«сургутский государственный университет

ГБОУ ВПО

«СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры»

Кафедра автоматизированных систем обработки информации и управления

Принят комиссией кафедры

«____»_________________2013 года.

Зав. кафедрой «АСОИУ»

_________________ Бушмелева К. И.

ОТЧЕТ

об учебно-исследовательской работе

на тему: «Система учета и мониторинга основных средств предприятия. Описание системы. Проект БД»

Студент гр. 1192 Волков А. Д.

Руководитель Овчаров М. А.

Сургут, 2013.

Содержание

Содержание. 2

Введение. 3

1. Анализ учета основных средств предприятия ОАО «ЗапСибЗНИИЭП». 4

2. Цели, задачи и функции проектируемой системы.. 6

Заключение. 10

Список использованной литературы.. 11

Введение

В настоящее время использование информационных систем на предприятии становиться неотъемлемой частью организации производственного процесса. Наращивание компьютерной техники повлекло за собой увеличение нагрузки на процесс учета основных средств предприятия. В большинстве случаев компьютеры в рамках одного предприятия связываются сетью. Это обстоятельство позволяет автоматизировать процесс учета компьютеров, получая сведенья об имеющихся компьютерах прямо из сети. Так же с помощью специализированной информационной системы можно получить данные о составляющих компьютеров элементов (жесткие диски, процессоры, видеокарты и т.д.). Это позволит облегчить учет основных средств в случае, когда составные части компьютера имеют разные сроки полезного использования и ставятся на учет как самостоятельные инвентарные объекты.

Применение данной системы на предприятии позволило бы автоматизировать операции по оформлению приемки, передачи, выбытия составных частей компьютера в качестве основных средств, а также повысить общую степень контроля наличия и состояния этих элементов. Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:

· уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить цикл основного производства;

· перевод в электронный вид объема документооборота, что позволит снизить расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;

· наглядность представления и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться на хозяйственной деятельности предприятия в целом.

1. Анализ учета основных средств предприятия ОАО «ЗапСибЗНИИЭП»

Задачи учета основных средств на предприятии ОАО «ЗапСибЗНИИЭП» лежит на административно-хозяйственном отделе (далее АХО). Концептуальная схема деятельности АХО представлена на рисунке 1. Вся деятельность АХО инициируется по распоряжениям от руководства предприятия и регулируется нормативными документами. Деятельность производиться над уже имеющимися на предприятии материальными ценностями и их инвентарной описью, а так же заявками на приобретение. В результате работы образуются отчеты по имеющемуся имуществу и его движению, списанные объекты и накладные.

Рис. 1. Концептуальная схема деятельности АХО

На рисунке 2 представлена модель деятельности АХО. АХО выполняет поставленные перед ним задачи следующим образом:

1. Учет движения товарно-материальных ценностей в местах хранения: при перемещении объекта данный факт фиксируется в блокноте сотрудника АХО. Позже делается пометка о перемещении с блокнота в Excel-таблицу. В Excel-таблице храниться информация о первоначальном местоположении объекта и последнем;

2. Учет наличие основных средств: периодически по возникновению потребности проводиться инвентаризация, в ходе которой фиксируется наличие или отсутствие объекта по его инвентарной карте. Инвентарная карта представляет собой бумажный документ, который содержит в себе информацию об объекте по таким пунктам как наименование, размер, место хранения, сорт, марка и т.д. По окончании инвентаризации формируется отчет об инвентаризации, заполняется сотрудником АХО унифицированная форма и предоставляется бухгалтерии;

3. Учет поступления основных средств: по заявке формируется акт (требование-накладная) о поступлении нового объекта, данные позже фиксируются в Excel-таблицах. Заявка и акт представляют собой бумажные документы и хранятся в папках;

4. Списание основных средств: составляется акт о списании объекта, в инвентарной карте объекта фиксируется данное событие. Создается отчетный документ для отдела бухгалтерии. Акт и отчетный документ создаются в бумажном виде.

Рис. 2. Модель деятельность АХО

Таким образом, образуется множество документов в бумажном виде, что создает риск утери важной для предприятия информации. Контроль за достоверность данных ведет человек, при этом сохраняется человеческий фактор. Хранение данных в Excel-таблицах недостаточно эффективно. Если объект перемещался несколько раз, то не всегда возможно узнать историю перемещения объекта.

2. Цели, задачи и функции проектируемой системы

Для снижения риска потери информации, оптимизации хранения данных и повышения точности ее сбора при учете основных средств, предлагается спроектировать автоматизированную систему. Хранение в электронном виде так же позволит организовать более эффективный обмен данными об основных средствах между бухгалтерией и АХО. При использовании системы с локальной сетью предприятия, появится возможность автоматизировать сбор данных о подключенных к сети компьютерах. Это упростит процесс инвентаризации. А так же позволит получить более детальную и точную информацию об имеющихся компьютерах на предприятии. Таким образом, можно выделить следующие цели автоматизированной системы:

· оптимизация хранения данных об основных средствах;

· снижение риска потери информации;

· повышение точности собираемой информации;

· снижение трудоемкости процесса инвентаризации.

