Первичный учет, документация, инвентаризация.

Первичный учет, документация, инвентаризация.

1. Понятие, назначение и классификация первичных документов.

2. Документооборот и его организация.

3. Инвентаризация. Порядок отражения инвентаризационных разниц.

Понятие, назначение и классификация первичных документов

Документация и инвентаризация являются важными элементами метода бухгалтерского учета, причем в учете документируются все совершаемые хо­зяйственные операции в момент их возникновения или сразу по окончании операции.

Первичный документ — это составленное по установленной форме пись­менное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции.

!!!

Право подписи первичных документов должностными лицами оформля­ется приказом руководителя предприятия. Ответственность за достовер­ность данных в документах несут подписавшие их лица.

В документах предусмотрены специальные реквизиты, которые могут меняться в зависимости от формы документа и подразделяются на обязательные и необязательные.

Рис.1 Реквизиты документов

Бухгалтерские документы классифицируются:

Рис.2. Классификация первичных документов

1 ) по уровню их разработки и утверждения — на типовые (унифицирован­ные) и специализированные.

Типовые разрабатывает и утверждает Министерство финансов республики. Содержание форм согласовывается с Министер­ством экономики и Министерством статистики и анализа. Министерство финансов организовывает разработку электронных версий типовых форм, а также предоставление альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий пользователям;

Специализирован­ные формы первичных документов разрабатывают, согласовывают с Минис­терством финансов и утверждают министерства и другие органы республи­канского управления для подведомственных предприятий.

2) по характеру и назначению — на распорядительные, оправдательные, комбинированные и бухгалтерского оформления.

Распорядительные доку­менты дают разрешение или право на осуществление операции (приказы, распоряжения, наряды, требования, заказы)

В оправдательных (исполнительных) документах подтверждается факт совершения опера­ции, — например, отчеты материально ответственных лиц, акты, накладные и т.п.

В комбинированных документах содержатся и распоряжение на совершение операции, и данные о ее выполнении, — например, расходный кассовый ор­дер, лимитно-заборная карта, требование на материалы, наряд на сдельную работу и т.п. Применяются чаще всего на практике.

Документы бухгалтерского оформления (различные справки, расчеты, разработочные таблицы, ведомости и т.п.) составляют и подписывают работники бухгалтерии;

3) по способу составления — на разовые к накопительные.

Разовые доку­менты составляются в один прием на операцию с одним или несколькими объектами учета. Большинство первичных документов являются разовыми.

Накопительные документы оформляются постепенно на протяжении опре­деленного периода времени (декады, месяца и т.п.), в них отражаются систе­матически повторяющиеся операции с одним объектом учета. Эти докумен­ты окончательно оформляются лишь по истечении установленного срока, а до того в них регистрируется каждая однородная операция. К накопитель­ным документам относятся: ведомости выпуска готовой продукции, лимит­но-заборные карты, ведомости учета выработки и другие;

4) по порядку отражения в них операций — на первичные и вторичные (сводные).

Первичные документы являются первым свидетельством осу­ществления хозяйственных операций, а вторичные (сводные) составляются на основании обобщения первичных документов, они дают возможность уменьшить количество записей на счетах.

К вторичным (сводным) докумен­там относятся отчеты материально ответственных лиц о движении ценнос­тей на складах, отчеты цехов о движении материалов и другие;

5) по количеству учетных позиций:

однопозиционные(отражается операция с одним объектом учета)

многопозиционные или многострочные(отражается опера­ция с несколькими объектами);

6) по месту составления:

внутренние(составляются на предприя­тии)

внешние (поступают от сторонних предприятий, например, счета-фак­туры поставщиков).

К оформлению документов предъявляются определенные требования: своевременность составления, достоверность хозяйственной операции, на­личие обязательных реквизитов.

Ошибки, допущенные при оформлении первичных документов, исправля­ются путем зачеркивания неправильных сведений (зачеркивание должно быть таким, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написания над зачеркнуты­ми правильных сведений. При этом на полях документа, напротив зачеркну­тых сведений, пишется "Исправлено" и расписываются все исполнители опера­ции. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. В до­кументах не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления.

С целью предотвращения повторного использования документов в следующих отчетных периодах на документах, после отражения их данных в учете, ста­вится один из штампов: "Погашено", "Оплачено", "Получено" с указанием даты.

Документооборот и его организация

Документооборотом называют движение первичных учетных документов от места их получения или выписки, последующей обработки и использования в бухгалтерских и других подразделениях до сдачи в архив на хранение.

!!!

После оформления первичные документы используются сначала в отде­лах, службах, цехах и других подразделениях, где они составлены, а за­тем передаются в бухгалтерию предприятия.

В бухгалтерии поступающие документы проверяются:

по форме (заполнение всех реквизитов, правильность стоимостной оценки и подсчетов итогов, нали­чие неоговоренных исправлений и т.п.)

по существу (с точки зрения за­конности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в до­кументах).

Недооформленные документы или же составленные с нарушением установленного порядка возвращаются бухгалтерией для их дооформления.

При поступлении в бухгалтерию документов по операциям, противоречащим действующему законодательству либо нормативным актам по учету, главный бухгалтер обязан письменно сообщить об этом руководителю пред­приятия и только после получения от него письменного распоряжения при­нимает их к исполнению. Ответственность за проведение ука­занных операций несет руководитель предприятия.

