Что такое кадровый аудит?

Что такое кадровый аудит?

Под кадровым аудитом понимается проверка правильности ведения всей кадровой документации (включая коллективные договоры, локальные нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы по вопросам трудовых отношений, трудовые договоры (контракты)) на предмет установления ее соответствия или несоответствия действующему законодательству о труде, правилам кадрового делопроизводства и внутренним требованиям компании, а также с целью подготовки предложений и рекомендаций по совершенствованию документооборота, устранению выявленных нарушений.

Как правило, необходимость проведения кадрового аудита в организации возникает в следующих случаях:

- при увольнении или переводе на другую должность, в другое структурное подразделение работника кадров, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

- в преддверии ожидаемых плановых проверок со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде (Департамента государственной инспекции по труду Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь);

- при угрозе проверки после увольнения "проблемного" работника, особенно при увольнении по инициативе нанимателя (при несвоевременной выплате заработной платы, премии и т.д.);

- при смене руководителя организации;

- когда необходимо привести кадровую документацию в соответствие с требованиями действующего законодательства после произошедших в нем изменений.

Таким образом, можно отметить, что целями кадрового аудита являются:

1) выявление имеющихся недостатков в ведении кадрового делопроизводства;

2) уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего законодательства, и привлечение к различным видам юридической ответственности виновного лица;

3) предотвращение возникновения конфликтных ситуаций;

4) юридически грамотное и эффективное выстраивание кадровой политики организации.

Виды аудита

В зависимости от периодичности проведения аудита различают разовый и периодический аудит. Разовый аудит проводится однократно и, как правило, с целью решения конкретных проблем (например, при смене руководителя организации). Периодический аудит необходим для поддержания юридически грамотного ведения кадровой работы и проводится, как правило, ежегодно или раз в 2 года.

В зависимости от целей проведения аудит может быть:

- стандартным. Его суть сводится к анализу типичных ошибок. Такой аудит проводится на основании выборки кадровых документов без анализа каждого документа по каждому работнику. Так, при проверке правильности ведения личных дел работников не проверяются личные дела всех работников. Целесообразнее в этом случае выбрать несколько личных дел работников за различные промежутки времени, например, того, кто принят на работу в январе, и того, кто принят на работу в апреле;

- общим. В данном случае в процессе проведения аудита анализируются ошибки каждого сотрудника отдела кадров, т.е. проверяется каждый документ по каждому работнику и аудитором выдается описание допущенных нарушений по каждому кадровому работнику. Так, например, может быть выявлено, что сотрудник А. допускает нарушения при заполнении трудовых книжек работников организации, а работник Б. - при ведении личных дел работников организации;

- целевым. В рамках данного аудита решаются задачи, поставленные руководителем организации (например, соблюдение законодательства при предоставлении работникам трудовых отпусков).

В зависимости от объема проведения аудита различают:

1) сплошную проверку, когда анализируется весь объем документов;

2) выборочную проверку, когда внимание уделяется определенным вопросам.

В зависимости от личности проверяющего различают внутренний аудит (когда проверка осуществляется своими силами, т.е. работниками предприятия) и внешний (когда для проверки приглашается высококвалифицированный специалист (юрист, аудитор), специализирующийся в области трудового права).

Конечно, кадровый аудит может провести специализированная компания или индивидуальный предприниматель, оказывающие подобные услуги. В этом случае высококлассные специалисты проведут комплексную проверку, а в итоговом отчете укажут выявленные нарушения и их возможные последствия, дадут рекомендации по устранению выявленных в результате аудита нарушений. Однако далеко не все руководители готовы доверить сторонней организации работу с документами, содержащими сведения о работниках организации. Кроме того, стоимость услуг по проведению аудита кадрового делопроизводства довольно высока. Однако шанс успешно пройти проверку государственных органов после аудита значительно повышается. Ведь за нарушения, выявленные государственным инспектором при проверке, предприятию необходимо будет заплатить штраф, сумма которого может превышать стоимость услуг аудитора.

Но можно провести проверку собственными силами. В этом случае в проверке должны принимать участие работники кадровой или юридической службы предприятия. Недостаток такого аудита заключается в том, что кадровику достаточно сложно увидеть собственные ошибки. Нельзя не учитывать и некоторые пробелы в знаниях работников, а также влияние человеческого фактора. Отметим, что в некоторых организациях юрисконсульты не специализируются в области трудового права, поэтому могут не замечать нарушений, когда таковые имеются.

Проведение кадрового аудита

В процедуре проведения кадрового аудита можно выделить несколько стадий.

1. Принятие решения о проведении в организации аудита и выбор аудитора.

Сначала наниматель в лице руководителя предприятия устанавливает потребность в проведении аудита, определяет объем его проведения, а также период деятельности, который будет охватываться проверкой. Такое решение может быть принято, например, на основании служебной записки руководителя отдела кадров, юрисконсульта или иного лица, которое обнаружило нарушения в работе кадрового работника.

Нанимателем издается приказ по основной деятельности о проведении кадрового аудита в организации, в котором определяются цели, задачи и сроки данного мероприятия, а также лицо, которое будет выполнять функции аудитора. Как правило, если проверка проводится собственными силами, то формируется соответствующая временная комиссия, в состав которой включаются юрист, заместитель главного бухгалтера или главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Также в этом приказе определяется объем полномочий комиссии.

В том случае если проводится внешний аудит, необходимо выбрать организацию или индивидуального предпринимателя, которые будут проводить проверку. Как правило, такую проверку могут провести специалисты в области аудита, бухгалтерского учета и кадровой политики и специалисты в области права. Профессиональная квалификация подтверждается соответствующими документами о получении высшего специального образования (аудитором - юридического и (или) экономического, юристом - юридического) и иными документами (например, свидетельством об аттестации юриста, квалификационным аттестатом аудитора).

Если все документы аудитора соответствуют требованиям законодательства, с ним необходимо заключить договор о проведении кадрового аудита, в котором нужно определить сроки, объем его проведения и период деятельности, который будет проверяться. Договор составляется в двух экземплярах и скрепляется печатями обеих сторон.

2. Ход проверки.

Внешний кадровый аудит может осуществляться как по месту нахождения проверяемой организации, так и по месту нахождения компании-аудитора или индивидуального предпринимателя в зависимости от договоренности с проверяемой организацией. В этом случае аудитору передаются все необходимые для работы документы, а если таковые необходимы в работе организации, аудитору предоставляются их копии. Далее аудитор организовывает работу по своему усмотрению.

Остановимся подробнее на ходе внутренней проверки документации.

Для начала необходимо определить перечень необходимых для проверки документов. Поскольку каждый наниматель, принимая локальные нормативные правовые акты, создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников в данной организации, то перечень документации в одной организации может существенно отличаться от перечня документов в другой.

Однако некоторые документы в соответствии с требованиями законодательства обязательно должны присутствовать на предприятии. К таким документам относятся трудовые договоры (контракты), трудовые книжки, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, правила внутреннего трудового распорядка, графики трудовых отпусков, инструкции по охране труда, личные карточки работников, личные дела, должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора), положение об оплате труда, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если в организации установлен такой режим работы), графики работ (сменности) (если в организации сменная работа), положение об охране коммерческой тайны (если в трудовом договоре закреплена обязанность работника хранить коммерческую тайну), коллективный договор (если достигнута договоренность об этом между работниками и нанимателем), положение о проведении аттестации работников, договоры о коллективной материальной и полной индивидуальной материальной ответственности, штатное расписание, табели учета рабочего времени и приказы по личному составу. Кроме того, к кадровым документам можно отнести журналы регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров (контрактов), личных дел, личных карточек, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками медицинского освидетельствования и т.д.

После того, как комиссия составила список документов для проверки, необходимо произвести сверку этих документов. Результаты сверки целесообразно оформить в виде таблицы, которая наглядно покажет, какие документы отсутствуют в организации, какие требуют доработки, а какие нужно создать вновь, в какие документы необходимо внести изменения или дополнения, а какие и вовсе пора исключить из кадрового документооборота и передать в архив на хранение.

N п/п	Наименование документа	Документ отсутствует	Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается	Примечания

Далее необходимо обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и на соответствие требованиям действующего законодательства. Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу, т.е. в разных папках, а также иметь ввиду, что распорядительные документы по личному составу регистрируются отдельно от других, поскольку такое требование предусмотрено положениями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4.

Необходимо помнить, что кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому они должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо проверить правильность оформления документов, то есть наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом и др.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, поскольку именно это лицо имеет право вносить записи в трудовые книжки.

Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов, т.е. проверить соблюдение требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30.

Полагаем, что такой порядок действий целесообразно соблюдать при проверке остальных документов.

3. Оформление результатов аудита.

По результатам аудита составляется заключение, в котором фиксируются его результаты:

1) соответствие или несоответствие проверенных кадровых документов действующему законодательству, в том числе нормам законодательства о делопроизводстве;

2) причины допущенных нарушений;

3) рекомендации по устранению выявленных расхождений и нарушений;

4) рекомендации по недопущению последующих нарушений.

В том случае если необходимость проведения проверки была вызвана сменой лица, ответственного за ведение кадровой работы, то проверяющий или комиссия дополнительно составляет акт приема-передачи дел, а также опись передаваемых дел. В акте приема-передачи дел указывается, какие документы были проверены, какие несоответствия и недочеты обнаружены. К акту целесообразно приложить перечень хранящихся в организации трудовых книжек работников (указываются фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша к ней (при наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Таким образом, на основании полученных данных из заключения о проведении кадрового аудита делаются выводы о наличии необходимых для эффективной работы отдела кадров условий, а также определяются потребности в переподготовке и повышении квалификации работающих сотрудников и (или) привлечении новых.

(Статья "Кадровый аудит" (Е.П.Трофимова) (по состоянию на 08.08.2011))

Дата добавления: 2015-08-28