну продукцію про проведення акції «Зробимо Україну чистою! 2013» 30 квітня, розподілити їх між координаторами парків. У плакаті має бути вказано:

a. Що це ВСЕУКРАЇНСЬКА акція «Зробимо Україну чистою! 2013»

b. Що прибирати парки нашого міста будуть волонтери (добровольці)

c. Сайт проекту http://letsdoit.org.ua та контакти координатора міста

d. Логотип «Зробимо Україну чистою! 2013»

e. ВАЖЛИВО! На плакаті не повинно бути логотипів і згадувань про політичні партії

13. Отримай у організаторів акції або зроби самостійно (за допомогою спонсорів) банери «Зробимо Україну чистою!» та розподілити їх між координаторами парків. Вимоги до банера:

f. Має бути лише напис «Зробимо Україну чистою! Let’s Do It, Ukraine» і логотип (великого розміру – від 10% до 20% від площі банера)

g. Може бути посилання на сайт проекту http://letsdoit.org.ua

h. ВАЖЛИВО! На банері не повинно бути логотипів і згадувань про політичні партії

За 2 тижні до акції – 5–7 квітня:

1. Проведи інструктажі координаторів парків на основі інформації з пакету інструкцій та власного досвіду

2. Роздай координаторам парків необхідні для підготовки та проведення акції:

матеріали

a. рукавички

b. пакети і мішки для сміття

c. футболки та наклейки з символікою проекту

документи

d. копію зареєстрованого в міськраді дозволу на прибирання

e. телефони координаторів міста та учасників, зареєстрованих на прибирання

f. анкету координатора парку (для заповнення під час і після акції)

g. інструкцію про підрахунок результатів акції

файли:

h. План дій для координатора парку

i. Правила техніки безпеки

j. Інструкція волонтеру

3. Повідом органи місцевої влади про місця проведення акції – шляхом реєстрації повідомлення у міськраді (приклад повідомлення).

В день акції – 20 квітня

1. Збери в одну таблицю (один файл) попередні дані про результати акції від координаторів парків (з їх SMS):

a. Назва парку

b. Кількість учасників акції в парку

c. Сумарний об’єм зібраних пакетів з пластиком

d. Сумарний об’єм зібраних пакетів зі склом

e. Сумарний об’єм зібраних пакетів з іншим сміттям

2. Підсумуй дані і надішли SMS координатору свого регіону з текстом такого виду: (назва міста; якщо містечко невелике, вкажи область), уч (кількість учасників), скло (кількість зібраних пакетів зі склом), пластик (кількість зібраних пакетів з пластиком), інше (кількість зібраних пакетів з ішим сміттям).

Протягом 2-ох днів після акції – до 23-го квітня:

1. Збери від координаторів парків в один Excel-файл:

a. Зауваження і побажання корисні для проведення наступної акції

b. Остаточні результати акції. Вкажи в ньому:

i. Назва міста, область

ii. Кількість учасників акції в місті

iii. Сумарний об’єм зібраних пакетів з пластиком

iv. Сумарний об’єм зібраних пакетів зі склом

v. Сумарний об’єм зібраних пакетів з іншим сміттям

vi. Зауваження і побажання корисні для проведення наступної акції

vii. Посилання на фото- і відеоматеріали відзняті до акції, під час і після неї

2. Відправ цей Excel-файл на e-mail [e-mail]; [e-mail] та координатору свого регіону – в темі листа напиши: «Остаточні результати ЗУЧ-2013 по (назва міста, область)»

3. Розмістити найкращі фото- та відеоматеріали в Facebook, вКонтакте, Odnoklassniki та на YouTube.

Дата добавления: 2015-08-29