Предоставления отчетных документов ломбарда

ПОРЯДОК

Документы, которые отправляются в бухгалтерию
№ пп	Наименование документа	Краткое описание документа	Порядок и срок предоставления
	Залоговый билет (далее - ЗБ)	Оформляется товароведом в момент выдачи займа в 3-х экземплярах (далее – экз.): 1-й отправляется по почте в бухгалтерию своей Территориальной дирекции (далее – ТД), 2-й экз. отдается клиенту, 3-й экз. остается у товароведа (затем передается на склад или в бухгалтерию). ЗБ является бланком строгой отчетности, форма которого устанавливается Правительством Российской Федерации. ЗБ выписывается товароведом одновременно с залоговым договором (предусмотрен на обороте ЗБ) и должен содержать подробную информацию: наименование и адрес ломбарда, ФИО и паспортные данные клиента, подробное описание заложенной вещи, сумма оценки заложенной вещи, сумма предоставленного займа, процентная ставка по займу, дата и срок предоставленного займа. При выкупе ЗБ корешок 2-го и 3-го экземпляра ЗБ заполняется полностью товароведом от руки, проставляется сумма выкупа, сумма погашенных процентов, подпись клиента, дата и подпись товароведа. Корешок 2-го экземпляра отдается клиенту. 2-ой экз. ЗБ без корешка и 3-й экз. скрепляются и отправляются в бухгалтерию ТД (Пример правильно заполненного ЗБ показан на Рисунке 1 к Приложению). ЗАЛОГОВЫЙ БИЛЕТ ЯВЛЯЕТСЯ ЗАПОЛНЕННЫМ ВЕРНО ТОЛЬКО ПРИ НАЛИЧИИ ПОДПИСИ КЛИЕНТА, ТОВАРОВЕДА И ПЕЧАТИ СООТВЕТСТВУЮЩЕГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА. Обязательны подписи товароведа и клиента. К экземпляру реестра ЗБ для бухгалтерии подкалываются все указанные в нем ЗБ и скрепляются резинкой для денег. Таким образом, перед отправкой у товароведа получается 15 пачек реестров с вложенными в них ЗБ.	Порядок отправки: В случае выкупа: 1-й экземпляр - отправляется по почте в бухгалтерию своей ТД. 2-й экземпляр (экземпляр клиента) – Корешок отдается клиенту; ЗБ без корешка скрепляется с 3-м экз. ЗБ и отправляется по почте в бухгалтерию ТД. 3-й экземпляр (скрепляется со 2 экз.) - передается в бухгалтерию. В случае невыкупа: 1-й экземпляр - отправляется по почте в бухгалтерию своей ТД. 3-й экземпляр - предается вместе с изделием на склад. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	Реестр залоговых билетов	Составляется товароведом с целью контроля движения товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), с разбивкой по клиентам и указанием проб заложенных изделий. Составляется ежедневно в 2-х экз.: 1-й остается в ломбарде, 2-й отдается в бухгалтерию. К отчету подкалываются соответствующие ЗБ. Заполняется автоматически на объектах и распечатывается. Обязательна подпись товароведа. К ЭКЗЕМПЛЯРУ РЕЕСТРА ЗБ ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ ПОДКАЛЫВАЮТСЯ ВСЕ УКАЗАННЫЕ В НЕМ ЗБ И СКРЕПЛЯЮТСЯ РЕЗИНКОЙ ДЛЯ ДЕНЕГ. ТО ЕСТЬ С 1 ПО 15 И С 16 ПО 30 ЧИСЛО МЕСЯЦА ПОЛУЧИТСЯ 15 РЕЕСТРОВ С ПОДКОЛОТЫМИ К НИМ ЗАЛОГОВЫМИ БИЛЕТАМИ.	Порядок отправки: 1-й – подписывается ответственным лицом (далее – ОЛ) и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов. 2-й экземпляр отправляется по почте в бухгалтерию своей ТД. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	Лист кассовой книги	Документ Лист кассовой книги формируется товароведом ежедневно и служит отчетом о движении денежной наличности и контроля над установленным лимитом в кассе. Оформляется автоматически на основании всех залоговых билетов, приходного кассового ордера (далее – ПКО) и расходного кассового ордера (далее – РКО) за текущий рабочий день. В конце смены сверяется фактический остаток денежных средств (далее - ДС) и остаток в программе. Отчет распечатывается в 2-х экз.: 1-й остается у товароведа, 2-й – отправляется в бухгалтерию.	