В таком случае на автоматизированную систему учета основных средств ложатся задачи:

· организация доступа к данным;

· организация учета основных средств;

· формирование заявок от работников на приобретение новых средств;

· безопасность данных;

· формирование необходимых пользователю отчетов;

· ведение статистики прибытия/убытия основных средств;

· мониторинг движения основных средств, включая компьютерной техники.

Для решения таких задач система должна иметь следующие функции:

· сбор данных о компьютерах из локальной вычислительной сети предприятия;

· хранение истории перемещения объекта;

· формирование требуемых пользователем отчетов об имеющихся основных средствах;

· формирование требуемых пользователем статистических данных по основным средствам;

· автоматическое заполнение унифицированных форм требуемых пользователем;

· разграничение прав доступа к данным в зависимости от должности;

· учет основных средств и ответственных за них лиц;

· импорт данных из штрих-сканеров;

· передача данных по запросу об основных средствах внешним системам, таким как 1С:Бухгалтерия;

· ручной ввод данных об основных средствах предприятия в базу данных.

На рисунке 3 представлена структурно-функциональная схема проектируемой автоматизированной систему учета основных средств.

Из схемы видно, что система состоит из клиентской и серверной части. Система принимает управляющие сигналы от пользователя через клиентскую часть, а связь с внешними системами происходит на серверной части.

Серверная часть состоит из трех модулей и СУБД. Модуль сбора данных при требовании из клиентской части собирается информацию об имеющихся компьютерах и вносит данные в СУБД. Модуль связи с 1С обеспечивает взаимодействие системы с внешней системой бухгалтерского учета. Для формирования заявок в серверной части системы предполагается специальный модуль, обеспечивающий сбор, хранение и передачу заявок между разными типами клиентов.

Клиентская часть представляет собой совокупность специализированных клиентских приложений. Каждое клиентское приложение предназначено для пользователя определенной должности. Т.к. в организации есть необходимость обращаться к данным разным должностным лицам для разных целей, удобно классифицировать клиент-приложения по должностям. Так для начальника предусмотрено приложение обеспечивающее доступ к отчетам и данных для задач планирования. Для сотрудника АХО необходимо приложение, имеющее весь необходимый функционал для работы над данными. Для обычного сотрудника предлагается ввести приложение для формирования заявок на приобретение имущества. Заявки после регистрации на серверной части рассылаются по клиентам начальника и АХО для согласования, утверждение, оформления и принятия.

Рис. 3. Структурно-функциональная схема автоматизированной системы учета

На клиентской части предусмотрен модуль импорта данных из штрих-сканера. Данный модуль должен обеспечить легкий импорт данных из портативного устройства и внесения данных в базу данных на серверной части.

Наличие серверной части обеспечит в будущем возможность развитие системы. Это необходимо в случае, когда предприятие предполагает расширение производства. Так же это позволит распространить данную систему на филиалы в других городах через глобальную сеть. В перспективе развития системы предполагается заменить специализированные клиент-приложения на один универсальный для всех пользователей, предоставляющий только связь между пользователем и серверной частью.

Заключение

В процессе учебно-исследовательской работы был проведен анализ существующего учета основных средства предприятия ОАО «ЗапСибЗНИИЭП» и сформулированы основные цели, задачи и функции проектируемой автоматизированной системы учета основных средств. При анализе производственного процесса на предприятии ОАО «ЗапСибЗНИИЭП» было выявлено ряд недостатков:

· значительный риск утери важной информации;

· большая трудоемкость инвентаризации;

· низкая эффективность хранения информации;

· значительный риск возникновения ошибок в данных;

· много информации храниться в бумажном виде.

Для устранения данных недостатков было предложено спроектировать автоматизированную систему учета основных средств. Данная система должна эффективно выполнять многие необходимые функции для решения задач учета основных средств. Так же в системе предусмотрена серверная часть, обеспечивающая в будущем развитие системы в случае расширения производства.

Список использованной литературы

1. C# и платформа.NET., Э. Троелсен. – СПб.;Издательство «Питер Пресс», 2007.

2. Microsoft SQL Server 2008: A Beginner`s Guide., Д. Петкович. – СПб,: Издательство «БХВ-Петербург»

3. Создание функциональной модели информационной системы с помощью CASE-средства CA BPWin Process Modeler 7.3 В. И. Горбаченко, Г. Ф. Убиенных, Г. В. Бобрышева. – Пенза: ПГУ, 2010.

4. Проектирование информационных систем В. И. Грекул.

5. Автоматизированный бухгалтерский учет процессов реализации: Матвейкин-Дмитриевский. - Учеб. пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2002 56 с.

6. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0: Маклаков С. В. - Москва «Диалогмифи» 2002г.

Дата добавления: 2015-08-28