Пример процесса слияния для Word 2007. Определяем тип создаваемого документа. Вкладка Рассылки→группа Начать слияние→Начать
Пример процесса слияния для Word 2007.
Определяем тип создаваемого документа. Вкладка "Рассылки"→ группа "Начать слияние"→"Начать слияние"→"Письма";
В той же группе "Выбрать получателей"→"Использовать существующий список…" и укажите путь к файлу базы данных;
Вводим постоянную часть текста. В нужных местах вставляем соотвествующие поля базы данных (группа "Составление документа и вставка полей"→"Вставить поле слияния");
Если нужно поставить условие, например для изменения обращения в зависимости от пола, то выбираем "Правила"→IF…THEN…ELSE, после чего заполнить поля, как на рис.1:
Рисунок 1.
Как вы видите, поля отличаются от обычного текста. Чтобы увидеть результат слияния, нажмите кнопку "Просмотр результатов". Поле со стрелочками справа от кнопки, позволяет просмотреть результат слияния для разных записей базы данных;
На этом процесс создания писем заканчивается. Все письма можно сохранить в виде одного документа (группа "Завершить"→"Найти и объединить"→"Изменить отдельные документы…"), распечатать ("Найти и объединить"→"Печать документов…") или отослать по электронной почте ("Найти и объединить"→"Отправить электронные сообщения…"). В случае отправки по электронной почте, адрес тоже нужно указывать из поля базы данных.
После скачивания при попытке открыть файл будет запрошено разрешени на соединение с базой данных. При этом придётся указать новый путь к базе данных. Пошаговый процесс для Word 2007 показан на рисунке 2.
Рисунок 2.
Для использования в версии редактора Word 97.
Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти, и заполняем её).
Методика слияния:
Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес.
Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние. Появляется диалоговое окно:
Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".
Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).
После этого, программка скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.
Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":
Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):
Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:
Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".
После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:
В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных.
Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.
На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Eсли в письме будет обнаружена ошибка, то после исправления бланка письма и повторно сделанного слияния, все письма будут отражаться уже с исправлениями.
