понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ факультет Кафедра Реферат на тему: «Экспертиза ценности и оперативное хранение документов». Выполнил: студент ического факультета ного отделения группы Проверил: Волгоград 1998 Содержание Введение 3I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия 5II. Оперативное хранение документов 8III. Cовременные средства оперативного хранения документов 10Заключение 11Список использованной литературы 12 Введение Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессовимеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документыпредприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются надлительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затемвыделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средойвключает следующие стадии:. документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения;. фиксация информации на различных носителях;. оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;. хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документовразличны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы сними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-техническиедостижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеютисторическое значение и как памятники истории и культуры должны бытьсохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. Таким образом, целью данное реферативной работы является изучениеэкспертизы ценности и ее связи с хранением документов. Цель работы предопределяет ее задачи:1. Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее проводящие;2. Изучить способы и традиционные средства хранения документов;3. Рассмотреть современные средства оперативного хранения документов. I. Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия Таким образом, отбор документов на хранение или уничтожение являетсярезультатом проведения ЭЦД. Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов наоснове принципов и критериев из ценности в целях определения средствхранения и отбора части из них для длительного хранения. ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературнымидокументами, утвержденными президентом, Правительством и Государственнойархивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянномухранению, а также длительность хранения остальных документов определяетсяТиповыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемымии утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные вэтих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены. В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранениянекоторых категорий на основе Типового перечня могут создаватьведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер дляорганизаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивнойслужбой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:. при составлении номенклатуры дел;. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;. при подготовке дел к последующему хранению в архиве;. в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документовего работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаютсяпостоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаютсяцентральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняютсярассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссииподведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являютсятиповое положение, утвержденное государственной архивной службой России. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решениявступают в силу после их утверждения руководителем организации или егозаместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило,секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседаниякомиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроковхранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел сотметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа)для дел временного хранения. По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного идолговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению по единым,регламентированным Государственной архивной службой формам. Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянногохранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранениядокументов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренныхдействующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению.Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после ихсогласования с соответствующим органом Государственной архивной службы. Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы,подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты овыделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в этиакты, по истечении сроков их хранения только после составления годовыхразделов описей дел по личному составу за соответствующий период и ихутверждения руководителем организации. Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторывторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладнойуказываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются вдело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы иведомственного архива. Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы делпроизводится только после ее полного завершения. Решения экспертной комиссии и требования о необходимостипереформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся досотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителяорганизации.II. Оперативное хранение документов Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации.Средства для долговременного хранения документов имеют определенноесходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет отехническом оснащении архива организации как самостоятельного структурногоподразделения). Для средств оперативного хранения документов характерны такиеособенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими,оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительнонебольшого габарита и массы. Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении,выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем местеработников управленческого труда или в непосредственной близости от них.Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенномпорядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты,картотеки настольные и другие. Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столовотдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотныелотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краюрабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости,вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяютсятакже коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которыепредохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местахпредусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которыхменяются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папокс документами. Наиболее эффективна для делопроизводственных операциймеханизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собойхранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачедокументов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу.Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихсядокументов и частотой обращения к ним. III. Cовременные средства оперативного хранения документов Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии сметодическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях(РД 50-524-84). Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов(лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов наВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Онапринимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы,аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передаетна архивное хранение. На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данныепо его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ;регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срокхранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие. Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки,карточки учета документов, ручные справочные картотеки. Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется поактам приема-выдачи с сопроводительным письмом. Заключение Таким образом, в заключении данной работы можно сделать следующиевыводы. Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом,который определяет как срок, так и средства хранения документов. Еслидокументы нуждаются в длительном хранении, то используют средства длядолговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразноприменять средства оперативного хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования традиционных средствоперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихсядокументов и частотой обращения к н им на основе заключений экспертизыценности документов. В качестве предложения по рационализации документооборота следуетотметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышенияэффективности работы документационной службы предприятия в целом иоперативности средств оперативного хранения документов. Список использованной литературы 1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. –192с.2. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический колледж МГУ, 1994. –850с.3. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 1991. – 271с.
понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
хранение документов в процессе их исполнения;
хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.
Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.
РЕШЕНИЯ:
Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс хранения документов, можно использовать:
информационные продукты:
"Информационно-справочную систему архивной отрасли" (ИССАО) – официальную базу данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;
"Информационную систему архивистов России" (ИСАР) – приложение к ИССАО;
раздел сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" "Нормативные документы по делопроизводству", содержащему основные документы.
***
Для изучения основ по организации хранения документов можно применять учебный курс "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", созданный на основе книги Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" и содержащий следующие темы:
