Формування бібліотечного фонду.

ФОРМУВАННЯ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ.

Введення.

Формування бібліотечних фондів вимагає точного знання завдань, що стоять зараз перед установою, а також постійного вивчення контингенту користувачів, їхніх потреб, інтересів, літературних смаків, установок, стимулів, мотивів звернення до документів.

Запорука успіху полягає в умінні визначити, передбачити майбутні інформаційні запити, що робить формування бібліотечних фондів не лише наукою, але й мистецтвом.

Для правильного формування фондів потрібно знати інформаційні запити, прирівнювати до інтересів і потреб користувачів.

Формування та використання документногоо фонду визначальною мірою залежить від того, наскільки він вивчений, а про результативність цього процесу можна судити за результатами відповідних критеріїв, деякі з яких і має розглянути в даній роботі.

1. Методологічні та теоретичні основи формування бібліотечного фонду.

1.1. Формування бібліотечного фонду: поняття, значення.

У науковій літературі можна зустріти кілька визначень процесу формування бібліотечних фондів. У підручнику Ю. Н. Столярова "Бібліотечний фонд" дається таке визначення: " Під формуванням розуміють створення, постійний розвиток бібліотечного фонду та підтримання його в робочому стані " (12, с.63).

Поняття "формування бібліотечного фонду" було сформульовано в кінці 1960-х років Ю. В. Григор для позначення всіх технологічних процесів з перетворення документів у систематизоване зібрання, тобто до бібліотечного фонду.

Воно відіграло велику роль у системному баченні бібліотечного фонду, створення цілісного вчення про бібліотечному фонді замість суми існували до того часу теорій і методик приватних процесів, що відносяться до створення і розвитку бібліотечного фонду. Завдяки цьому поняттю виникла і почала швидко розвиватися теорія формування бібліотечного фонду.

В даний час, в термінологічному словнику з бібліотечної справи поняттю формування бібліотечних фондів "дається більш ємне визначення:" Сукупність процесів, спрямованих на створення і розвиток бібліотечного фонду, складається з комплектування, організації та управління фондом, а також виключення творів друку і інших матеріалів; залежить від виду бібліотеки, складу, чисельності та інтересів читачів, від випуску читацької продукції розвитку інформаційних потреб науки і виробництва "(17, С.202).

Формування бібліотечних фондів - безперервний процес. Одного разу почавшись, воно не припиняється до тих пір, поки існує бібліотека. Робота по формуванню фонду становить основний зміст діяльності багатьох співробітників бібліотеки, у міру зростання величини її фонду все більш спеціалізуються на окремих технологічних процесах та операціях його формування.

Технологічно формування бібліотечних фондів починається з визначення ідеального образу фонду, або його моделі. Наступний етап - відбір, придбання (виключення) документа, або комплектування. За ним слідують облік, обробка, розміщення, зберігання, доставка документа на вимогу абонента. Інформація про хід цих процесів постійно аналізується, і за підсумками аналізу в них вносяться корективи.

Значення формування бібліотечних фондів для системи "бібліотечних фондів" полягає в тому, що буквально всі характеристики фонду створюються саме і тільки в результаті його формування. А якість і величина фонду передбачають і обумовлюють всю подальшу діяльність бібліотеки.

2. Комплекс критеріїв якості формування бібліотечних фондів.

2.1. Система вимог, що пред'являються до критеріїв формування.

Про результативності формування фонду можна судити, вибравши для цього відповідний критерій, який, у свою чергу, складається з комплексу показників і величин - першорядної, другорядною і т.д. важливості.

Критерій повинен відповідати одночасно кільком вимогам.

Перше - правильність підходу у виборі критерію. Але вірний лише критерій, що випливає з основної мети формування бібліотечних фондів.

Друга вимога - визначення необхідної і достатньої кількості критеріїв. Правильна монокрітеріальний підхід, який передбачає вибір з усіх показників, що характеризують формування бібліотечних фондів, самого головного, найбільш відповідає очікуваного результату, і переведення його в ранг критерію.

Третє. Розрізняють критерії різного рівня і роду, що залежить від масштабів і характеру розв'язуваної задачі. Існують критерій усього циклу і формування бібліотечного фонду та критерій здійснення кожного його процесу.

Критерії можуть бути двох родів, тобто оцінювати формування бібліотечних фондів з точки зору абонента - споживача бібліотечного фонду і з точки зору бібліотекаря, якому важливо знати і те, наскільки задоволений абонент, і те, якими витратами досягається запланований результат. Ці різнорідні критерії повинні бути узгоджені між собою, підкріплювати одне одного. Таким чином, загальна кількість різнопланових критеріїв досить велике і різноманітне.

Четверте. Оцінка якості або ефективності одного процесу або явища не повинна впливати на оцінку іншого.

П'яте. Критерієм можна користуватися для порівняння результатів формування фондів однотипних бібліотек.

Шосте. Критерієм можна користуватися лише у випадку, якщо він зміряти. Для цього складові критерій відносні показники призводять до безрозмірному увазі; їх центрують, тобто змінюють тільки в межах від 0 до 1 (що спрощує розрахунки); їх роблять односпрямованим.

2.2. Надійність фонду - критерій якості формування бібліотечних фондів.

Про якість бібліотечного фонду судять за заздалегідь розрахованої ступеня його відповідності суспільно значущого еталону - кількості що користуються їм абонентів і частці їх безвідмовного обслуговування в нормативні терміни.

Якість відображає суму всіх споживчих властивостей бібліотечних фондів, тобто воно проявляється в надійності фонду, яке визначає:

"Здатність фонду забезпечувати повне задоволення профільних запитів читачів. Показником надійності фонду є коефіцієнт задоволення запитів за аналізований період (місяць, квартал, рік), який визначається відношенням числа задоволених запитів до загального числа що надійшли запитів. Надійність фонду проявляється в його повноті, готовності до експлуатації, безвідмовності функціонування, довговічності, придатності ремонту. "(17, с.108)

А складові надійності, за Ю. Н. Столярову - це повнота і оперативність, які вимірюються власними критеріями (11, С.223) фонду: вичерпна і відносна вказують на повноту представленості у фонді документів з документального потоку, а надлишкова і недостатня - наскільки повно фонд задовольняє читацькі потреби (надмірна повнота фонду характеризується наявністю в ній великої кількості не використовуються читачами документами, а недостатня - незадоволеністю читацького попиту).

В якості критерію оцінки документа при ухваленні рішення про включення його до бібліотечного фонду виступає відповідність документа профілю фонду.

Повнота виступає як якісна категорія бібліотечного фонду, вказує на його співвідношення з документальним потоком і дозволяє забезпечувати при відборі наявність у фонді документів, що відповідають його профілю.

Якими показниками можна виміряти повноту? Як використовувати цю категорію для оцінки якості фонду?

Для вимірювання повноти вченими - бібліотекознавців було запропоновано поняття " ступінь повноти " (8, с.9), яке виражається ставленням документів, наявних у надходженнях або розділі фонду до документів в документальному потоці, необхідним бібліотеці, що отримується у відсотках.

За ступенем досягнення повноти розрізняють: вичерпну - по розділу (типу видання) можна придбати усі, хто виходив документи - 100%; максимально релевантну (або достатню) - по розділу купуються документи, що несуть дві третини необхідної бібліотеці профільної інформації - 75%, ядерну – комплектуються найзначніші (для ядра фонду) документи що несуть не менше однієї третини профільної інформації по конкретному розділу - близько 30% і довідкову - комплектуються документи вищого ступеня узагальнення інформації (довідники, підручники) - до 20% (8, с.10, 17, с.142)

Кожна ступінь повноти відноситься тільки до частини фонду, але ні в якому разі не до всього фонду.

Різні ступеня повноти характеризують фонду з точки зору його співвідношення з документальним потоком. Для визначення рівня відповідності фонду громадської інформаційної потреби, закріпленої в профілі конкретного бібліотечного фонду, фахівцями було запропоновано використовувати поняття "відповідність".

Профіль фонду відбивається в його моделі, в якій відображені інформаційні потреби читачів даної бібліотеки. Отже, відповідність - якісна категорія бібліотечного фонду, що визначає рівень його відповідності читацьким потребам, які відображені в моделі фонду. При цьому можливі три характеристики:

фонд перевищує читацькі потреби,

фонд недостатній для задоволення потреб і

фонд оптимальний.

Згідно з цими характеристиками встановлені наступні рівні відповідності фонду читацьким потребам:

оптимальний - документи представлені з необхідною бібліотеці повнотою відповідно до профілю фонду при оптимальній екземплярності;

надлишковий - фонд перевищує читацькі потреби за рахунок непрофільної (не запланованої в моделі фонду) і дублетних (багатоекземплярної) літератури;

недостатній - у фонді є лакуни, недостатньо кількість примірників документів підвищеного попиту.

Надмірний рівень може бути виправданий лише для депозитарної частини фондів великих бібліотек, де збирається мало запитуєма література, призначена для використання читачами багатьох бібліотек.

Критерій оптимальності повноти.

Відповідність між потребами читачів в отриманні повної інформації з потрібних справ і можливостей бібліотек у забезпеченні цієї повноти - актуальна проблема бібліотекознавства.

Питання повноти бібліотечних фондів продовжують привертати увагу фахівців. Це поняття все частіше використовується при оцінці якості фондів: при низькій обертаністю відзначають надмірну повноту, при великій кількості лакун говорять про недостатню повноті, при наявності всіх потрібних документів - про вичерпної повноти.

Однак у практиці формування бібліотечних фондів критерій повноти використовується не повною мірою. Цьому поки не сприяє рівень розробленості питання. Повнота фонду продовжує залишатися предметом суперечок між вченими на рівні концепцій вичерпної та відносної повноти, а при оцінці фондів використовується інтуїтивно, без конкретного обгрунтування.

Проаналізувавши застосування понять "вичерпна", "надмірна", "відносна", "недостатня повнота", фахівці прийшли до висновку, що вони характеризують різні аспекти.

Показники ступеня повноти та рівня відповідності використовуються для оцінки різних аспектів стану фонду. Ступінь повноти є оціночним показником для вимірювання охоплення документів з документального потоку і застосовується для оцінки окремих розділів фонду. Рівні відповідності характеризують як частини фонду, так і фонд в цілому.

Оптимальний фонд (розділ) не завжди має високий ступінь повноти. Наприклад, для непрофільних тим оптимальні нижчі ступеня повноти комплектування. За допомогою показника ступеня повноти можна диференційовано планувати повноту надходжень не тільки з профільних і непрофільних темами у рамках однієї бібліотеки, але також і для системи бібліотек: центральною, опорних та інших бібліотек галузі. Чим вище рівень бібліотеки в системі, тим вище ступінь повноти комплектування фонду.

Критерій оперативності.

Як вже наголошувалося, поряд зі складовою надійності-повноти, існує ще й доданків-критерій оперативності, який, у свою чергу, складається з групи окремих показників, що відбивають час проходження документа у відділах комплектування, обробки та зберігання в процесі його обробки, але головним чином доставки абонентові. Час очікування замовленого документа відраховується з моменту подання письмової вимоги або усній заявки на транспортування вимоги, пошук документа і його доставка абоненту.

Цей критерій знаходився у тісному взаємозв'язку і взаємозалежності з політикою задоволення потреб читачів.

На його значимість звернули увагу бібліотекознавців США ще в 1911 році. І сьогодні, через 90 років, коефіцієнт оперативності визнана найважливішим фактором рівня задоволеності читацьких запитів, провідним показником культури обслуговування, головним критерієм всієї постановки бібліотечної справи.

Подібні дослідження з приводу універсальності даного критерію були зроблені Ю. Н. Столяровим, Н. С. Карташовим, І. М. Фруміна та ін

З одного боку, наших бібліотекознавців приваблює в ньому можливість кількісного вимірювання, простота і надійність розрахунків (11, С.205-206). З іншого боку, цьому критерію заважають бути універсальним ряд причин: непродуктивне час, витрачений на пошук інформації, розвідку документа, оформлення замовлення, отримання і здачу видання (5, с.54; 11, с.204-205; 19, с.38).

У зв'язку з цим понад 10 років тому методичним центрам було запропоновано подбати про різні типи і види бібліотек, розробити для них прийнятні нормативи очікування потрібного документа (11, С.205). В даний час деякі бібліотеки прагнуть здійснити це самостійно. Однак далеко не всі мають можливість проводити великі, фундаментальні дослідження, ще менша частина з них знає або представляє власний коефіцієнт оперативності обслуговування.

Для цього силами самих бібліотек будь-якого рангу може бути створена проста елементарна методика, прийнятна не тільки для бібліотекарів, але і для читачів. Її головна відмінність від колишніх підходів має полягати в можливості порівнювати думки і читачів, і бібліотекарів з усіх аспектів, що цікавлять.

Тут слід також зазначити, що повнота фонду та оперативність обслуговування безпосередньо пов'язані між собою. Якщо профільний документ у фонді відсутня, це відіб'ється на часі його очікування з іншої бібліотеки.

З іншого боку, встановлення черзі на отримання документа, скорочення терміну користування ним дозволяє в кілька разів знизити екземплярность.

Твір кількості примірників на середній час зайнятості кожного з них свідчить про необхідність перекладу документа на більш пасивний режим зберігання, а висока - вище оптимальної - про необхідність або підвищити екземплярность, або скоротити термін користування документом. Повнота повинна бути достатньою, але не надмірною; оперативність теж повинна знаходитися в оптимальних межах, що визначаються фінансовими, кадровими можливостями бібліотеки, її типом і видом, але, перш за все повнотою фонду.

Крім того, повнота і оперативність, у свою чергу, вимірюються власними критеріями. У результаті утворюється ієрархічна дерево критеріїв. Показники і величини властивостей виконують тут функцію обмежувачів.

3. Пользователі та їх інформаційні потреби.

3.1. Читацький запит - один з важливих вимірників соціального критерію якості формування бібліотечного фонду.

Потреби абонентів виражається в їх запити на документ, з якими вони звертаються до бібліотекаря. В даний час теоретична розробка поняття "запит" ще вкрай недостатня, хоча, як відомо, він є одним з важливих вимірників соціального критерію якості формування бібліотечних фондів.

У сучасній бібліотечної практиці читацький запит вивчається в основному виходячи з обсягу і структури фактично використаних бібліотечних фондів, тобто задоволеного читацького запиту, який не дозволяє точно судити про закономірності його дійсного розвитку.

Обгрунтовані висновки щодо тенденцій розвитку читацького попиту можна робити, лише використовуючи дані про розміри дійсного читацького попиту, бо саме вони характеризують реальні потреби вчених і фахівців у бібліотечних фондах.

Дійсний читацький запит висловлює ті інформаційні потреби, які фахівець вважає потрібним задовольнити, тобто це весь потенційно можливий обсяг запиту на певний вид бібліотечних фондів. У кожен даний період дійсний читацький запит в процесі його реалізації перетворюється на задоволений і незадоволений. Задоволений запит фактично реалізується в процесі використання бібліотечних фондів. Він менше дійсного читацького попиту на величину незадоволеного запиту. Кількісну характеристику задоволеного запиту дає певною мірою структура використання бібліотечних фондів.

Особлива форма поточного вивчення читацького запиту - аналіз незадоволеного запиту, що представляє собою кількісне невідповідність рівня і структури бібліотечних фондів існуючим інформаційним потребам. Незадоволена частину потреб, володіючи якісної та кількісної характеристиками, показує ступінь необхідності розширення бібліотечних фондів. Тим самим вона дозволяє вибрати найкращі напрями вдосконалення сформованої структури бібліотечних фондів. Аналіз незадоволеного читацького запиту поділяється на кілька етапів:

o виявлення документів, запит на які не задовольняється;

o вивчення причин незадоволення читацького запиту на окремі види документів,

o визначення величини (обсягу) незадоволеного читацького запиту;

o розробка заходів щодо його усунення (попередження, зменшення).

У публікаціях, присвячених незадоволеному читацьким запитом, в основному аналізуються відмови, що виникають з причин "немає на місці" і "зайнято".

Але ці причини свідчать про якість змісту фондів, а не їх зміст. Проблема ж незадоволеного читацького попиту пов'язана з відмовою внаслідок "не в бібліотеці".

Досвід роботи з обліку та ліквідації таких відмов накопичений в ГАНТБ Сора, де розроблена єдина для мережі академічних бібліотек форма обліку незадоволеного читацького запиту, що відображає число: загальна відмов; відмов, по яких прийнято рішення про доукомплектування документів; друкованих одиниць, замовлених різних джерел комплектування; відмов, знятих з доукомплектування, і причин цього зняття.

3.2 Проблеми прогнозування читацького запиту.

Одне з найбільш важливих напрямків вивчення читацького попиту - прогнозування читацького запиту, але воно поки що не отримало розповсюдження в бібліотеках країни. Певний досвід у розробці методології та методики прогнозування, а також математичного моделювання прогнозу використання книг накопичений лише в РГБ.

Правда, в ПНБ і деяких інших центральних бібліотеках створені спеціальні відділи і підрозділи з вивчення читацького запиту.

Точність прогнозу читацького запиту багато в чому залежить від якості початкової бібліотечної статистичної інформації. Існуюча ж статистична база для прогнозування читацького запиту вельми далека від досконалості. Механізм формування попиту і фактори, що визначають його зміна, описані поверхово, а для кількісної оцінки, по суті, не запропоновано і способів їх вимірювання.

Прогноз, по суті, грунтується на ерудиції та інтуїції експертів.

Завдання формування фондів, які відповідають інформаційним потребам, не може бути вирішено раз і назавжди. Обширність і швидка зміна обсягу, складу і структури фондів, їх розподіл на величезній території країни, виключне різноманітність читацького попиту створюють серйозні труднощі у вивченні потреб у цих фондах.

Збір інформації про читацькому запиті, її обробка й аналіз, що дозволяє виявити логічні основи системи факторів формування читацького попиту і викликають його змін, - складна, досить трудомістка і дорога робота. Її не можуть достатньо кваліфіковано і в потрібному обсязі виконати бібліотечні працівники, зайняті основною роботою по бібліотечно-бібліографічного обслуговування читачів і недостатньо володіють методологією та методикою наукових досліджень.

3.3 Взаємозв'язок між читацьким запитом, інформаційної потребою і бібліотечними функціями.

Отже, про якість бібліотечного фонду судять за заздалегідь розрахованої ступеня його відповідності суспільно значущого еталону - кількості, що користуються їм абонентів і частці їх безвідмовного обслуговування в нормативні терміни. Якість відображає суму всіх споживчих властивостей бібліотечних фондів.

Однією з основних закономірностей формування бібліотечних фондів, як ми знаємо, є забезпечення їх відповідності інформаційним потребам суспільства. Обумовлено це тим, що, по-перше, найбільш повне задоволення таких потреб є метою бібліотечної справи, по-друге, реалізація даної мети визначає вибір найкращої структури фондів; по-третє, саме інформаційні потреби служать критерієм оцінки оптимального обсягу і складу фондів. Інформаційні потреби і бібліотечні фонди завжди знаходяться в певній пропорції.

На певній стадії інформаційна потреба направляється на конкретний вид бібліотечних ресурсів і набуває форми читацького запиту, який можна кваліфікувати як потреба в документах. При цьому треба враховувати два основні моменти. Читацький запит - це, по-перше, потреба в документі, а по-друге, потреба в документі, що є в бібліотеці. Таким чином, читацький запит безпосередньо залежить від інформаційної потреби та бібліотечного фонду і в той же час є сполучною ланкою між ними.

Розглянемо взаємозв'язок читацького запиту з інформаційною потребою. У цьому взаємозв'язку головне - інформаційна потреба, яка визначає і породжує читацький попит. Вона є первинною по відношенню до читацького попиту, який грунтується на існуючій інформаційної потреби і являє собою реальне вираження її. Поява інформаційної потреби викликає виникнення і розвиток попиту на документи. Зникнення ж потреби в деякою інформацією, що відбувається в результаті вдосконалення науки, виробництва освіти, ліквідує і читацький попит на документи, що містять цю інформацію.

Відомо, що комплектування бібліотечних фондів новими документами призводить до виникнення і розширення читацького попиту на неї і одночасно до скорочення або навіть повного усунення попиту на застарілі видання, які раніше служили аналогічних потреб. Читацький попит має відносну самостійність і може змінюватися в результаті якісної зміни бібліотечних фондів, якщо навіть інформаційні потреби залишаються незмінними. Це обумовлює велику рухливість і мінливість читацького запиту у порівнянні з інформаційними потребами.