Порядок отправки: 1-й экземпляр – подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов. 2-й экземпляр передается почтой в бухгалтерию своей ТД. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	«Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них» (ИНВ-8)	Инвентаризация драгоценных металлов и изделий из них проводится два раза в год по состоянию на 01.01 и 01.07. Подписывается комиссией материально-ответственных лиц.	Порядок отправки: По почте в бухгалтерию своей ТД. Срок: Два раза в год за 01.01 до 30.01 и за 01.07. до 30.07 Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	Книга по учету БСО	Книга учета БСО формируется товароведом ежедневно и служит отчет о движении бланков строгой отчетности. Составляется в 2 экз. В отчете отражаются все приходы и расходы БСО. Мультифронт - «Дополнительные возможности» - «Дополнительные отчеты» - «Книга учета БСО»	Порядок отправки: 1-й экземпляр – ежемесячно подшивается, подписывается ОЛ и ставится печать ЮЛ, подшивается в соответственную папку (по виду документа). 2-й экземпляр - ежемесячно подшивается, подписывается ОЛ и ставится печать ЮЛ, передается почтой в бухгалтерию своей ТД. Срок: 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	Акт приема-передачи БСО	Оформляется при передаче БСО на объект в 2-х экземплярах. Раз в месяц отправляется в бухгалтерию вместе с книгой по учету БСО.	Порядок отправки: 1-й экземпляр –подписывается ОЛ и ставится печать ЮЛ, подшивается в соответственную папку (по виду документа). 2-й экземпляр - ежемесячно подшивается, подписывается ОЛ и ставится печать ЮЛ, передается почтой в бухгалтерию своей ТД. Срок: 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие
	Опись отправленных документов	В описи указывается перечень передаваемых документов и период, за который документы предоставлены (Образец описи переданных документов показан на Рисунке 2 Приложения). Составляется в 3-х экз. 2 раза в месяц при отправке документов в дирекцию. Товаровед ломбарда распечатывает три экземпляра реестра передаваемых документов и подписывает каждый экземпляр. Один экземпляр реестра товаровед оставляет себе, другие два экземпляра передает Управляющему магазином (далее – УМ)/Заместителю управляющего магазином (далее – ЗУМ).	Порядок отправки: 1.Первый экз. остается у товароведа. 2.Два других экз. передаются УМ/ЗУМ. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	Почтовые чеки	2 раза в месяц, после отправки документов в дирекцию, чеки сканируются и высылаются на электронную почту бухгалтеру ТД.	Порядок отправки: 1. Скан - на электронную почту бухгалтеру ТД. 2. Оригинал - подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
	РКО на инкассацию+ Квитанция к сумке	При оформлении передается в бухгалтерию.	Порядок отправки: 1-й – передается вместе с инкассаторами в банк. 2-й экземпляр отправляется по почте в бухгалтерию своей ТД. Срок: 01 и 16 число месяца. Исполнитель: Управляющий магазином. Ответственное лицо: Директор филиала, Директор группы магазинов или лица, их замещающие.
Отчетные документы для отправки в бухгалтерию должны быть сортированы следующим образом: 1. По п.п. 3-7 – складываются в файл пакеты по одному юр. лицу (ломбард) за каждую отчетную дату. 2. Документы из п.п. 1-2: к экземпляру реестра ЗБ для бухгалтерии подкалываются все указанные в нем ЗБ и скрепляются резинкой для денег. Таким образом, в период с 1 по 15 и с 16 по 30/31 число месяца, должно быть сформировано 15 реестров с подколотыми к ним залоговыми билетами. Ко дню отправки (01, 16 число месяца) у товароведа должно быть 15 файлов с документами по ломбарду и отдельно подборка реестров ЗБ с вложенными в них ЗБ. Все документы по ломбарду складываются в один пакет и отправляются в единой посылке вместе с пакетом документов скупки (в пакете или коробке Почты России).
ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ НЕ ОТПРАВЛЯЮТСЯ В БУХГАЛТЕРИЮ
	Контрольно-кассовая ведомость (отчет товароведа) (ККВ)	Документ, содержащий ежедневные сведения о движении залогов, выкупов и процентов по ним. Документ формируется автоматически при внесении данных в ПО. Ежедневно составляется товароведом для контроля над движением ссуд. Обязательна подпись товароведа.	Порядок: Подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов.
	Отчет по расходу бланков строгой отчетности (БСО)	Документ, в котором показан фактический остаток залоговых билетов с указанием номеров и отражаются испорченные залоговые билеты.	Порядок: Распечатывается по запросу при проведении внешней/внутренней проверки.
	Отчет по кассе (ДДС)	Документ Движение Денежных Средств (ДДС). Заполняется товароведом ежедневно и служит отчетом о движении денежной наличности и контроля над установленным лимитом в кассе. Оформляется автоматически на основании всех залоговых билетов, ПКО и РКО за текущий рабочий день. В конце смены сверяется фактический остаток ДС и остаток в программе, остаток должен быть одинаковым до копеек. После сверки остатков и исправления ошибок (если есть) откорректированный и сверенный с остатком денежных средств (ДС) отчет распечатывается, подписывается товароведом и подшивается в соответствующую папку.	Порядок: Подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов.
	Торги (Акт приемки-передачи материальных ценностей на Центральный склад (далее – ЦС) УК)	Документ, подтверждающий перемещение невыкупленных в срок ювелирных изделий со склада ломбарда (скупки) на ЦС УК. Составляется товароведом в 2-х экз.: 1- остается в ломбарде, 2-й-передается на склад УК. Указывается количество, вес, цена, общая сумма и подробное описание отпущенных изделий. Составляется в момент оформления посылки. Обязательна подпись товароведа.	Порядок: 1- й экз.- подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов. 2-й экз. - на ЦС (центральный склад). Срок: По факту перемещения.
	Перемещение между объектами (Перечень предметов залога, вышедших в торги)	Документ, включающий перечень предметов залога на складе ломбарда (скупки), по которым истек срок залога и срок льготного периода. Составляется товароведом, остается в ломбарде. Содержит описание изделий, вес, сумму ссуды, оценки, сумму процентов за весь период, сумму итого. Составляется товароведом в конце смены. Срок: Еженедельно и 30 (31) число месяца. Обязательна подпись товароведа.	Порядок: 1- й экз.- подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов. 2-й экз. - на ЦС (центральный склад). Срок: По факту перемещения.
	Приходный кассовый ордер (ПКО)	Заполняются ежедневно в КЮП при любом Приходе ДС в кассу ломбарда по всем статьям приходов, за исключением возврата ссуд и уплаты процентов (финансовая помощь ломбарду, блиц перевод, снятие с корпоративных карт, векселя). Распечатываются и подписываются товароведом.	Порядок: Подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов.
	Расходный кассовый ордер (РКО)	Заполняются ежедневно в КЮП при любом Расходе ДС из кассы ломбарда по всем статьям расхода ДС (финансовая помощь ломбарду, блиц перевод, выплата разницы клиенту), за исключением выдачи ссуд. Распечатываются и подписываются товароведом.	Порядок: Подписывается ОЛ и подшивается в соответствующую папку (по виду документа) итоговых ежедневных отчетов.

Рисунок 1.

ПРИМЕР

Дата добавления: 2015-12-08