Проверенные и принятые бухгалтерией первичные документы подвергаются бухгалтерской обработке. Она включает в себя:

Рис.3 – Бухгалтерская обработка документов

Документы группиру­ются:

à по объектам учета,

à видам операций,

à подразделениям предприятия

à и другим признакам.

При проведении расценки показатели, которые приведены только в натуральных или трудовых измерителях переводятся в стоимостные. Для этого в документе проставляются цены, тарифные ставки, расценки (процедура - таксировка). Количество умножается на цену и определяется сумма операции.

Контировка – запись на документе корреспондирующих счетов (проводки) по данной операции. Для этой записи в типовых ПД отводится специальная строка. На пачке однородных документов указывается бухгал­терская проводка. На сложные бухгалтерские проводки (например, по рас­ходу материалов со складов, начислению заработной платы и т.п.) составля­ются специальные разработочные таблицы путем группировки и обобщения однородной информации первичных документов.

Регистрация - данные бухгалтерских проводок записываются в регистры синте­тического и аналитического учета (в последних операции с товарно-матери­альными ценностями отражаются не только в денежном, но и в натуральных показателях).

Архивирование. В бухгалтерии документы хранятся у отдельных исполнителей до сдачи годового отчета. После сос­тавления и сдачи годового отчета главный бухгалтер обеспечивает передачу документов в архив предприятия. Для этого документы предварительно группируются по их видам, брошюруются в папки (дела) в соответствии с ус­тановленной на предприятии номенклатурой дел, составляется их перечень в каждом деле и по акту документы передаются в архив.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются дей­ствующим законодательством по архивному делу, по разным видам доку­ментов они различны.

3 года – для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов, книг;

5 лет – для актов ревизий и проверок, Главных книг;

75 лет – для лицевых счетов по расчетам с персоналом;

постоянно – для годовых бухгалтерских балансов, пояснительных записок.

Ответственность за создание необходимых условий для правильного хра­нения документов несет руководитель предприятия.

По решению судебно-следственных органов отдельные бухгалтерские до­кументы могут быть изъяты из архива или бухгалтерии предприятия.

После истечения установленного срока хранения документов в архиве предприятия они уничтожаются о чем составляется специальный акт.

Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка и документальное подтверждение фак­тического наличия активов и пассивов предприятия, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

!!!

С помощью инвентаризации величина объектов бух­галтерского учета приводится в соответствие с действительностью.

Основными причинами появления не зафиксированных документами из­менений в объектах учета являются:

1. естественная убыль ценностей;
2. ошибки в их подсчете, обмере, взвешивании;
3. хищения;
4. ошибки в учете;
5. неудовлетво­рительные условия хранения готовой продукции, сырья, материалов и т.п., приводящие к порче, и др.

Инвентаризации могут быть:

Рис.4 – Виды инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

• смена собственника предприятия, его руководителя или материально ответственного лица;
• ликвидация или реорганизация предприятия;
• перед составлением годового отчета;
• установление фактов хищения, порчи, утраты ценностей или по иным причинам (пожар, наводнение и т.п.);
• принятие решения об инвентаризации контролирующими, судебными и иными уполномоченными на то органами.

Инвентаризация проводится комиссией в присутствии материально от­ветственного лица, которое перед началом проверки дает расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все поступив­шие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактические остатки, выявленные инвентаризацией, записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

По окончании инвентаризации все описи и акты подписываются членами комиссии, а материально ответственные лица дают расписку о том, что все ценности проверены в их присутствии, претензий к комиссии они не имеют.

Оформленные описи и акты передаются в бухгалтерию, которая простав­ляет в них остатки по данным учета и переносит в сличительную ведомость те позиции ценностей, по которым данные инвентаризации не соответствуют учетным.

К каждой инвентаризационной описи (акту) составляется, при на­личии расхождений, отдельная сличительная ведомость. В ней указываются остатки по данным бухгалтерского учета и инвентаризации, а также резуль­таты инвентаризации, т.е. излишки или недостачи по количеству и сумме в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. На практике инвентариза­ционные описи могут быть объединены со сличительными ведомостями в од­ном документе, содержащем реквизиты обоих.

По фактам выявленных недостач, излишков, порчи ценностей инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников. Инвентаризационная комиссия рассматривает их и принимает решение об урегулировании инвентаризацион­ных разниц, что оформляется протоколом.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетнос­ти того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой ин­вентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

В БУ выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов и кредиту сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы» субсчет 1 «Внереализационные доходы» (пассивный). При этом составляются проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выявлены излишки средств в результате инвентаризации	01,10,50 …	92/1

Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом составляются проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выявлены недостачи средств в результате инвентаризации		01,10,50…

После установления причин и виновников сумма недостачи списывается. При этом составляются проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отнесена сумма недостачи на виновное лицо
Отнесена сумма недостачи на расходы предприятия при отсутствии виновного лица	92/2

Таким образом, проведение инвентаризации можно представить в виде следующей последовательности:

1) назначение приказом руководителя для проведения инвентаризации

2) составление инвентаризационных описей или актов инвентаризации

3) составление сличительных ведомостей при наличии расхождений

4) составление протокола инвентаризационной комиссией по результатам инвентаризации

5) отражение результатов инвентаризации в учете

Рис.5 – Последовательность проведения инвентаризации

Дата добавления: 2015-08-28