У загальному випадку зміна читацького запиту - результат зміни, як інформаційних потреб, так і бібліотечних фондів.

Однак між читацьким попитом і бібліотечними фондами існує взаємний зв'язок і залежність.

Виникнувши, читацький попит починає впливати на бібліотечні фонди, визначаючи їх розвиток, і ту, чи іншу ступінь використання. Тільки в процесі використання сформовані (і формуються) бібліотечні фонди стають дійсним засобом задоволення читацького попиту, і бібліотечний процес завершується. У той же час в ході використання фондів виникає потреба у нових виданнях, що проявляється у читацькому попиті. Він же, змінюється під впливом бібліотечних фондів, сам робить на них прямий вплив, стимулюючи подальший розвиток і вдосконалення.

Аналогічним чином і формування впливає на використання бібліотечних фондів не безпосередньо, а через читацький попит, що у відомому сенсі передує їх використання. Отже, читацький запит - це потреба у фондах, а їх використання - задоволення читацького попиту.

З взаємозв'язку читацького запиту і бібліотечних фондів випливає, що вони зберігають відносну самостійність, яка виявляється в тому, що їх обсяг і структура не завжди збігаються. Можливість такої невідповідності обумовлена протиріччям між інформаційними потребами та бібліотечними фондами. Інформаційні потреби суспільства безперервно збільшуються.

Протиріччя між структурою потреб і структурою бібліотечних фондів призводить до диспропорції у бібліотечній справі, що виявляється в слабкому використанні фондів і неповному задоволення інформаційних потреб.

Якщо порушення відповідності між читацьким запитом і фондами виражається у надмірному збільшенні малоспрашіваемих і зайвих документів, то треба виділяти профільні, які не втратили інформаційні цінності і застарілі, непрофільні для даної бібліотеки документи.

У першому випадку необхідно активізувати рекомендацію документів, щоб розширити читацький запит. У другому - документи доцільно передати в обмінно-резервний фонд, перерозподілити між бібліотеками або направити в депозитарії.

Таким чином, для визначення напрямку розвитку бібліотечних фондів, їх обсягу і структури слід враховувати структуру змін інформаційних потреб і рухів читацького запиту.

Висновок

Неважко помітити, що поняття "відповідність" неодноразово зустрічалося в тексті даної роботи. І це не випадково.

Закон "відповідності", сформульований Ю.В. Григор'євим є основою сучасної теорії формування бібліотечного фонду, який свідчить, що склад і величина фонду повинні відповідати завданням, що вирішуються бібліотекою в суспільстві в даний момент часу і в даному місці, які конкретизуються в інформаційних потребах.

У своїй праці "Теоретичні основи формування бібліотечних фондів" вчений-бібліотекознавців Григор'єв звертав увагу на те, що: "Завдання бібліотек у їх роботі з формування та задоволення попиту можуть бути сформульовані наступним чином".

Розвивати, стимулювати інтереси читачів шляхом відповідної пропозиції (тут на перший план виступає активність бібліотеки в справі підбору і пропаганди книг)

Задовольняти розвинений певний попит на бібліотечні книги (тут на перший план виступає активність читачів)

Враховувати потенційні потреби суспільства (для потенційного читача і потенційних запитів), тобто зробити нормою випередження попиту (прогнозоване комплектування 3, с.27)

Одним словом, суть закону полягає в тому, що при формуванні бібліотечних фондів необхідно враховувати всі фактори, що впливають на його зміст, призначення і використання.

А ми знаємо, що на формування бібліотечних фондів впливає багато внутрішніх і зовнішніх факторів.

До перших відносяться кваліфікація бібліотечних працівників, кошторис на утримання і розвиток фонду, наявність приміщень для його зберігання, засобів для механізації процесів обробки фондів та ін

Контингент читачів, потік запитів, економічний і соціальний профіль обслуговується зони, стан інформаційних потоків та ринків, прилеглих фондів бібліотек і т.д. відносяться до другої групи факторів впливу на формування бібліотечних фондів.

Соціальний критерій якості формування фондів повністю залежить від повноти обліку цих чинників.

---

Дата добавления: 2015-08-27